Питаннящодо усної чи письмової форми укладання правочинів в українському законодавстві врегульовано Цивільнимкодексом та Господарським кодексом (норми останнього варто брати до уваги лишеюридичним особам та фізичним особам-підприємцям).
Так, на сьогоднішній день офіційним роз'ясненням щодообрання письмової чи усної форми договору є Роз'яснення Міністерства юстиціїУкраїни від 19.04.2011 року «Щодо форми правочинів».
Так, Міністерство юстиції України в даному питанні першза все пропонує згадати вимогу частини 4 статті 203 Цивільного кодексу:
«4. Правочин має вчинятися у формі, встановленій законом.»
Правочин має вчинятися у формі, встановленій законом - це одна із основних вимог його чинності. Якщо законом визначена конкретнаформа, в якій обов'язково має вчинятисяправочин, то її необхідно дотримуватися. У разі не дотримання цієї вимоги, настають негативні наслідки (визнання правочину нікчемним).
Відповіднодо статті 205 ЦК України правочин може вчинятися усно або в письмовійформі. Сторони мають право обирати формуправочину, якщо інше не встановлено законом.
Законом можуть бути передбачені конкретні випадкиобов'язкової письмової форми окремих правочинів (в окремих статтях Цивільногочи Господарського кодексів), проте також існують загальні правила, яківизначають загальні ознаки, за яких правочин має укладатися виключно уписьмовій формі.
Так, стаття 208 Цивільного кодексу передбачає перелікправочинів, які належить вчиняти у письмовій формі:
1) правочини між юридичними особами;
2) правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів,передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;
(Ч.1. ст.206 ЦК: Усноможуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їхвчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченнюта (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержанняписьмової форми має наслідком їх недійсність)
3) правочини фізичних осіб між собою на суму, що перевищує у двадцять ібільше разів розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, крімправочинів, передбачених частиною першою статті 206 цього Кодексу;
4) інші правочини, щодо яких законом встановлена письмова форма.
Коли договір може укладатися вусній формі? Згідно зі ст. 206 ЦК, усно можутьвчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами під час їх вчинення,за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або)державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової формимає наслідком їх недійсність.
Для прикладу застосування даної законодавчої норми можна навести ситуацію,коли одна сторона правочину продає товар в магазині, а інша сторона – отримуєтовар та сплачує за нього кошти. Такий правочин є виконаним повністю під часйого вчинення.
В усіх інших випадках суб’єктам господарювання необхідно керуватися статтею208 ЦК України і укладати договір в письмовій формі.
Щоправда, необхідно звернути увагу на ч.1 ст. 181 Господарського кодексуУкраїни, де зазначено, що
«Господарський договір за загальнимправилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами.Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами,факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщозаконом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даноговиду договорів.»
Згідно існуючої судової практики,первинні документи, які сторони правочину можуть підписати між собою напідтвердження укладання договору успрощений спосіб, повинні підтверджувати не результат виконання договору(акти приймання-передачі товарів/послуг, видаткові накладні, податкові накладні– не підходять), а повинніпідтверджувати саме домовленість сторін вчинити правочин на конкретних умовах(як приклад такого первинного документа можна навести рахунок-фактуру, але при цьому варто звернути увагу, що він має бути підписаний обома сторонами,оскільки переважна більшість господарських договорів, замість яких іпідписується такий рахунок-фактура, є двосторонніми).
Зважаючи на необхідність підписання документу на підтвердження укладанняправочину обома сторонами, доцільним буде скласти та підписати все-таки самедоговір, а не рахунок-фактуру. Доцільність виявляється в чіткому фіксуванніправ та обов'язків сторін, а також відповідальності за невиконання чи неналежневиконання домовленостей. Без договору сторони позбавлені механізму захистусвоїх прав.
Крім того, варто також звернути окрему увагу на податкові ризики длясуб’єкта господарювання у разі недотримання письмової форми правочину. Йдетьсяпро ситуацію, коли правочин в силу недодержання сторонами вимог ст. 208 ЦК(щодо письмової форми правочину) може бути визнаний недійсним (нікчемним) всудовому порядку. Після набрання законної сили таким рішенням суду сторона-покупецьповинна зменшити суму раніше задекларованого податкового кредиту, оскількивідсутні документи, що засвідчують право на формування такого податковогокредиту.
Підсумовуючи все вищенаведене варто зазначити, що для юридичної особи (чифізичної особи-підприємця) в силу вимог законодавства будь-який правочиннеобхідно укладати в письмовій формі, обираючи при цьому між спрощеною формою(ст. 181 ГК) чи повноцінним договором.