Комунікація є слабкою стороною органів влади в Україні. Ця проблема стає ще більше актуальною при проведені контролю у сфері міжнародної торгівлі, оскільки задіює різні органи влади і без їх координації та комунікації між собою такий контроль стає занадто обтяжливим та неефективним. Окрему увагу слід приділити комунікації ризику між ДПСС, бізнесом та митними органами як складової побудови ефективного та швидкого механізму контролю.

Комунікація ризику є важливою складовою процесу аналізу ризиків. Сторони (бізнес, брокери, митні інспектори та інспектори ДПСС), в кожному конкретному випадку повинні знати:

1. Які застосовуватимуться заходи контролю;

2. Причини прийняття рішень  та їх результати;

3. Обґрунтованість часу на проведення перевірки.

Відключити

Зацікавлені сторони, розуміють, що рішення є справедливим і призводить до необхідного захисту.  В сучасному модернізованому управлінні ризиками роль бізнесу змінилася: від сторони, яка лише дотримується вимог інших, до співучасника в управлінні ризиками. 

Такий підхід управління, що базується на результатах діяльності, дозволяє компаніям, які працюють ефективно, розділити роль управління ризиками, одночасно зменшуючи суму витрат, пов'язаних з втручанням на кордоні та затримками, пов'язаними із несвоєчасним перетином кордону.

Існують відповідні міжнародні стандарти з фітосанітарних заходів - ISPM 32 “Категоризація товарів відповідно до ризику шкідливих організмів”. Цей стандарт містить критерії того, як національні організаціїіз захисту рослин країни-імпортера можуть класифікувати товари відповідно до ризику шкідників під час розгляду вимог щодо імпорту. Класифікація повинна допомогти визначити, чи потрібен додатковий аналіз ризику від шкідників і чи потрібна фітосанітарна сертифікація.

Проте, ISPM 32 надає контекст рішення, але не результат.  Адже, рішення про застосування управлінських заходів приймається після розгляду потенційних варіантів зменшення ризику, поглядів зацікавлених сторін та оцінки потенційного впливу варіантів пом'якшення наслідків. Дослідивши і узагальнивши в комплексі  варіанти  пом’якшення наслідків, управлінський персонал ДПСС повинен прийняти регуляторне рішення:  чи слід дозволяти імпорт і, якщо такі є, то на яких  умовах. 

Варіанти пом'якшення ризику можуть поєднувати окремі елементи:

Відключити

1. чи є ризики прийнятними (тобто, чи створюють небезпеку);

2. ризики можуть бути зменшені (тобто дії можуть бути використані для зниження ризиків);

3. прийнятний рівень ризиків;

4. ризик може бути переданий (тобто інша сторона спроможна взяти і бере на себе ризик);

Відключити

5. ризики є неприйнятними і не можуть бути пом'якшені ( в такому разі торгівля заборонена);

6. ризик неприйнятний, але повинен бути прийнятий, оскільки його не можна пом'якшити (наприклад,  неминуче природне поширення шкідників); 

7. ризиків можна уникнути (тобто, використовуючи  інший підхід, результат може бути той же, але з більш прийнятним рівнем ризику).

Послідовність у прийнятті рішень є основним важливим принципом, який дозволяє підприємцям повністю зрозуміти рішення та забезпечити належний баланс між безпекою та небезпекою. 

Важливо при цьому зберігати інституційність, колегіальність та відслідковуваність прийнятих рішень. Не кожний  фахівець відповідальний за управління ризиками  бачить ризик однаково. 

Інші критерії та  фактори ризиків, які можуть впливати на прийняття рішень, включають: 

- соціальні наслідки;

- витрати та вигоди від  виконання дій, що вживаються для зменшення ризику;

- наслідки отриманих наслідків;

- особистий вибір осіб, які можуть прийняти рішення;

- думки  та аргументи зацікавлених сторін. 

В цілому, світовою практикою є те, що кожний із  застосовуваних фітосанітарних заходів повинен бути:

- Найменш обмежуючим та обтяжливим для торгівлі; та 

- Пропорційним до виявлення ризику шкідників.

Перед експортом у країні походження або країні реекспорту, при в'їзді в країну імпорту, а іноді і після в'їзду, застосовується ряд заходів. 

Ці заходи можуть включати інспектування, обробку, карантин, відбір проб та випробування тощо. У багатьох випадках країна-експортер застосовує інспекцію, відбір проб та випробування стосовно дотримання  критеріїв сертифікації, але не виключені випадки, коли  під час імпорту або після імпорту для підтвердження відповідності вимогам імпорту перевіряється і є наявними шкідники. 

Окрему увагу слід приділити інтеграції айті систем митних органів та ДПСС. Митниця вже користується частковою автоматизацією та має значно довшу історію використання айті систем при здійснені контролю. Також митниця має більш інформативну базу даних щодо міжнародної торгівлі. Ця інформація є необхідною для побудови ефективної системи ризиків в процесі фітосанітарного контролю збоку ДПСС.

Зі збільшенням використання засобів автоматизації ДПСС отримає доступ до більшої кількості якісних даних про товари, що переміщуються в торгівлі. 

Оцінюючи необхідність інспекції, відбір проб та випробування, слід враховувати: 

1. Ризики товару щодо іншого імпорту; 

2. Ризики, пов'язані з походженням; 

3. Якість експортних процедур у країні експорту;

4. Норми відповідності товару; 

5. Рівень відповідності конкретного експортера та імпортера;

6. Обсяг заходів, застосованих до експорту.

Висновки

Ефективна комунікація ризику дозволить бізнесу краще розуміти, як побудувати власну систему логістики. Для ДПСС така комунікація дозволить уникнути зайвого витрачання ресурсів та здійснювати більш точковий контроль.

З часом контроль за типовими операціями, які перевірялись в минулому та не виявили порушення повинні бути заміщені  на наглядові. Підтвердженням того, що рішення були прийняті правильно повинні враховуватись при управлінні ризиками. Цей моніторинг та огляд повинен бути частиною щоденної програми управління. Рішення не повинні залишатися статичними, але повинні використовувати всі наявні дані для формування постійної оцінки ризиків порівняно з усіма видами діяльності агентства.