5 трендів та порад як підготувати свій відділ закупівель до невизначеності

Нещодавно американське видання Politico назвало топ-перелік “спойлерів” на 2024 рік, або ж, по-іншому, “чорних лебедів”, які можуть “повернути світ у хаос”. Тут і зрив виборів у США, і конфлікт із Китаєм, і глобальний цифровий апокаліпсис, навіть — візит інопланетян. Ну, щодо останнього — не впевнена:), проте інші сценарії цілком ймовірні і можуть вплинути на перебіг війни в Україні та українські закупівлі, зокрема. 

Військові події в Україні, звичайно сильно впливають на економіку країни, її логістику, перелік постачальників. Звісно, ми маємо і будемо залишатись патріотами, проте, саме заради майбутнього нашої держави, закупівельні відділи сьогодні мають проробляти різні сценарії і розуміти усі можливі ризики. Намагайтеся думати стратегічно. А головне пам'ятайте: працювати як завжди, навіть спираючись на рік 2023-й, у новому році —  вже не вийде. 

Здається, лише у 2023-му закупівлі нарешті опинилися у фокусі суспільної уваги в Україні. На жаль, приводом стали корупційні скандали. Проте і звичайні громадяни, і бізнес зрозуміли: закупівлі — це важливо. Вони мають бути: прозорими, ефективними і чесними. 

Тож, перший тренд щодо закупівель в Україні на 2024-й рік — це прозорість. 

Тренд №1. Підвищення прозорості через навчання. 

Суспільство і керівники бізнесів прагнуть до більш чесних закупівель. Прозорість, як у приватному, так і у державному секторах може бути покращена, завдяки: 

- Підвищенню загальної закупівельної культури;

- Застосуванню сучасних закупівельних інструментів (автоматизації, SRM, здобутків Категорійного менеджменту...). І тут без навчання — не обійтися. 

Звісно, у кожного сектору свої особливості. І я можу багато говорити і про необхідність реформи суддівської системи щодо публічних закупівель, і про недовершеність наших контролюючих органів. Проте мета цього блогу — суто профільні поради. 

Зі свого досвіду знаю, що саме необізнаність щодо закупівель, навіть серед самих закупівельників, — є однією з причин багатьох скандалів, і прикрих помилок - “граблів”. 

Тому у 2023 році були запущені програми з підвищення компетенцій для публічних закупівельників. Так, наш відкритий тренінг "Категорійний менеджмент у закупівлях" майже у повному складі відвідала Централізована закупівельна організація ДУ "Професійні закупівлі" і багато колег із Медичних закупівель України. У цілому бачу, націленість публічних закупівель стати менш бюрократично-процедурними. Поки — процес затягується, проте напрямок на  більш загально-сталі практики визначений. 

І ще про хороше: у публічній сфері сильно посилилася роль Медичних закупівель України. Вони вже виглядають флагманом змін до більш прозорих, цивілізованих та чесних закупівель. Розвинувся Prozorro Market — майданчик, де постачальники вже сертифіковані, і закупівельникам не треба кожного разу проходити один і той самий шлях з перевіркою постачальників. Є ще позитивні приклади.

Висновок: стандарти галузі поступово змінюються на краще. Тож, маю надію, що на цьому розвиток публічних закупівельників не зупиниться, і ця тенденція продовжиться і у році 2024-ому. 

Тренд №2. Акцент залишатиметься на зростанні витрат на технології. 

Закупівельна сфера сьогодні розвивається нереальними темпами: активно використовуючи не лише можливості традиційної автоматизації (для якої, також, потрібні певні скіли), але й, все частіше, — Штучний Інтелект. 

У нещодавньому дослідженні Procurement Analytics Market Research, йдеться, що до 2031 року глобальний ринок аналітики закупівель сягне 32,3 мільярдів доларів. І лідери готуються до збільшення витрат у цьому напрямку. Багато хто планує зробити більші інвестиції у такі технології, як Штучний Інтелект, автоматизацію та аналіз даних. У звіті Amazon Business 98% респондентів повідомили, що планують інвестувати в інструменти аналітики, автоматизацію та ШІ для своїх закупівельних відділів у найближчі кілька років. В основі: підвищення прозорості, ефективності, покращення продуктивності, зменшення помилок і генерація більшої економії. 

Ось лише частина переваг роботи ШІ у сфері закупівель:

- автоматизація завдань, що повторюються;

- зниження помилок або ризиків;

- точне прогнозування попиту;

- можливість прийняття більш ефективних інвестиційних рішень. 

В Україні вже є окремі випадки використання ШІ у закупівлях. І дуже значні реалізовані проєкти щодо автоматизації. Наприклад, у Медичних закупівлях, я вважаю, точка неповернення до більш сталих закупівель уже відбулася: це і перехід на діджитальне рішення одного великого IT-провайдера, створення професійної команди, підвищена прозорість. 

Краща аналітика завдяки автоматизації та ШІ — життєво необхідна під час криз. Адже саме вона дозволяє робити максимально правильні (без людського фактора) робити висновки, враховувати помилки та приймати швидкі, проте виважені рішення. 

Хочу підкреслити: компаніям, які вижили і розвиваються, найбільше допомогли саме аналітика на основі автоматизованих рішень та сміливість визнати те, що в них щось не працювало добре. Та прагнення до змін, рішучість. 

Також, треба сказати, що й наступний тренд — на використання інструментів сучасного закупівельника — також сильно пов'язаний саме із автоматизацією. Одне без іншого не працює на повну. 

Тренд №3. Використання Категорійного та Ризик-менеджментів 

На мій погляд, на нас із вами чекає зовсім інша економічна ситуація, ніж та, що склалася у перші роки війни. І поки ми плануємо покрити бюджетний дефіцит за рахунок іноземної допомоги (ще не підтвердженої), стан нашої промисловості, ситуація з недостатньою кількістю професійних кадрів..., чесно кажучи, мене дуже непокоїть. Логістика порушена, і чи не стане вона ще гіршою після нового року — гарантій немає. Так, Національний банк очікує, що цього року українська економіка зросте на 2,9%-3,6% за різними джерелами інформації. Та оптимістичний прогноз може і не реалізуватись: все залежатиме від зовнішніх обставин та внутрішньої політики. Чи треба казати, що економічна ситуація напряму впливає і на склад постачальників (їх виживання), і на ціни, і на все інше. 

А що потрібно робити у ситуації невизначеності? Правильно. Намагайтеся думати стратегічно і використовуйте ризик-менеджмент у своїй роботі. 

Ризик-менеджмент має працювати на всіх рівнях у вашій компанії, особливо — у закупівлях та в роботі із постачальниками.  Ризик-менеджмент це наскрізна задача компанії, а не лише закупівельників. 

Щодо Категорійного менеджменту, хочу сказати, що останні роки, складні, пандемійні та військові, відзначилися справжнім “бумом” на отримання знань у цьому напрямку. І я розумію, що стільки сил, вкладених у його просування, були витрачені не марно. Роботи багато. Адже Категорійних менеджерів та, взагалі, професійних закупівельників в Україні не вистачає. 

Кожна гривня сьогодні має бути використана максимально ефективно. Але шлях до цього — ускладнився, як ніколи раніше: більше немає легких продажів, доступної логістики, надійність постачальників залежить від ситуації на фронті та часто випадку. Закупівельники побачили, що через лише операційний або транзакційний рівень — вони не зможуть досягти таких результатів, як могли б завдяки Категорійному менеджменту. 

Тренд №4. Криза кадрів, віддалена робота, аутсорсинг 

Вважаю, що тенденція щодо відділеної роботи спеціалістів із закупівель продовжиться.

І хоч у публічних закупівлях України сьогодні відбувається багато позитивних змін, проте — цього поки замало. І про закупівлі продовжують говорити у плані корупційних схем надалі. Своєю чергою це погано впливає на імідж професії. А з урахуванням кризи кадрів через війну та міграцію, окремо  через навіть довоєнну недостатність професіоналів у сфері закупівель, роблю висновок, що закупівельників, а особливо — категорійних менеджерів — буде не вистачати катастрофічно. Крім змін у законодавстві, допомогти можуть навчання і сертифікація спеціалістів. Саме через навчання можна досягти певного рівня кваліфікації спеціалістів. 

Нам потрібно розробити такий підхід і стратегію, коли ми організовуємо людей із максимальною автоматизацією процес. А цінні кадри концентруються на стратегічних задачах. 

Також збільшуватиметься відсоток завдань, які будуть  віддавати на аутсорсинг.  Так, згідно з дослідженням Amazon, 95% осіб, які приймають рішення, планують доручати закупівлі третім сторонам через те, що нагальні операційні потреби випереджають доступні ресурси, такі як наявність вільних кадрів, навички чи системи, необхідні для адекватної підтримки та завершення проєктів. 

Висновок 

2024 рік надасть українським спеціалістам із закупівель унікальний досвід. Головною помилкою тут може стати сліпе копіювання дій з 2023-го року. Ситуація постійно змінюється — і закупівельні підходи потребують більшої гнучкості та нових сучасних інструментів. 

Тож, бажаю кожній українській закупівельній команді розвиватися, готуватися до складних економічних умов, розробляти плани, стратегії, категорії, покращувати своє управління постачальниками, застосовувати здобутки ризик-менеджменту та використовувати аутсорсинг, якщо ваша компанія потребує “розвантаження” від рутини або ж ситуативно.