MICE-2021 против COVID-19

Пандемия COVID-19 и усиленные меры безопасности фактически остановили любого рода ивенты по всему миру. Но необходимость построить отношения с партнерами и клиентами, продвигать товары и услуги, расширять сферы деятельности, формировать лояльность партнеров и мотивировать сотрудников — никуда не делась. Однако уже сейчас прослеживается положительная динамика возрождения деловых мероприятий.  

Несколько дней назад в нашем офисе “что-то бумкнуло” — как выражался герой популярного мультфильма. Это был звук открываемого шампанского. И, догадываемся, не только у нас. Именно тогда Кабмин опубликовал текст постановления об ослаблении карантинных ограничений в Украине, которому особенно рады ивенторы: ведь стало можно намного больше. И многое из перечисленного в постановлении касается и сферы организации деловых мероприятий (она же MICE).  

Справка: 

MICE — это сфера организации деловых мероприятий в b2b сегменте. Аббревиатура расшифровывается следующим образом:

• Meetings — бизнес встречи;

• Incentives — мотивационные поездки для сотрудников, партнеров или клиентов;

• Conferences — конференции, форумы, конгрессы;

• Exhibitions — участие в отраслевых выставках в качестве экспонента или посетителя.

То есть, всё то, чего мы были де-факто лишены оффлайн добрую часть 2020-го года и пытались реализовать онлайн либо в смешанных форматах по сей день. Разумеется, никто не застрахован от того, что через некоторое время власть не введет более жесткие ограничения. Поэтому осторожно радуемся — и не откладываем в долгий ящик уроки, вынесенные из опыта трансформации MICE в 2020-2021 году. 

Урок 1. Украина — не дешевле

До пандемии 60% организованных нами ивентов проводились за границей. В 2020 году количество оффлайн-мероприятий сократилось на 90% — и лишь с осени прошлого года клиенты возобновили проведение поощрительных мероприятий, стратегических сессий и телемостов, как в Украине, так и за границей.

Те мероприятия, которые пришлись на закрытие границ, но не отменились в принципе, мы провели в Украине. И, вопреки предположениям, на бюджеты в сторону уменьшения это не повлияло. Мы тщательно соблюдали все положенные меры безопасности. И это, безусловно, отражалось дополнительными расходами в сметах: будь это закупка масок с антисептиками или аренда вдвое большего зала, чтобы рассадить нужное количество человек по всем правилам. Из плюсов: увеличение количества запросов на отечественные локации подстегивают развитие внутреннего туризма — как классического, так и MICE. Из минусов — спрос по-прежнему превышает предложение, а о вопросах сервиса мы, пожалуй, поговорим в иной раз. 

Урок 2. Закон Мерфи — работает  

Состоянием на сегодня вся Украина находится в “зеленой зоне”, но с определенными ограничениями. Это, вместе с ослаблением более жестких требований, действовавших до 2 июня, дает нам право проводить мероприятия с заполненностью помещения на 2\3 — против предельных 50% ранее. 

Более того, если у всех участников мероприятия будут негативные тесты на коронавирус, эти ограничения и вовсе снимаются. 

Не факт, что так будет завтра. 

Не факт, что изменения будут касаться всей Украины. 

Но то, что хлопот организаторам это может доставить — это факт. 

Из относительно свежего опыта: в конце зимы мы организовывали поощрительную поездку для сотрудников клиента. Предусмотрели, казалось бы, все — кроме внезапного перехода области в “красную зону” и полную остановку любой логистики по необходимому нам региону. И все это за два дня до мероприятия. В итоге, оно состоялось: в нужном клиенту формате, на другой локации и с иной, но не менее комфортной, чем изначально предполагалось, логистикой для всех участников. А мы вспомнили пресловутое “Если что-нибудь может пойти не так, оно пойдёт не так”, и изменили подход ко всем проектам, уделяя больше внимания гибкости при их планировании.  

Урок 3. Онлайн — не ответ на все вопросы  

По понятным причинам, в 2020 году MICE сузился до “С” — conferences. И больше всего запросов в тот период от наших клиентов приходилось на гибридный формат “online+offline”, где мы могли объединить несколько городов и даже стран, транслируя выступления спикеров. Он позволяет не только прослушать презентацию, но и задать вопросы в режиме реального времени, просто используя смартфон. 

Но уже в начале весны 2021 года в мировом профессиональном лексиконе психологов появился термин Zoom fatigue — буквально, “усталость от Zoom”, а в более широком смысле, усталость от онлайна как образа жизни. При всех стараниях организаторов и прогрессе технологий, эффективность онлайн-мероприятий гораздо ниже, чем оффлайн, который помогает в построении доверительных отношений с партнерами, поощрении сотрудников и т.д. Люди устали от отсутствия эмоций, старого доброго нетворкинга, а MICE дает им возможность получить это.  

Текущая ситуация на рынке MICE и тренды  

Первое и главное, что изменилось надолго: путешествия стали дороже. Это связано с несколькими факторами: затратами на медицинское тестирование, расширенные программы страхования,  а также тем, что количество открытых для въезда стран сократилось, при этом спрос остается достаточно высоким. 

Сейчас, по нашему опыту, из всего спектра возможностей MICE больше всего востребованы incentive (мотивационные) поездки, проведение встреч и конференций с ограничением количества участников. Теплое время года в Украине дает возможность проводить конференции, тимбилдинги, круглые столы на больших открытых территориях. 

Что касается заграницы, актуальными странами для проведения конференций, семинаров, круглых столов, цикловых встреч и тренингов остаются Турция, Египет, Грузия и Армения. Популярность этих стран обусловлена коротким временем перелета и комфортной погодой на протяжении всего года.  

Выбор локации для инсентив-мероприятия гораздо шире: Турция, Черногория, Греция, Кипр, Хорватия, Египет, ОАЭ, Доминикана, Мексика, Шри Ланка, Сейшелы, Занзибар, Грузия, Армения, Казахстан. Разумеется, с поправкой на актуальную эпидемиологическую ситуацию и правилами въезда в каждую из стран. А они могут меняться ежедневно… 

Сейчас внимание сфокусировано на безопасности и трендом является все, что может ее обеспечить. Мир путешествий изменился и планировать их заранее стало сложно. Поэтому страхование от невыезда, которое помогает избежать финансовых рисков, связанных с отменой путешествия — это уже не просто правило хорошего тона уважающего себя организатора, а неотъемлемая часть пакета услуг. Равно как и расширенное страхование медицинских расходов и финансовых рисков на случай невыезда. Авиакомпании, отели и владельцы локаций лояльно относятся к быстро меняющейся ситуации, касательно ограничений, предоставляя гибкие условия отмены бронирований. 

Что дальше?  

Весь мир уповает на вакцинацию: и как способ остановить пандемию, и как легальный повод облегчить пересечение границ для туристов. Мы — не исключение. В то же время, мы не ожидаем быстрого восстановления объемов международных мероприятий, которые были в 2019. Это произойдет, по прогнозам IATA, ближе к 2024 году.  

Рынок деловых ивентов в Украине восстановится быстрее: ожидаем его возрождение в полном объеме к 22-23 году. А от количество игроков на нем вполне логично может уменьшиться: останутся и смогут качественно выполнять свою работу лишь те, кто воспринял происходящее как бесценный опыт и выработал механизмы, повышающие безопасность и защищающие клиентов от финансовых рисков.