Как наладить эффективную работу финансового отделения в бизнесе?
В специфике нашей технологии, руководитель финансового отделения - это не классический бухгалтер. Задача бухгалтера - отразить все операции в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством страны, задача руководителя отделения финансов - защищать, учитывать и приумножать активы и резервы компании. Это делается посредством отслеживания и контроля каждой денежной частицы в компании, с момента, когда она поступает в компанию в качестве дохода, до момента, когда она уходит из организации в качестве расходов.
Задача руководителя отделения финансов - организовать работу таким образом, чтоб все данные были отражены и не вызывали ни капли сомнения как у руководства компании, так и у контролирующих органов. Современные программы и технологии позволяют полностью синхронизировать различные базы бухгалтерских программ.
В идеале работа финансового отделения должна быть поделена на 3 отдела - дохода, расхода, учета. Таким образом будет гораздо легче контролировать результаты.
В работе финансового отделения все должно быть четко налажено, все понятно как для руководителя отделения, так и для руководства компании, которые могут провести инспекцию и получит полную информацию. Не должно быть никаких данных, которые не отражены в отчетах, выписках, официальных документах (т.е. не верим ни единому устному факту, все должно быть подтверждено документально).
Успешные действия
Хочу поделится действиями, которые помогли наладить эффективную работу отделений финансов в 450 компаниях Украины:
1. Использование письменной коммуникации.
2. Своевременная подготовка данных для финансового планирования.
3. Ежедневное проведение ревизии кассы.
4. Составление плана оплат и согласование его с заказчиками. Идеально определить точные дни и часы, когда вы будете проводить оплаты наличными и безналично. Например, выплаты наличными проводяться в четверг с 12:00 до 14:00 и в понедельник с 10:00 по 12:00. Оплаты безналично в пятницу и во вторник с 10:00 до 11:00.
5. Своевременное оформление документов в соответствующие папки.
6. Обязательное сохранение файлов на сервер по единому четко установленному стандарту (в нашей компании названия всех документов такие ГОД-МЕСЯЦ-ДАТА НАЗВАНИЕ).
7. Сохранение архива бланков документов в электронном виде в папке на сервере.
9. Ведение файла Оплаты услуг в Google doc. Чтоб каждый сотрудник не бегал к Вам с вопросами: Когда оплатят по моей платежке?
10. Составление и ведение файла План/факт по доходам и расходам. Успешно запрашивать данные на следующее полугодие за месяц до окончания текущего. Далее периодически обновлять данные и акцентировать на этом внимание других руководителей. Это позволяет анализировать плановое и текущее финансовое состояние компании.
11. В Google doc. отмечать файлы, с которыми постоянно работаешь, знаком «звездочка» (план/факт по доходам филиалов, отчеты по переданным материалам в филиалы, файлы по сверкам). Тогда их быстро можно найти в разделе «Помеченные». Также успешно ежедневно просматривать эту папку чтобы видеть какие данные изменились и оперативно быть в курсе событий.
Как вести оценку работы отделения финансов?
Наверное проще всего и нагляднее будет оценивать работу по графику статистики. Главной статистикой и оценкой эффективности руководителя отделения является стоимость активов с учетом износа
В статистику включают общую стоимость денег на счетах и в кассе компании, общую стоимость основных средств компании с учетом износа, складские остатки. Чтобы посчитать стоимость основных средств, они должны быть правильно учтены и переданы в эксплуатацию ответственным лицам, назначены нормы амортизации и произведен расчет стоимости с учетом износа. Обратите внимание на то, что в эту статистику не включается сумма дебиторской задолженности.
Также необходимо вести статистику по просроченной кредиторской задолженности (перевернутая)
Это сумма неоплаченных вовремя счетов и любых других обязательств компании на конец отчетной недели (оказанные услуги, предоставленные материальные ценности, заработная плата, оплаты по кредитам и другим обязательствам). Статистика перевернутая, то есть, признаком эффективной работы руководителя будет ноль на графике.
Выводы
В отделении финансов есть прописанный план по доходу и расходу. Выполнение этих планов достигается путем строгого контроля по сбору дебиторской задолженности; оплаты расходов, строго по принципу Финансового Планирования, регулярных координаций с отделом продаж по получению дохода. Компания должна иметь высокую кредитоспособность, и это обеспечивает финансовое отделение.
В конечном итоге именно финансовое отделение несет ответственность за жизнеспособность организации в том, что касается финансов.
Деятельность отделения, по существу, заключается в обеспечении компании материальными ценностями и денежными средствами, без которых производство становится практически невозможным.
Таким образом качество работы финансового отделения напрямую связано с процветанием компании и потенциалом ее выживания. Это одна из тех жизненно важных областей в компании, которую руководитель не может игнорировать.
