Часом створюється враження, що про пристрій марсохода доступно більше зрозумілої інформації, ніж про інструменти для автоматизації бізнесу. А це всього лише програми, які допомагають організаціям прогнозовано та планомірно зростати й розвиватися. 

Однак, багато компаній продовжують ігнорувати ці можливості, або використовують обмежені чи застарілі інструменти. Чому? Саме на ці питання я спробую дати вичерпну відповідь у цій статті.

Навіщо взагалі потрібна автоматизація?

Якщо дуже коротко, то використання правильних платформ може заощадити час, гроші, оптимізувати роботу різних відділів і сприяти розвитку бізнесу. А для того, щоб зрозуміти чи потрібна автоматизація саме вам, достатньо поставити кілька питань та дати чесні відповіді.

1. Чи всі дані впорядковані? Або ж є десятки файлів і таблиць, які складно оновлювати, інтерпретувати, сегментувати та синхронізувати?

2. Чи розуміють керівники відділів що відбувається в компанії?

Відключити

3. Чи є проблеми з розрізненістю роботи команд: коли кожен виконує свої завдання, але без розуміння глобальних цілей?

4. Ваші працівники допускають помилки? Це спричиняє фінансові чи клієнтські втрати?

5. Маєте складну звітність та аналітику? Не можете швидко оцінити ефективність компанії та зрозуміти скільки та на чому заробляєте?

Насправді цей список можна перелічувати набагато довше, але якщо ви відчуваєте, що маєте проблему хоча б на одному з цих етапів, оптимізація процесів не просто має сенс, а необхідна.

Проте, багато українських компаній досі лякаються автоматизації в усіх її проявах. Або ж продовжують використовувати російські продукти, які були впроваджені ще до повномасштабного вторгнення (МійСклад, 1С, Бітрикс24 тощо).

Відключити

Наразі понад 50% торгового бізнесу все ще користується 1С.

Ключові страхи перед автоматизацією бізнесу

Саботаж співробітників

Люди мають цілком природну тенденцію опиратися новому, бо зміни порушують відчуття контролю та безпеки. Особливо, коли вже є налагоджена та дієва система. Нехай вона недосконала, малоефективна, але своя! Знайомо, правда?

Все нове вимагає зусиль – вивчення, адаптації, перепідготовки. Окрім того, супротив підсилюється страхами, що нові технології заберуть робочі місця або ж працівники не зможуть впоратися з новими інструментами.

Тож, першочерговим завданням бізнесу має бути прозора комунікація. Важливо пояснити робітникам, чому впровадження автоматизації є важливим для підприємства. А також дати зрозуміти, що цей процес передбачає не скорочення, а оптимізацію монотонних і рутинних завдань, що звільнить час для більш важливих аспектів роботи.

Відключити

Пошук точок зростання

Якщо бізнес-процеси компанії існують в хаосі, то при автоматизації безлад не скоротиться, а лише примножиться. Єдине, що зміниться – це те, що він стане швидшим.

Тож, перехід до автоматизованих рішень вимагає від бізнесу не лише впровадження нових систем, але й проведення попереднього глибокого аналізу та аудиту наявних процесів. Цей етап включає пошуки вузьких місць, можливостей для покращень та визначення оптимальних шляхів подолання проблем.

Це етап, який потребує об'єктивного підходу, відкритості до виявлення недоліків, а також великих зусиль, ресурсів та часу на дослідження кожного елементу діяльності компанії. Для багатьох власників бізнесу це стає суттєвим викликом.

Втрата контролю

Автоматизація може здатися недостатньо прозорою або складною для розуміння, що викликає страх перед втратою контролю над бізнес-процесами. Проте, правильно налаштована система навпаки забезпечує більшу наочність, оскільки пропонує стандартизацію процесів та доступ до точних даних для прийняття стратегічних рішень.

Безпека даних

Багато компаній боїться, що зберігання та обробка даних в автоматизованих системах може призвести до витоку конфіденційної інформації. Тут важливо підкреслити, що з правильними заходами безпеки та відповідними протоколами захисту даних, боятися нема чого.

Крім цього, важливо мати чітку внутрішню політику щодо обробки та зберігання даних, що охоплює контроль доступу, процедури резервного копіювання, відновлення інформації та ін. 

Додаткові витрати

Керівники часто бояться, що витрати на програмне забезпечення, навчання персоналу та підтримку систем будуть надто великими. Проте варто зазначити, що вкладені гроші досить швидко окупаються завдяки підвищенню продуктивності та зменшенню помилок. Тобто ці витрати варто розглядати, як інвестицію. 

Помилки

Ще один зі страхів базується на думці, що впровадження нових систем може супроводжуватися труднощами, помилками або непередбачуваними ситуаціями. Це здатно затримати робочі процеси, вплинути на продуктивність та навіть спричинити фінансові втрати. 

Проте цього можна запобігти завдяки ретельному тестуванню, поетапному впровадженню системи, а також надійній підтримці розробників програмного забезпечення або ж інтеграторів. 

Важливо розуміти, що універсальний підхід до автоматизації не існує – кожна компанія має свої потреби та специфіку бізнесу. Однак, інвестування часу та зусиль у вивчення сучасних інструментів автоматизації може стати ключем до успіху і підвищення конкурентоспроможності.