Що сталося: історія

Міжнародна торгова компанія має віддалені офіси, які управляються дистанційно. У ній відбувається впровадження інструментів управління. Всі офіси показують хороші результати в порівнянні з минулими роками.

Однак перед новим звітним роком стався серйозний інцидент: віддалений офіс втратив колосальну суму оборотних коштів (25%). Сталося це через дії шахраїв. Пряма вина на директору і менеджеру, який проводив операцію: вони не помітили небезпеки, хоча з угодою постійно були якісь проблеми та нестикування задовго до фатального платежу. Швидше за все, хотілося перед новим роком показати високий результат, але вийшло так, що всі гроші пішли на рахунки шахраїв.

Зараз йде суд, порушено кримінальну справу, працюють правоохоронні органи. Обидва співробітники (директор і менеджер) - сильні фахівці, завдяки яким компанія досягла високих показників. Зараз, коли впроваджуються інструменти управління, очевидно, що вина компанії теж є, фінансове планування показало наявні діри. Крім того, не було регламентів і правил з проведення таких масштабних угод, а директору були передані практично безмежні повноваження. 

Знання співробітників в міжнародній торгівлі та фінансових операціях були слабкими. Додаткового профільного навчання в компанії не було, на зовнішні курси теж співробітники не відправлялися. Однак основна провина лежить на двох співробітниках, і вони самі це визнають, адже не інформували керівництво про явні проблеми, на нарадах стверджували, що все йде за планом. Але ними вже тоді маніпулювали.

Команді потрібно гуртуватися і справлятися з проблемою спільними зусиллями, щоб не допустити руйнування. Але власник вважає, що залишати співробітників без покарання нерозумно. Звичайно, є опція «звільнити та подати на них до суду для відшкодування». Або платити меншу зарплатню в покарання. Але збиток можна буде відшкодувати й за 10 років, навіть якщо зовсім не платити. А продовжувати роботу як ні в чому не бувало неможливо. Як бути, адже це досвідчені фахівці, і, якщо організувати все правильно, вони можуть принести чималу користь?

Відключити

Мій досвід

Ситуація дійсно ахова. І, скажу чесно, я з нею й у своїй підприємницькій діяльності теж зустрічався. На щастя, це було давно. В мою компанію надійшло термінове замовлення на дуже велику суму, причому менеджери так хотіли врятувати клієнта, що відправили всю дорогу продукцію без документів. За підсумком відома в країні компанія поступила як справжні шахраї: отримали продукцію, через два тижні заявили, що вона їм не подобається, платити відмовилися, але при цьому продукцію не повернули.

Оскільки документи, що підтверджують відвантажену продукцію, були оформлені неправильно, моя компанія програла судовий розгляд. До речі, після суду нам довелося повернути ще й невелику передоплату, яку нам зробила компанія в самому початку. Було дуже неприємно.

Як я вчинив

Чесно кажучи, у мене не було ніякого бажання карати менеджерів. По суті, вони діяли в рамках наших стандартних процедур, що не були нормально описані, тоді регламенти в компанії були відсутні. Я дуже чітко визначив, що це вина компанії. Ми відразу розробили нові правила, провели навчання і впровадили контроль, щоб подібні ситуації не повторилися.

Але фінансового покарання не було. Співробітники самі відчували свою провину, адже компанія втратила величезну суму. Для нас тоді це було дуже відчутно й боляче. Але все ж це була недоробка керівництва, адже на організуючій схемі є офіс 20, який займається саме схваленням документів, угод і контролем дотримання регламентів по документації. Я як співвласник і начальник 21 офісу тоді постарався якомога швидше компенсувати ці збитки.

Чому відбулися втрати

Очевидно, основна причина у відсутності регламентів, в яких прописаний порядок дій. Тим більше якщо це угода, що передбачає використання оборотних коштів, вона повинна проходити юридичну внутрішню процедуру схвалення. Вона б могла допомогти якраз в цій ситуації, адже неспроста відділ офіційних питань і безпеки не підпорядковується директору, за нього відповідає власник. Це зроблено для того, щоб навіть директор не міг вплинути на нього, змусити прийняти якісь процедури та угоди, які суперечать правилам і регламентам.

Відключити

Необхідні дії

Поспілкуйтеся зі співробітниками, донесіть до них, що вони зробили помилку, через яку компанія втратила значні кошти. При цьому відразу ж почніть розробку внутрішніх правил і регламентів, які не дозволять повторитись цю помилку в майбутньому, тобто налагодьте роботу 20 відділу.

Мій клієнт правильно чинить, не бажаючи судитися зі співробітниками, адже що вийде в результаті? Складно буде довести, що вони проявили недбалість, бо суд буде перш за все дивитися на ваші внутрішні регламенти та документи. Якщо це не було регламентовано, то суд стане на їхній бік.

Навіть якщо співробітників покарають, то запобіжним заходом буде виплата певного відсотка заробітної плати протягом довгих років. Найімовірніше, шкоди не буде компенсовано, а співробітників ви втратите. Це завдасть серйозного удару по бізнесу. І саме в цій ситуації я б сконцентрувався на тому, щоб з цією ситуацією розібралися відповідні органи та покарали кривдників, а не співробітників.

Актуальна проблема

Я постійно співпрацюю з представниками малого і середнього бізнесу, а тому знаю, що для багатьох компаній це нагальна проблема. Пам'ятаю одного з наших перших клієнтів - керівника компанії, що поставляє поліетилен оптом. Вони завозили його ешелонами в країну, а після працювали з виробниками. Зазвичай їм все відвантажується без передоплати, розраховується виробник протягом місяця. Такою була стандартна процедура на цьому ринку.

Відключити

Одним з перших процесів, який ми описали та регламентували в ході консалтингу, був саме процес схвалення виробника, з яким будуть співпрацювати. Він встановлював, кому саме можна довіряти та відвантажувати поліетилен на таких умовах.

Процедура була проста, але обов'язковою умовою був виїзд представника компанії на виробництво, щоб переконатися, що воно реально існує. На схвалення повинно було йти не більше трьох днів. Для цього був найнята окрема людина, тобто цим займався не менеджер з продажу.

Поділ функцій

Якщо ви працюєте з післяплатою і хочете ввести процедуру схвалення, то цим ні в якому разі не повинні займатися менеджери з продажу. По суті, виникає конфлікт інтересів, адже вони хочуть виконати план! Які б ми не ставили регламенти та процедури схвалення, вони завжди будуть знаходитися в компромісі. Саме тому функцію з перевірки контрагента варто віддати в відділ офіційних питань і безпеки.

Підсумок

Дотримання простих правил і наявність регламентів вбереже вас від неприємних ситуацій. Якщо ви зазнали збитків, це завжди неприємно, але в першу чергу думайте про те, як, не знижуючи темпів роботи, швидко привести все в норму. Тримайте під контролем всіх контрагентів і не дозволяйте шахраям проникнути в вашу компанію.