Ознайомлення працівника з наказом про звільнення

Слід зазначити, що з початком війни та запровадженням воєнного стану сфера трудових відносин в України докорінно змінилась, хоча зміни в певних аспектах регулювання цих відносин почалися ще з запровадженням карантинних обмежень, встановлених державою з метою зниження рівня захворюваності на COVID-19. Саме у той час значно ширшого застосування почала набувати віддалена робота як форма виконання трудових обов’язків працівників. Водночас віддалена робота істотно вплинула і на виконання роботодавцем покладених на нього трудових обов’язків.

Аналіз норм чинного законодавства в цій сфері свідчить про обов’язок роботодавця письмово ознайомити працівника з документами з кадрових питань.

Так, статтею 47 КЗпП передбачено, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівнику, у тому числі і копію наказу про його звільнення.

Крім цього, для врегулювання праці в умовах війни Верховна Рада України прийняла Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136-ІХ  (далі – Закон №2136-ІХ). Він набув чинності наступного дня після публікації, тобто 24 березня 2022 року.

Відповідно до статті 7 цього Закону у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Слід зазначити, що наведене положення – не єдиний приклад можливості використання засобів електронної комунікації у відносинах між працівником та роботодавцем. Так, у чинній редакції частини 3 статті 29 КЗпП України, яка має назву «Обов’язок роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором» визначено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Дотримання процедури ознайомлення і доведення факту, що працівник ознайомлений з документом з кадрових питань, має важливе практичне значення. Показовою є позиція Верховного Суду, який у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду в постанові від 03.12.2018 у справі №686/21222/16-ц про поновлення на роботі та стягнення заробітку за час вимушеного прогулу, дійшов висновку, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв'язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа, оскільки направлення документа засобами електронного зв'язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

Також обов’язок роботодавця письмово ознайомити працівника з будь-яким кадровим наказом закріплений у Правилах ведення діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015. Так, відповідно до п. 11 глави 10 розділу 2 цих Правил, з розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють зазначених у ньому осіб, які на першому екземплярі документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення. Більше того, державою встановлено навіть типові форми первинної облікової документації, затверджені наказом Держкомстату № 489 від 05.12.2008. Згідно з формою П-4 визначено графу «з наказом ознайомлений, підпис працівника, дата».

Відповідно до роз’яснення Державної служби України з питань праці працівник може подати заяву про звільнення за умови підтвердження факту особистого написання ним такої заяви шляхом поштового відправлення або іншим узгодженим з роботодавцем способом.

У цьому контексті слід зазначити, що порушення/недотримання встановленого алгоритму звільнення тягне за собою реальну можливість поновлення судом працівника зі стягненням середньої зарплати за час вимушеного прогулу. Судова практика містить приклади поновлення працівника на роботі саме з причин недотримання процедури звільнення. Так, у рішенні від 28.03.2018 у справі № 522/5656/16-ц Верховний Суд зазначив, що звільнення із порушенням встановленого порядку тягне за собою поновлення на роботі.

Таким чином, ознайомлення працівника у віддаленому режимі з наказом про його звільнення можливе лише у спосіб, узгоджений та визначений попередньо у трудовому договорі, але залишається відкритим питання дотримання процедури звільнення працівників, які на цей час можуть фізично перебувати за кордоном. В подібних випадках адміністрації підприємств/роботодавцям можна порадити попередньо узгодити подачу таких заяв від працівників із використанням ними, наприклад ЕЦП (у разі звільнення за згодою сторін), ознайомлення ж таких осіб з наказами про звільнення з підстав порушення ними правил трудового розпорядку фізично унеможливлене та може бути лише шляхом направлення постфактум на відомі засоби електронних комунікаційних мереж (адреси електронної пошти, месенджери тощо), що дозволить захистити позицію роботодавця у разі появи претензій з боку працівника.