Військовий закупівельник у ЗСУ: нова посада для ефективного забезпечення армії

В грудні 2024 року Міністр оборони України Рустем Умеров підписав рішення, який запроваджує нову штатну посаду уповноваженого із закупівель товарів, робіт і послуг у кожній бригаді ЗСУ. Ці фахівці відповідатимуть за планування закупівель, підготовку тендерної документації, аналіз ринку та відбір постачальників. Мета – забезпечити швидкі, прозорі та ефективні закупівлі, орієнтовані на реальні потреби військових.

Поточний контекст

На сьогодні в армії існує критична проблема — відсутність професіоналізованої закупівельної функції. Хоча у військових частинах працюють юристи, фінансисти, логісти та інші фахівці, спеціальність "військовий закупівельник" досі не була передбачена. Закупівлі проводяться, але їх організацією займаються позаштатні особи, часто без належної підготовки, що значно знижує ефективність процесу.

В системі Міністерства оборони України працюють цивільні закупівельники, зокрема в агентствах оборонних закупівель, але їхня діяльність не охоплює закупівлі, що здійснюються безпосередньо військовими частинами. У 600 військових частинах, які виконують закупівельні функції, працює близько 1300 позаштатних осіб. Такий масштаб демонструє гостру потребу в професійних і кваліфікованих закупівельниках, але існуюча практика залучення непрофільних працівників виявляється неефективною, спричиняючи затримки в забезпеченні підрозділів і створюючи додаткові адміністративні труднощі.

Тепер ця проблема нарешті знаходить своє рішення: запроваджується нова штатна посада військового закупівельника. Цей крок відкриває можливість створення професійної системи децентралізованих закупівель, яка буде прозорою, оперативною та орієнтованою на реальні потреби військових.

Як відбуватиметься впровадження посади закупівельника

На сьогодні прийнято принципове рішення про запровадження посади закупівельника, проте сам процес ще в стадії реалізації. Створено робочу групу, до складу якої входять представники Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони, Офісу з підтримки змін МОУ, Генерального штабу, Міністерства оборони. Група займається координацією та розробкою всіх необхідних документів.

На першому етапі впровадження передбачено введення однієї посади закупівельника в кожній бригаді (за рахунок поточної чисельності). Після аналізу результатів роботи буде ухвалено рішення про подальше розширення посад закупівельників у інших військових частинах.

Основні кроки для реалізації:

Розробити штатний норматив. Це документ, який визначатиме склад і структуру військових підрозділів, кількість і типи посад, необхідних для їхньої боєздатності та ефективного виконання завдань. У контексті реформ закупівель штатний норматив повинен чітко визначати кількість посад закупівельників залежно від обсягів роботи, розподіл функцій між ними, а також їхню інтеграцію в структуру підрозділу.

Розробити паспорт посади. Необхідно підготувати документ, який детально визначить обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до закупівельника. Паспорт посади стане основою для відбору кваліфікованих кандидатів, закріплення завдань і оцінки ефективності роботи. У контексті впровадження нової посади закупівельника паспорт має регламентувати його функції, включаючи планування закупівель, проведення тендерів, контроль виконання договорів, а також встановлювати вимоги до освіти, знань законодавства та досвіду роботи.

Для створення штатного нормативу та паспорта посади закупівельника в ЗСУ потрібно відповісти на низку важливих питань, які визначать ключові аспекти цієї посади:

• Категорія посади: чи буде це офіцер, сержант або цивільний працівник? Яке військове звання чи рівень кваліфікації необхідні для виконання завдань?
• Кількість посад: скільки закупівельників потрібно залежно від обсягів роботи та специфіки підрозділів?
• Структурна інтеграція: чи посада буде окремою, чи частиною існуючого підрозділу? Кому безпосередньо підпорядковуватиметься закупівельник?
• Організація в масштабних підрозділах: чи потрібно створювати окремі служби закупівель у великих частинах із кількома спеціалістами?
• Функції та відповідальність: які обов’язки виконуватиме закупівельник, які матиме права та за що буде відповідати?
• Кваліфікаційні вимоги: який рівень освіти потрібен (наприклад, бакалавр)? Які знання та навички є обов’язковими (законодавство, робота в Prozorro, аналітичні здібності)?

Відповіді на ці запитання дозволять створити чітку структуру посади, розробити її функціонал і забезпечити ефективність роботи закупівельника у військових частинах.

Яке рішення пропонує наша команда

Наша експертна група пропонує використовувати аналогію з посадою «помічник командира частини з правової роботи» як модель для впровадження посади «закупівельника». Закупівельник має бути офіцером, а в частинах із невеликим обсягом закупівель достатньо однієї такої посади. У частинах із великим обсягом закупівель і значним навантаженням доцільно створити окремий підрозділ, де керівник підпорядковуватиметься командиру, а в його команді працюватимуть кілька фахівців.

Також важливо передбачити можливість призначення закупівельників як серед військовослужбовців (офіцерів, сержантів і солдатів), так і серед цивільних працівників, залежно від специфіки роботи підрозділу.

Для уникнення конфлікту інтересів закупівельник не може виконувати обов’язки інших служб (юридичної чи фінансової), бути ініціатором закупівель або входити до комісій із приймання товарів і робіт.

Діяльність закупівельника має координуватися, підтримуватися та контролюватися профільними органами, такими як Головне управління контролю за організації закупівель МОУ (ГУКОЗ) чи Департамент політики закупівель МОУ (ДПЗ).

Що необхідно аби забезпечити впровадження та подальшу підтримку

Розробка методології визначення кількості посад закупівельників: потрібно встановити, скільки закупівельників необхідно для кожного підрозділу залежно від кількості договорів, обсягів закупівель і складності процесів. У невеликих частинах достатньо одного фахівця, тоді як у великих із великим навантаженням може знадобитися створення служби закупівель із керівником і командою спеціалістів.

Забезпечення навчання: для закупівельників потрібно організувати навчання, яке охоплює основи публічних закупівель, роботу в Prozorro, аналіз ринку та планування закупівель. Практичні тренінги повинні допомогти опанувати аналіз стану закупівель і уникнення порушень законодавства. Також варто запровадити курси підвищення кваліфікації та регулярні семінари.

Методологічна та консультаційна підтримка: необхідно розробити інструкції, шаблони документів і довідники для роботи закупівельників. Для оперативного вирішення питань варто організувати постійний зв’язок із профільними органами, такими як ГУКОЗ чи ДПЗ.

Моніторинг ефективності: впровадити систему звітності для оцінки роботи закупівельників, наприклад, регулярне звітування про стан закупівель. Аналіз виконання договорів, дотримання строків і уникнення порушень дозволить вчасно виявляти та виправляти недоліки.

Ресурсне забезпечення: закупівельники повинні отримати сучасну техніку, доступ до Інтернету та професійного програмного забезпечення. Важливо передбачити фінансування для витрат, пов’язаних із закупівельною діяльністю, таких як засоби зв’язку та кореспонденція.

Переваги впровадження посади закупівельника в ЗСУ:

Цілісність процесу закупівель: впровадження посади закупівельника дозволить інтегрувати закупівельну функцію на всіх етапах — від формування потреби та планування до виконання договорів. Це усуне фрагментарність і забезпечить узгодженість процесів.

Професіоналізація закупівель: завдяки наявності спеціаліста із закупівель військові підрозділи отримають фахову підтримку в плануванні та реалізації закупівель, що враховує всі вимоги й обмеження для досягнення успіху.

Оперативність у задоволенні потреб: закупівельники зможуть швидше реагувати на поточні потреби військових частин, що особливо важливо в умовах воєнного стану, коли від оперативності залежить ефективність виконання завдань.

Зниження навантаження на підрозділи: спеціалізовані закупівельники звільнять командирів і логістичні служби від виконання завдань, які виходять за межі їхньої основної компетенції, дозволивши їм зосередитися на ключових функціях.

Покращення якості закупівель: завдяки професійному підходу будуть мінімізовані ризики неефективного використання бюджетних коштів і забезпечено своєчасне постачання необхідних ресурсів.

Посада закупівельника стане критично важливим елементом для побудови сучасної, ефективної та прозорої системи закупівель у Збройних Силах України. Впровадження кадрової посади закупівельника забезпечить ефективне та цільове використання коштів, прискорить процес закупівель і мінімізує ризики зловживань. Завдяки тісній інтеграції із цивільними та військовими службами закупівельники зможуть організувати повноцінний закупівельний цикл, гарантуючи якісне і своєчасне задоволення потреб Збройних Сил.