Копія документа: як посвідчити правильно

На написання цієї статті наштовхнула дискусія в соціальних мережах серед колег щодо того, які ж документи необхідно подавати при направленні адвокатського запиту, а також те, що постійно зіштовхуюся з ситуацією, коли копії документів не посвідчуються узагалі або посвідчуються некоректно.

Змушені бути формалістами у цих питаннях, якщо хочемо мати менше підстав для відмови в отриманні інформації за адвокатськими запитами. Проте й надавати зайву інформацію та документи не потрібно, бо, нерідко, в такий спосіб адвокат, сам того не відаючи, розкриває адвокатську таємницю.

Отже, документи, які мають бути додані до адвокатського запиту, чітко й однозначно визначені абзацом 2 частини 1 статі 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність»: до адвокатського запиту додаються посвідчені адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги. Вимагати від адвоката подання разом з адвокатським запитом інших документів забороняється.

При цьому жодна норма чинного законодавства України не визначає способу та порядку посвідчення адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю та/чи копії ордера. Адвокат, у рамках надання правової допомоги клієнту, самостійно визначає прийнятний спосіб посвідчення документів. Конструкція цієї норми сформульована у такий спосіб, що не містить відсилання до норм законів чи підзаконних нормативно-правових актів, а відповідно до частини 1 статті 19 Конституції України (норми якої є нормами прямої дії) правовий порядок в Україні грунтується на тому, що ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено чинним законодавством.

Водночас, в Україні діє Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, що поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності. Водночас, фізичні особи, у тому числі адвокати, які займаються адвокатською діяльністю індивідуально, не зобов’язані виконувати вимоги ДСТУ 4163-2003, адже не належать до кола тих осіб, на яких в обов’язковому порядку поширюється дія Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, про що зазначено в розділі 1 цього ДСТУ під назвою «Сфера застосування».

Проте для уникнення маніпуляцій з боку адресатів адвокатських запитів все-таки рекомендуємо дотримуватися порядку засвідчення копій документів, визначеного пунктами 5.26, 5.27 ДСТУ 4163-2003, відповідно до яких відмітка про засвідчення копії документа складається: зі слів «Згідно з оригіналом»; назви посади; особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища; дати засвідчення копії, яка проставляється нижче підпису.

Приклад:

Згідно з оригіналом

Адвокат Підпис Л.С.Дубчак

12.07.2017

Підпис відповідальної особи засвідчують на документі відбитком печатки організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Це загальний порядок коректного посвідчення копій документів, який необхідно відпрацювати в діловодстві компанії до автоматизму.