Військова частина – це складний механізм, де кожен підрозділ виконує свою роль для досягнення загальної мети. Одним з найважливіших елементів цієї системи є процес закупівель, який забезпечує підрозділи необхідними ресурсами для виконання своїх задач. Важливо побудувати якісний процес взаємодії між структурними підрозділами та закупівельником, щоб забезпечити ефективність і прозорість закупівель.

Ризики та негативні сторони відсутності чіткої взаємодії:

  1. Непорозуміння та затримки:

    • Відсутність чіткої комунікації між підрозділами може призвести до затримок у процесі закупівель. Наприклад, якщо технічні характеристики не будуть чітко визначені, закупівельник може отримати некоректні дані, що затримає весь процес.

  2. Погіршення якості закупівель:

    • Без належної взаємодії можуть бути зроблені помилки в специфікаціях товарів, що призведе до закупівлі неякісної продукції або продукції, яка не відповідає потребам підрозділу.

  3. Підвищений ризик корупції:

    • Відсутність прозорості та підзвітності у взаємодії між підрозділами створює сприятливі умови для корупційних дій.

  4. Проблеми з відповідальністю:
    • Коли немає чітко визначених зон відповідальності, виникає хаос. Закупівельник не знає, хто відповідає за які етапи, і в результаті кінцевий результат страждає.

Переваги чіткої взаємодії:

  1. Ефективне використання ресурсів:

    Відключити
    • Якісна взаємодія дозволяє точно визначати потреби кожного підрозділу та закуповувати тільки те, що дійсно необхідно. Це забезпечує раціональне використання бюджетних коштів.

  2. Прозорість та підзвітність:

    • Чітка взаємодія між підрозділами сприяє прозорості всіх етапів закупівельного процесу, що знижує ризик корупції і підвищує довіру до системи.

  3. Мотивація та залученість:
    • Коли процеси зрозумілі та ефективні, всі учасники почуваються частиною єдиного механізму, що підвищує їх мотивацію та залученість у роботу.

  4. Підвищення бойової готовності:

    • Забезпечення підрозділів якісними ресурсами у необхідні терміни безпосередньо впливає на їх здатність виконувати поставлені задачі, що в свою чергу підвищує загальну бойову готовність військової частини.

Поради з побудови ефективної взаємодії:

  1. Визначте чіткі ролі та зони відповідальності:

    • У кожного учасника процесу має бути чітко визначена роль та зона відповідальності. Це дозволить уникнути плутанини та забезпечить своєчасне виконання завдань.

  2. Створіть стандартизовані форми та документи:

    • Використовуйте стандартизовані форми для збору та передачі інформації. Це спростить процеси та зробить їх більш зрозумілими.

  3. Регулярні зустрічі та комунікація:

    Відключити
    • Проводьте регулярні зустрічі з представниками всіх підрозділів для обговорення поточних потреб та проблем. Це сприятиме оперативному вирішенню питань та запобіганню можливих проблем.

  4. Використовуйте інструменти для відстеження процесу закупівель:

    • Використання звітів з примітками про поточний статус закупівель дозволяє вам та командиру оперативно відстежувати стан справ та приймати своєчасні рішення.

  5. Навчання персоналу:

    • Проводьте регулярні тренінги для персоналу щодо нових процедур та технологій у сфері закупівель. Це підвищить компетентність співробітників та покращить якість їхньої роботи.

Побудова ефективної взаємодії між структурними підрозділами та закупівельником – це ключ до успішних закупівель, що забезпечують військову частину всім необхідним для виконання бойових задач. Дотримання вищезазначених порад допоможе уникнути багатьох проблем та забезпечить прозорість і ефективність всього процесу.

Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.

Відключити