Мошенничество в области закупочной деятельности и тендеров

Наиболее распространенные виды мошеннических действий в сфере закупок.

Проблемой №1 в подавляющем большинстве компаний без исключения является коррупция. И я бы не советовал ни одному собственнику слепо надеяться на то, что его компания уникальна, сотрудники честные и порядочные, корпоративная культура на высоком уровне, и всё это вместе с бесплатными обедами оградит его от проблем, связанных с мошенничеством сотрудников.

Мошеннические действия сотрудников, ответственных за управление бюджетами, контролирующих поставки товаров, услуг, сырья и т. д. в отсутствие надлежащего контроля подрывают развитие компании, снижают темпы ее роста, что иногда приводит к ее стагнации, а в худшем случае –  к закрытию бизнеса.

В этой статье я попытаюсь поделиться практическими кейсами по наиболее распространенным способам мошеннических действий в сфере закупок, которые наносят прямой ущерб компаниям.

Самым распространенным способом подзаработать нерадивому сотруднику является Завышение закупочных цен.

Вступив в сговор с поставщиком товара или услуг, сотрудник компании получает после реализации сделки так называемый откат или как его еще называют ретробонус. Последний может быть выражен как в денежном эквиваленте, так и в виде поставляемой продукции, а также в виде иных подарков и возможных преференций как непосредственно вашему сотруднику, так и его близким родственникам или друзьям.

Откаты в свою очередь делятся на два вида:

- единоразовые – получаемые при заключении контракта или после одной поставки товара/услуги;

- систематические – с заложенным в сумму договора процентом от объема закупаемого товара/услуги.

Более продвинутые сотрудники организовывают собственные/подконтрольные предприятия, которые поставляют товары/услуги компании, в которой они работают, являясь просто посредниками. Приобретение товара/услуги не напрямую от производителя, а через фирму-прокладку, вследствие чего для компании:

- завышается себестоимость товара/услуги;

- возможны худшие условия по контракту (отсутствие отсрочки платежа, товарного кредита, логистики и т. п.).

В практике нередко встречались случаи вызывающей наглости и уверенности в безнаказанности (а может, элементарной глупости), где сотрудники компании или их родственники были в учредителях компании-поставщика. Данное явление, как правило, было распространено в компаниях, где отсутствовало подразделение экономической безопасности.

Высший пилотаж показывают сотрудники при игре с условиями контракта. Они искусно манипулируют такими показателями, которые в совокупности необходимо сравнивать с предложениями других поставщиков, чтобы выбрать действительно выгодное для компании:  

- способы оплаты (наличный, безналичный, смешанный);
- условия оплаты (предоплата, отсрочка платежа, смешанные);
- сроки согласования цен;
- сроки исполнения заказов;
- «бонусы» (%), которые могут быть заложены в стоимость товара/услуги (ретробонус, логистика, маркетинг, реклама, компенсация списания, возврат);
- предполагаемый оборот;
- месторасположение поставщика, место предоставления услуг (схема поставок).

Чтобы выиграть тендер на поставку, поставщики при поддержке заинтересованного сотрудника компании могут занизить стоимость продукции и/или дать более выгодные условия по контракту, однако в дальнейшем это может привести к таким последствиям:

- будет поставляться некачественный товар;
- товар не будет соответствовать согласованным критериям (размер, вес, вид и т. п.);
- возможны поставки контрафактной продукции.

А если учесть тот момент, что за контроль качества и соответствия согласованным критериям поставляемого товара отвечает тот же сотрудник, то схема в принципе идеальная. Если же контролирует другой сотрудник, то его, как показывает практика, тоже можно заинтересовать.

Даже при, казалось бы, отличных условиях и цене есть возможность нанести ущерб компании путем необоснованного объема закупки товара, что приведет к выемке из оборота денежных средств, их «заморозке» на неопределенный период, а если товар еще и скоропортящийся, то и к прямым потерям. Обычно сговор сотрудника с поставщиком происходит при:

- закупке неходового товара, который потом может годами пылиться на складе;
- закупке несезонного товара, например, закупка снегоуборочных лопат весной;
- закупке скоропортящегося товара без возможности возврата.

Основной проблемой при таком виде злоупотреблений для компании будут:

- «замораживание» оборотных денежных средств;
- дальнейшее списание за свой счет;
- реализация по себестоимости или в минус;
- сочетание всех или нескольких последствий.

Самым вызывающим видом невыгодных компании закупок является закупка «мертвого товара», который просто не продается, так как спрос на него отсутствует.

Самым криминальным по своей сути является невыполнение обязательств после внесения предоплаты за товар/услугу или просто «Кидок». На практике мне доводилось встречать случаи, когда сотрудники компаний вступали в прямой сговор с фиктивными поставщиками, вследствие чего для компаний все заканчивалось:

- полным невыполнением обязательств по контракту;
- частичным выполнением обязательств по контракту.

Особо болезненным невыполнение обязательств может быть в случае с фьючерсными контрактами. Вывод из оборота денежных средств и их дальнейшая потеря. Кроме того, приобретение данной продукции все равно необходимо, и компания несет двойные потери, к которым могут добавиться и имиджевые проблемы.

Оказанием фиктивных услуг/работ в основном грешат сотрудники административно-хозяйственного отдела, которые обеспечивают жизнедеятельность офиса, производства, распределительного центра и т. п. Основные их злоупотребления проявляются при:

фиктивной замене оборудования, которая по факту не проводится;

- замене оборудования, но только на б/у вместо нового;
- замене оборудования, но на более дешевый аналог указанной продукции/торговой марки (ТМ);
- фиктивном техническом обслуживании, которое по факту не проводится;
- техническом обслуживании, в котором нет необходимости;
- завышении объема выполненных работ.

В случае с сотрудниками транспортного отдела добавляются риски с контролем за расходом топлива и ГСМ.

Навязывание эксклюзивности как один из способов вытянуть из бюджета компании крупную сумму, от которой можно получить больший откат.

В моей практике был очень яркий пример, когда в одну крупную компанию активно продвигалась техника определенной ТМ для внутреннего пользования, и ее закупка уже даже была устно согласована с владельцем бизнеса. Однако службой экономической безопасности был проведен ряд мероприятий, в ходе которых было установлено, что лицо, лоббирующее указанную ТМ, вступило в предварительный сговор с эксклюзивным поставщиком данной продукции в Украину. Для подконтрольного лоббирующему сотруднику предприятия был подготовлен контракт с лучшими ценами и условиями, где даже при условии обязательного проведения тендера в компании все равно выиграло бы предприятие, подконтрольное заинтересованному сотруднику.

Если в компании выстроена система контроля за входными ценами и условиями, проводится детальный анализ компаний-контрагентов, но желание «подзаработать» у сотрудников не пропадает, они используют возможности сделать это уже после заключения контрактов при безосновательном изменении цен по спецификациям.

Цена действительно может меняться, если на ее формирование влияют:

- курс валют;
- стоимость топлива;
- стоимость коммунальных услуг (газ, вода, электроэнергия);
- стоимость сырья.

В договоре можно внести пункт с описанием ценообразования на продукт. В таком случае при изменении одного из факторов, влияющих на ценообразование, меняется и цена. Однако необходимо предусмотреть, при каком % изменения курса стоит пересматривать стоимость продукции, поскольку рынок динамичен, и постоянное изменение цены может спровоцировать проблемы.

Договоры, условия которых предусматривают изменение цены в зависимости от объема закупки товара, необходимо также держать под постоянным контролем.

Кроме того, стоит учитывать, что на цену продукта может повлиять и изменение законодательства.

Сговор нескольких поставщиков идентичной продукции с возможной заинтересованностью сотрудника компании – еще один из способов заставить компанию производить закупки не по рыночным ценам. Компании могут заключать договоры с рядом предприятий с целью подстраховки на случай перебоев поставок продукции или услуг. И это вполне оправданный способ подстраховки. Как правило, данный способ также организовывается непосредственно сотрудником компании, который в дальнейшем может делать закупку продукции по очереди у каждой из компаний. Но в какой-то момент он может совершить закупку по неожиданно высокой цене. И здесь возможны два варианта – или поставщики вступили в сговор между собой, или в этом сговоре участвует также и сотрудник компании. На вопрос о том, почему так дорого, сотрудник заявляет, что на рынке с продуктом перебои, и он был в наличии только у одного из поставщиков, поэтому компании сказочно повезло иметь его в числе своих контрагентов.

Я постарался обозначить ключевые способы злоупотреблений в закупочной деятельности отечественных компаний. Контроллинг за коммерческой деятельностью компании – процесс систематический и довольно сложный, особенно в части его последующего мониторинга, но без него компания обречена нести убытки.

В следующем материале я постараюсь изложить механизмы противодействия злоупотреблениям и контролю за закупочной деятельностью компании.