Коли на підприємстві потрібен економічний відділ
В теперішній час багато підприємств обходиться без економістів і економічних відділів. Керівники цих підприємств, як правило, в питаннях економіки користуються інтуїцією, «спинним мозком», «печінкою» та іншими органами і вважають, що у них це добре виходить. То можливо дійсно економісти не потрібні? Щоб відповісти на це запитання необхідно врахувати всі обставини діяльності підприємства:
1) Якими видами діяльності займається підприємство;
2) Кількість таких видів діяльності;
3) Обсяги виробництва, його специфіка;
4) Рівень кваліфікації головного бухгалтера та чи все офіційно відображається в обліку.
Якщо підприємство здійснює таку діяльність, що витрати і доходи відображаються в одному періоді (наприклад надає послуги) і усі операції офіційні, то по даних бухгалтерського обліку ви будете бачити реальний результат своєї діяльності, правда із запізненням, як мінімум на місяць. Якщо вас це влаштовує, то без економічного відділу можна обійтися, але і при такому варіанті, вартість послуг все-таки комусь потрібно розраховувати.
А якщо підприємство займається декількома видами діяльності, має товарні залишки, незавершене виробництво, то щоб зрозуміти який дохід приносить кожен вид діяльності, необхідно мати відповідного фахівця, або службу.
Чим відрізняється робота бухгалтерії від роботи економічного відділу?
Задача бухгалтерського обліку зафіксувати всі доходи та витрати, взяти на облік всі активи та зобов’язання, нарахувати та сплатити податки, провести розрахунки з працівниками та контрагентами. Бухгалтерія в обліку відображає господарські операції, які вже відбулися, згідно оформлених документів, які до неї надходять. Є відповідний документ – є відображення в обліку. Підведенням підсумку облікових операцій за звітний період є складання балансу та звіту про фінансові результати.
А от задача економічної служби - відкоригувати цей облік так, щоб «все було по поличках», тобто визначити об’єкти по яким буде проводитися облік витрат і доходів і вимагати від бухгалтерії, щоб усі операції, які стосуються цих об’єктів були відображені в обліку саме по цих об’єктам. Повністю спланувати виробничу діяльність підприємства на місяць, квартал та рік і визначити фінансовий результат від такої діяльності. На підставі актів виробничих підрозділів вести облік виробленої продукції та надавати оперативну інформацію керівнику. Проводити постійний контроль за повнотою, своєчасністю та правильністю відображення бухгалтерською службою господарських операцій в обліку. Для визначення вартості товарів, робіт, послуг розробляти планові та фактичні калькуляції. По закінченню кожного звітного періоду здійснювати аналіз господарської діяльності, виявляти відхилення від планових показників, встановлювати причини відхилень, надавати інформацію відповідним керівникам в залежності від встановлених на підприємстві форм звітів і термінів.
Потрібно зазначити, що підібрати фахівця економічної служби складніше, ніж бухгалтера. Оскільки, специфіка роботи така, що потребує творчого підходу і знань бухгалтерського, управлінського та податкового обліку, питань економіки та виробничих процесів, особливо, якщо створювати підрозділ з «нуля».
Якщо в бухгалтерії вся робота розписана в нормативних документах: законах, положеннях, стандартах, методичних рекомендаціях, то економіст методику роботи економічної служби розробляє самостійно: які складати звіти, аналізи, за якими формами, якими бухгалтерськими документами користуватися, звідки, які показники брати, як їх контролювати, як розробляти плани, як передбачувати фактори, що можуть мати вплив на економіку підприємства в подальшому і т.п.
Економічна служба – це перший помічник керівника з усіх питань, які стосуються економіки підприємства. Перш ніж розпочати будь-яку нову справу, саме економісти повинні розрахувати ефект від її впровадження. Позиція керівника: «Я сам все порахував», не завжди себе оправдовує бо, як правило, керівник глибоко не вникає в економіку і частину витрат не приймає до розрахунку, тому результат виявляється далеким від очікуваного. Але при цьому не треба забувати, що економісти не можуть самі здійснити будь-який розрахунок, який вам знадобиться, особливо по нових направленнях, де невідомі витрати. Тому у таких випадках на допомогу економісту необхідно підключати виробничих фахівців, які можуть надати технологічні витрати (паливо, електроенергію, газ, витрати сировини, трудовитрати та виробничу потужність обладнання).
Крім того, в наш час дуже актуальним стало питання оперативного отримання інформації відносно собівартості продукції, робіт, послуг для прийняття управлінських рішень, бо ринок дуже швидко змінюється і запізніла інформація може негативно позначитися на результаті. Таку оперативну інформацію може надати керівнику тільки економіст.
Раніше держава економічним службам на підприємстві відводила значну роль. Фахівці цих служб, як правило, були більш високої кваліфікації, ніж бухгалтери (вони повинні мати аналітичне мислення та добре знати як бухгалтерський облік, так і економіку), відповідно і оплата праці була вищою. Економічний відділ не тільки займався вище переліченими питаннями, а і створював багато положень, згідно яких, діяло підприємство. Це були і розділи колективного договору і положення про стимулювання працівників за виробничі показники, економію ресурсів, надання соціальних гарантій і т. ін.
Оскільки тепер значна частина державної власності перейшла у приватну власність, то бути економічному відділу на підприємстві чи ні – визначати тільки власнику бізнесу. Якщо він зацікавлений в об’єктивній і оперативній оцінці виробничої діяльності, якщо хоче не навмання, а свідомо і впевнено займатися будь-якою діяльністю, маючи планові розрахунки при оптимістичному та песимістичному розвитку подій, то такий відділ звісно на підприємстві буде.
Робота економістів складна і викликає багато спротиву від інших служб підприємства: перш за все бухгалтерія знаходиться під постійним контролем щодо своєчасності та правильності відображення доходів та витрат по об’єктах калькулювання, виробничі підрозділи повинні щоденно звітувати про вироблену продукцію, керівники підрозділів повинні надавати пояснення відхилень по витратах та інформацію для складання планів виробництва. Багатьом працівникам доводиться забути про спокійне життя. Крім того, часто, аналізуючи господарську діяльність, економісти виявляють недоліки в роботі керівників структурних підрозділів, або окремих фахівців у неефективному використані ресурсів, сировини, матеріалів, трудових ресурсів, халатність, зловживання, прорахунки. Тому, чим краще працюють економісти, тим більше незадоволених.
Власник бізнесу повинен пам’ятати, що вся робота економістів здійснюється тільки в його інтересах і ні в чиїх інших (в цьому випадку, що погано для підлеглих, то для нього добре). Тому, створений підрозділ краще підпорядковувати безпосередньо першому керівнику.
Але мало того, щоб економічний відділ добре працював. Його роботою ще потрібно вміти правильно скористатися. Зараз мало уваги приділяється підвищенню економічних знань керівників середньої ланки підприємств. Тому, з економічних аналізів не завжди робляться відповідні висновки, не звертається увага на коментарі та рекомендації, не вживаються заходи для покращення роботи. Виконання виробничого завдання «будь-якою ціною», часто основна стратегія керівників виробничих підрозділів, що негативно позначається на роботі підприємства.
Таким чином, якщо вже така служба на підприємстві є, то велика робота з аналізу господарської діяльності, яка ним виконується, повинна мати логічне продовження. Керівники та відповідні фахівці повинні опрацьовувати інформацію, яка надається цією службою, робити відповідні висновки, приймати управлінські рішення, впроваджувати заходи, які підвищуватимуть ефективність роботи підприємства.
