Відпускні 2018: практичний інструмент для їх розрахунку

Попереду найтепліший сезон року і, як правило, працівники саме в цей час використовують основну щорічну оплачувану відпустку (яка є реалізацією їх права на відпочинок, що закріплене статтею 45 Конституції України). І, поки колеги із задоволенням планують відпочинок, бухгалтеру варто згадати інструменти коректного нарахування та виплати відпускних.

Існує два основних нормативних документи, що регулюють порядок розрахунку  відпускних:

1) Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100;

2) Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Загальною формулою розрахунку відпускних є множення середньоденної зарплати працівника за 1 календарний день на кількість календарних днів відпустки.

Особливістю розрахунку середньої заробітної плати за календарний рік, є виключення з нього святкових і неробочих днів.

У 2018 році 11 святкових та неробочих днів:

1 січня Новий Рік;

7 січня Різдво Христове;

8 березня Міжнародний жіночий день;

8 квітня Великдень;

1 травня День Праці;

9 травня День Перемоги;

27 травня Трійця;

28 червня День Конституції України;

24 серпня День Незалежності України;

14 жовтня День Захисника України;

25 грудня Різдво Христове.

До уваги треба взяти, що, згідно ЗУ «Про внесення змін до статті 73 КЗПП України  щодо святкових і неробочих днів» від 16.11.2017р№ 2211-VIII, 25 грудня 2017 року стало святковим днем, а 2 травня 2018 року виключено з переліку. Але, якщо до розрахунку відпускних потрапляє травень 2017 року, то 2 травня 2017 року ще враховується до святкових днів і загальна кількість святкових днів становитиме 12.

Окрім того, до уваги треба взяти дні, які також не включаються до розрахунку відпускних:

- відпустки без збереження заробітної плати;

- простій не з вини працівника.

Час перебування на лікарняному повністю зараховується під час розрахунку тривалості  розрахункового періоду.

Для визначення показника середньої заробітної плати необхідно:

- визначити розрахунковий період (12 місяців, що передують місяцю надання відпустки або надання компенсації за невиплачену відпустку, за виключенням випадків, коли розрахунковий період менший, ніж 12 місяців);

- визначення суми нарахованих працівнику виплат, які входять до розрахунку відпускних (повний перелік таких виплат зазначено в Порядку обчислення середньої заробітної плати, затверджений Постановою КМУ від 08.02.95 р. №100).

Для забезпечення ефективної роботи організації, на початку року на підприємстві має бути складено графік відпусток на поточний рік, із врахуванням особливостей планування виробничих задач, взаємозамінності виконавців робіт, кількості днів щорічної основної та додаткової відпусток працівників. Заробітна плата за час щорічної відпустки має бути виплачена працівнику за 3 календарних дні до початку відпустки згідно ст. 21 ЗУ “Про відпустки”. Існують, безперечно, обставини, коли працівнику необхідно піти в негайну відпустку за станом здоров’я чи у зв’язку з іншими обставинами. В такому випадку бухгалтер не може дотриматись даної норми й існує можливість зазначення працівником у заяві про відпустки свого бажання отримати оплату в термін, визначений окремо між роботодавцем та працівником.

Тривалість щорічної основної відпустки — різна для різних категорій працівників. Окремим категоріям працівників Закон про відпустки та інші нормативно-правові акти встановлюють триваліші строки щорічної основної відпустки, але в цілому щорічна основна відпустка не може бути менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік.

Окремо працівнику надаються додаткові відпустки, встановлені законодавством за складність умов праці; певним категоріям осіб — у залежності від соціального статусу; таким, що займають визначені посади тощо.

Обов’язковою вимогою обліку відпускних є використання забезпечення (резерву) відпусток. Створення такого забезпечення здійснюється відповідно до П(С)БО 10 «Зобов’язання». Виключенням є лише підприємства, що керуються дією П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва».

Бухгалтерські проведення обліку відпускних

якщо створено резерв відпусток:

якщо резерв не створюється:

Відображення відпускних у звіті з ЄСВ

Відображення відпускних у звіті ЄСВ за формою № Д 4 (місячна) відбувається  згідно вимог пп 9 розділу ІV наказу Мінфіну №435 від 14.04.2015 р. наступним чином.

Загальна сума відпускних ділиться на частини, нараховані в місяці виходу у відпустку, та на суми, що припадають на наступні місяці.

- Перша сума показується в графі «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) із зазначенням тільки суми у відповідному місяці, яка припадає на дні відпуски в цьому місяці та кодом нарахувань «10».

- Друга частина сум включається в окремі рядки полів наступних місяців з кодом типу нарахувань «10».

Розрахунок відпускних покажемо на прикладі.

Працівнику надається щорічна відпустка на 14 календарних днів з 1 червня 2018 року.

У розрахунковому періоді з 1 червня 2017 року до 31 травня 2018 року працівнику було нараховано 125 500 грн заробітної плати та 900 грн за 3 дні лікарняного за вересень 2017 року, які ми включаємо як в розрахунок так і до розрахункового періоду, який був у працівника. Кількість святкових та неробочих днів становить 365 – 11 = 354 календарні дні. Середньоденний заробіток становить 125 500 + 900/354 дні = 357,06 грн.

Отже, вносимо дані про нараховану зарплату, відпускні, премії в таблицю по місяцях, вносимо дані про календарні та святкові дні в розрахунковому періоді і отримуємо результат.