Найчастіше керівництво Компанії при отриманні кращої ціни і умов за договором, готове брати на себе ризики і купувати товару за передоплатою. Цими обставинами найчастіше користуються нечисті на руку співробітники відділу закупівель. Особливо якщо в Компанії не вибудувана система фінансово-економічної безпеки і немає профільних фахівців щодо запобігання корпоративного шахрайства.

Наприклад, Компанія проводить тендер на закупівлю товарів (робіт, послуг), за результатами якого договір буде укладено з фірмою-одноденкою. Надалі, після перерахування грошових коштів на рахунки даного підприємства, товар не поставляється, а послуги не надаються, оскільки до терміну їх поставки, передбаченого договором, фірма-одноденка «розчиняється». В результаті таких махінацій утворюється безнадійна дебіторська заборгованість.

Подібна схема реалізується в більшості своїй тільки в змові.  

У практиці був випадок, коли співробітник з метою особистого збагачення за рахунок Компанії, уклав форвардний контракт з фірмою-одноденкою на зариблення з наступною поставкою товару через рік (жива риба). По закінченню передбаченого договором терміну поставки товару, на дзвінки і листи фірма-одноденка не відповідала. Юридичним відділом були проведені всі необхідні заходи щодо пошуку фірми-одноденки, проте вони не принесли бажаних результатів. Даний співробітник Компанії написав пояснювальну записку керівництву підприємства і на цьому все закінчилося.

Однак, на цьому радісному етапі для внутрішньокорпоративного шахрая, в Компанії була організована служба фінансово-економічної безпеки (ФЕБ). Першочерговими діями, якими зайнялися фахівці ФЕБ, стало вивчення всіх укладених договорів за останні 3 роки, аналізувалися підприємства, умови за договорами, об'єми закупівель, поточна, прострочена та безнадійна дебіторська заборгованість.

Відключити

В ході проведеної аналітичної роботи, було встановлено, що аналогічні інциденти, з не поставкою товару, вже були в історії цього співробітника відділу закупівель. За результатами внутрішнього розслідування, шахрай був звільнений.

Причини, за якими тривалий час зазначений співробітник уникав відповідальності і дане питання не піднімалося на більш високому рівні, переріс в інші розслідування, які потягнули за собою нитку інших зловживань і протиправних дій серед менеджменту Компанії.

Для запобігання та виявлення протиправних дій при взаємовідносинах з контрагентами необхідне використання всіх трьох видів контролю: попереднього, поточного і наступного.  

ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ

До найбільш ефективних організаційних заходів при попередньому контролі, що забезпечує зниження ризиків при взаємовідносинах з контрагентами, відносяться:

Відключити

- побудова матриці ризиків;

- розробка і реалізація мір забезпечення фінансово-економічної безпеки;

- побудова матриці загроз;

- побудова ефективної системи управління і внутрішнього контролю;

Відключити

- розробка і дотримання регламенту по закупкам і організації тендерів;

- розробка і дотримання регламенту щодо врегулювання заборгованості та розрахунків;

- розробка і дотримання корпоративного кодексу етики;

- перевірка лояльності працівників при прийомі на роботу;

- створення власної бази контрагентів;

- створення системи мотивації персоналу;

- розробка програми боротьби з шахрайством;

- ротація кадрів;

- ротація посадових обов’язків та інше. 

ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ

При поточному контролі взаємовідносин з контрагентами виокремимо:

-  моніторинг перемовин з контрагентами;

- аудіовізуальний контроль перемовин;

- моніторинг процесів;

- подвійний контроль операцій;

- перевірка даних керівників та засновників контрагентів;

- перевірка повноважень осіб, що діють від імені контрагентів;

- перевірка дійсності реєстраційних даних контрагентів;

- перевірка майнового та фінансового стану контрагентів;

- перевірка правоздатності (можливість здійснювати конкретні види діяльності);

- перевірка дійсності наданих відомостей контрагентами;

- перевірка множинності реєстрації на одну юридичну адресу;

- перевірка ділової репутації контрагента;

- виїзд на підприємство контрагента;

- отримання інформації про контрагентів з відкритих джерел інформації (OSINT);

- використання різноманітних платних інформаційних ресурсів по контрагентам;

- ранжування заборгованості;

- спостереження;

- контрольна перевірка;

- моніторинг і ротація контактів з контрагентами;

- аналіз умов договорів на етапі їх укладення;

- метод стиковки і порівняння;

- контроль лояльності співробітників та інше. 

ПОДАЛЬШИЙ КОНТРОЛЬ

При подальшому контролі взаємовідносин з контрагентами, найбільш ефективними способами і методами контролю є:

- перевірка дотримання регламенту по закупкам і організації тендерів;

- перевірка бюджетної та економічної обґрунтованості та доцільності закупівель;

- перевірка правильності та обґрунтованості операцій із закупівель;

- перевірка ефективності використання ресурсів підприємства;

- перевірка дотримання регламенту щодо врегулювання заборгованості та розрахункам;

- аналіз фінансово-господарської діяльності;

- аналіз договорів;

- нормативно-правова перевірка;

- формальна перевірка та перевірка достовірності документів по проведенню тендерів;

- моніторинг результатів роботи;

- зустрічна перевірка;

- письмові пояснення;

- аналіз оперативної інформації;

- перевірка збереження активів;

- проведення службових розслідувань;

- зіставлення звітних і планових показників;

- аналітична перевірка;

- економічний аналіз та перевірка;

- вибіркова перевірка;

- перевірка записів в регістрах бухгалтерського обліку і звітності та інше.

Впевнений, що надана інформація дозволить розробити систему внутрішніх корпоративних ризиків, що дозволить підвищити не тільки ефективність системи внутрішнього контролю, а й самого бізнесу в цілому.