Шаг 1 – Найдите и определите нефтяные ресурсы в Вашем бизнесе!

В первую очередь, при анализе и определении критичности должностей в компании, важно решить – что же является главным ресурсом (нефтью) в Вашем бизнесе. Грубо говоря, на каком активе Вам крайне важно сконцентрировать свои силы, ресурсы и время в первую очередь.

Конечно же, главным в любом бизнесе - всегда персонал, сотрудники, люди. От их умения, знаний, порядочности и благонадежности, качества управления ресурсами (нефтью) бизнеса – напрямую зависит финансовый результат всего предприятия - или компания растет, или падает, и терпит убытки.

Давайте рассмотрим, в каких блоках бизнеса концентрируется ресурс (актив), которым управляют люди. В первую очередь, коснемся материальных активов - ТМЦ (ГСМ, сырье, расходные материалы, готовая продукция, энергетические ресурсы, наличные и безналичные средства и многое другое).

Классически, выделяют несколько крупных блоков концентрации активов, которые присутствуют в любом бизнесе:

- Закупки – бюджет на закупки сырья, упаковки, расходных материалов, ГСМ, готовых изделий, различных услуг и многое другое – это всегда манящий пирог для любых неблагонадежных и рисковых сотрудников поживиться за его счет. Классика – откаты и взятки, за лоббирование интересов, прописывание тендера под нужного поставщика, получение неправомерного дохода за более лучшие условия в контракте, за более лояльное рассмотрение и очень много других вариантов и схем. Чем больше бюджет, сложнее и регулярнее закупки, тем проще, конкретней, с четко разделенными зонами ответственности должны быть процедуры закупок для всех участников.

- Производство продукции или услуг – на этом этапе миллион возможностей нанести компании вред и ущерб. Начиная от неверного списания сырья для производства (нарушение норм списания), заканчивая получением взяток при подписании контрактов на ремонт/наладку оборудования, энергосетей и т.д.

- Продажи – зависит от формата, в рознице присущи одни риски, в крупных (оптовых, В2В) продажах – другая специфика. В любом случае, в месте передачи товара/продукции/услуги клиенту в обмен на деньги могут происходить нарушения, рисковые действия, которые нанесут компании ущерб. Начиная от простой продажи товаров или услуг «мимо кассы», заканчивая перевод крупных клиентов на свои структуры (присущи региональным руководителям), использование ресурсов компании для своих личных корыстных интересов.

Самое сложное, когда встречаются комбинации и сотрудники вступают в сговор: Например, закупка – производство – склад + охрана – продажи = закупили муку и мясо, произвели полуфабрикаты (пельмени, вареники и другие замороженные продукты), по документам на уровне производства реализовали списание по «нужным» нормам, с целью высвободить сырье для производства доп. объема неучтенной продукции, далее погрузить в авто экспедиции и продать – или самим экспедиторам со значительной скидкой или же сами сотрудники ищут места сбыта. Создание такой группы не простая задача, но, если же схема заработала, тогда убытки могут измеряться миллионами гривен.

При этом, не будем забывать, что мы живем в 21 веке и сегодня царит ее величество - информация, которая становится также активом! Или еще его называют – нематериальный актив. Многие привыкли думать, что это особенности технологии, ноу-хау, фишки в производстве того или иного продукта. Но, это далеко не все.

Многих конкурентов всегда интересует информация, например, о покупателях компании. НО, не само название покупателя (лого, марка) – это не так сложно выяснить, притом, многие компании на своих сайтах публикуют своих основных потребителей. А вот, конкретику, особенности сотрудничества, какие условия, преференции, кто принимает решение, сроки поставок, периоды – вот, что заботит конкурентов, что хочется знать многим.

Или персональные данные по руководителям, собственникам, ключевым сотрудникам, о системе управления внутри компании, о логике создания новых бизнесов, в чем особенности и фишки проектов, зная которые, появляется возможность сделать проект дешевле, эффективнее, чем конкуренты. О конфликтных ситуациях внутри бизнеса, корпоративных разборках или другой информации, знать которую могут только посвященные в этот процесс люди. О системе защиты, об особенностях построения ИТ-безопасности и другие особенности, которые могут быть полезны и нужны заинтересованным 3-м лицам.

В эпоху диджитализации, баз данных, именно этот актив играет важнейшую роль и его потеря (слив, утечка, передача и другие способы) могут нанести бизнесу огромный урон, даже больше, чем кража материальных активов.

Отчетность – как отдельный вид зафиксированной информации, причем на любом уровне управления. В первую очередь, это касается подразделений финансов, бухгалтерия, продажи, аренда и продажа имущества, персонала, управленческая отчетность.

Отчеты не являются отдельным видом актива. НО, при ее умелом составлении (использовании) злоумышленник имеет все возможности присвоить/украсть актив компании, получить нелегальный доход и нанести компании вред и ущерб. Это как инструмент влияния на лиц, принимающих решение.

Начиная от банальных «мертвых душ», когда бухгалтер по зарплате получает возможность присваивать себе деньги уволенных сотрудников, зарплатные карты которых оказались в руках бухгалтера. Заканчивая ситуациями, когда руководство компании представляет недостоверные данные в отчет о деятельности компании для акционеров с целью скрыть проблемы, неэффективность, что обычно выливается в убытки и репутационные потери.

Например, если это ритейл, то акты передачи товара из ЦС (центрального склада) в розничные магазины – это и есть один из основных источников получения «нелегального дохода» - сотрудники склада вносят в акты отгрузки товаров недостоверные данные при отправке, пишут один ассортимент и количество товаров, грузят в авто меньшее количество, изначально зная, что не все магазины захотят разбираться и ругаться с сотрудниками ЦС, осознавая, что есть % допустимой убыли (недовозов), разницу присваивают себе и после продают через сайты, группы в социальных сетях. Здесь мы видим комбинацию мошеннических действий – продукция на складе (актив) и отчетность (зафиксированная информация).

Если же это производственная компания, то здесь могут быть такие схемы - кондитерское производство, на склад приходит заявка упаковать паллету тортов с подробным описанием ассортимента. Складские сотрудники упаковывают то, что было заявлено и дополнительно добавляют то, что нужно им, в отчет (накладную), конечно же, доп. продукцию не вписывают. После того, как паллету обмотают пленкой, составляют другую (нужную) накладную для охраны и экспедиции, где понятно, количество продукции меньше, чем положили по факту. Охрана, зачастую не имея по сути сканеров или других аппаратных средств для действенного контроля, визуально осматривает содержимое кузова авто и ставит штамп на накладную, выпускает машину с продукцией в розничную сеть. В результате, экспедиция доставляет заявленный товар, как и указано в накладной, так и дополнительный, который продается, понятно, по другой цене. Зачастую, сотрудники склада договариваются с экспедиторами, чтобы те платили им сразу за продукцию сверх накладной, чтобы не заниматься реализацией, чтобы сразу получить живые деньги. Экспедитор же каждый день общается с розницей и у него возможностей продать продукцию очень много. Обычно, такие схемы вскрываются случайно, когда к охране, например, попадает 2 накладные – подделанная для них же, чтобы скрыть доп. продукцию, и реальная, где расписан весь заказ на отгрузку.

Подводя итог, можем выделить 3 основных нефтеносных видов активов любого бизнеса, на которых крайне важно сделать акцент и сконцентрировать свои усилия:

1. Материальные ресурсы – ТМЦ, ГСМ, наличные и безналичные средства, остатки на складе готовой продукции, полуфабрикаты. оборудование, энергия и другое.

2. Информация – данные по продажам, клиентам, персональные данные собственников и сотрудников, внутренняя кухня компании, особенно если есть конфликты и пикантные подробности, особенности выстраивания бизнес-процессов. финансовые данные и другие.

3. Отчетность – как зафиксированная информация, манипуляция с которой, мошеннические действия могут привести к получению нелегального дохода и нанесению вреда и ущерба компании.

Анализ конкретных видов «нефтяных» ресурсов необходимо проводить в каждой компании отдельно, с учетом особенностей и выбранной бизнес-модели.

При этом, крайне важно, помнить – что все данные ресурсы управляются и используются – ЛЮДЬМИ! Персонал компании – главное действующее лицо любого бизнеса. И то, как они смогут эффективно или нет, экономно или нет, успешно или нет – управлять данными ресурсами – и зависит успех или не успех бизнеса, будет развитие, достигнуты показатели, получена прибыль или наоборот – убытки, ущерб и потери.

(читайте продолжение в статье – ШАГ 2 - Где же проходит ватерлиния Вашего бизнеса!? Определяем критическую отметку)