Проверка на пороге: как общаться с проверяющими
Да, бизнес с неприязнью относится к проверяющим: они нарушают процесс работы, создают проблемы, портят нервы. А если еще добавить субъективный фактор, когда проверяющие хамят, качают права и мешают работать, то о взаимной любви и понимании речи идти не может.
Просто о банальном: как себя вести с теми, кто заявился к вам на проверку – рассказывает адвокат, партнер, управляющий практики налогового права Адвокатского Объединения «Артиус» Иван Краснов.
Будь человеком!
В первую очередь, помните, что все мы люди. Посему нормальное человеческое отношение и приятное общение даже в отношениях с проверяющими не помешает. Не стоит начинать с агрессии и неприязни. Лучше постарайтесь сразу наладить контакт, но только в пределах разумного, чтоб проверяющие вам сразу на шею не сели. И постарайтесь придерживаться следующих советов.
1. Кто есть кто
Как только к вам в двери постучались, вы должны выяснить, кто пришел, к кому и зачем. Нужно понимать, что с проверкой на предприятие могут прийти не только налоговые органы. Сегодня в Украине существует с десяток контролирующих инстанций, которые имеют полномочия проверять бизнес (КРУшники (Госфининспекция), пожарные, санстанция и т.д.). Причем проверить документы должны еще при первом контакте с пришедшими – на посте охраны, стойке администрации – и сразу же уведомить руководство (или юриста) о проверке.
Проверяющие должны показать вам свои документы и четко объяснить, почему, на основании чего (например, направление на проверку или встречную сверку, определение о проведении обыска и выемки) они пришли. Убедитесь, что пришли именно к вам, особенно если на одном адресе зарегистрировано нескольких компаний — узнайте, какую именно проверяют.
Перепишите реквизиты документов (удостоверений) проверяющих – они пригодятся вам в случае возникновения разногласий позже. Ведь к вам могут прийти и с поддельными документами – не стоит пускать всех кого не попадя.
2. Дело юриста
Запомните – общаться с проверяющими должен только юрист. Он знает свои и ваши права, сможет предотвратить нарушение закона и утереть им нос в случае наглости. Вы же нигде не подписывайтесь и ничего не давайте проверяющим в его отсутствие. Если юриста нет на месте на момент визита гостей – срочно вызовите его, а проверяющих попросите подождать его прихода. Зачастую это не вызывает особых возражений.
3. Изоляция
Выделите проверяющим отдельное помещение. Лучше если там не будет ничего, кроме стола и стульев. Это позволит вам избежать контакта между ними и вашими работниками. Вбейте своему коллективу в голову простые истины: никаких разговоров, вопросов, ответов, разъяснений. С проверяющими должен общаться только один работник (желательно юрист), знающий что можно говорить, а чего им знать ни в коем случае не стоит.
4. Рабочее место
Не стоит создавать проверяющим комфортных условий. Они скорее всего потребуют компьютер, принтер, сканер, а еще кофе с молоком. Но помните, что вы не обязаны предоставлять им подобные вещи. Пусть приносят свой ноутбук, а если нет – пишут все вручную. Чем комфортнее им будет – тем дольше будут проводить проверку.
Если же вы все же решили поделиться оргтехникой, то помните, что на компьютере, который вы даете, не должно быть никакой информации касаемо вашего бизнеса. Иначе не сомневайтесь, что они используют ее в своих целях.
5. Под присмотром
Не оставляйте проверяющих самих, дабы не допустить их к каким-либо документам или помещениям. Вы должны постоянно знать, где они и желательно что делают.
Особое внимание уделите оригиналам документов: никогда не оставляйте их в руках проверяющих без вашего присутствия. Ведь не секрет, что случаются пропажи. К примеру, оригинал налоговой накладной, дающий право на налоговый кредит, до проверки был, но вдруг его не стало, а куда делся — непонятно. Налоговые последствия для налогоплательщика налицо, а доказать что-либо почти нереально (если конечно в помещении не стояли камеры).
6. От звонка до звонка
Обратите внимание на сроки проверки, указанные в уведомлении. Проверяющие должны работать в пределах этих сроков и строго в рабочее время. Причем рабочее время не их, а ваше, то есть установленное на предприятии. Вы не должны ради них оставаться и сидеть лишние часы на работе. Пусть подстраиваются.
7. Бумажная четкость
Внимательно ознакомьтесь с перечнем требуемых проверяющими документов. Скорее всего, просить предоставить часть из них они не имеют право, нет оснований. Посему сразу расставьте все точки над і – что вы будете, а что не собираетесь давать.
Старайтесь подготовить сразу все документы, которые предоставите для проверки, отксерьте их, сшейте, пронумеруйте. По возможности давайте копии документов. Если все же требуют предоставить оригиналы, отдавайте документы под подпись по акту приема-передачи по описи.
Ни в коем случае не разрешайте выносить ничего за пределы офиса. Это поможет избежать пропажи документов и их фальсификации. Если же проверяющие все же умудрятся забрать какие-либо оригиналы с собой – смело звоните 102 и заявляйте о пропаже. Ведь у вас есть опись в качестве доказательства.
8. Внимательность к акту
Особо тщательно отнеситесь к изучению акта проверки, который будет составлен в итоге. Содержание нарушений, зафиксированных в акте, должно четко соответствовать нормам законодательства, незаполненные места перечеркиваются значком «Z», должны быть проставлены даты и подписи. Если не согласны с чем-либо – сразу же заявите о своих возражениях. Лучше сразу задокументируйте их в самом акте проверки (с обратной стороны).
Помните, вы не должны нервничать и слепо выполнять все указания проверяющих. В первую очередь думайте о себе, защищайте свой бизнес и свои права. Не стоит ничего предпринимать без участия юриста. В случае накаления ситуации – звоните в милицию. Но и не хамите им с порога, ведь проверяющие такие же люди, как и вы, и они просто выполняют свою работу.
