О переносе сроков проведения проверки при утрате первичных документов

По общему правилу, согласно положениямп. 44.5 ст. 44 НК Украины если невозможность проведения проверкиналогоплательщика связана с утратой последним первичных документов, сроки проведениятаких проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов кпроверке. Подтверждает этот факт и ГФС Украины в ИНК от 22.08.2017 года №1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК[1].

Особое внимание хотелось бы обратить надва ключевых аспекта:

1) срок и порядок уведомленияналогоплательщиком контролирующего органа об утрате документов;

2) срок восстановления утраченныхдокументов.

Так, в случае утраты, повреждения илидосрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в 5-дневныйсрок со дня такого события уведомить контролирующий орган по месту учета впорядке, установленном для подачи налоговой отчетности (абзац первый п. 44.5ст. 44 НК Украины). При этом, прежде чем подать данное уведомление, руководительсубъект хозяйствования должен письменно сообщить об утрате документов вправоохранительные органы и подготовить приказ о назначении комиссии дляустановления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утраты.Именно такой порядок предусмотрен п. 6.10 Положения о документальномобеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерствафинансов Украины от 24.05.1995 года № 88[2](далее – Положение № 88). Подобного рода мероприятия проводятся с цельюподтвердить, что предприятие предпринимает меры по расследованию фактаисчезновения документов.

Следует отметить, что к самомууведомлению желательно приложить и копию заявления в правоохранительные органы,и копию приказа о создании комиссии. Хотя, если в течение 5-ти календарных днейсо дня утраты документов налогоплательщику удастся получить от органов полициивывод о результатах проверки заявления об утере документов, то его вполне будетдостаточно для подтверждения факта утраты первички. По возможности, уведомлениежелательно подавать непосредственно в канцелярию контролирующего органа либо жев электронной форме средствами электронной связи с соблюдением порядканаложения ЭЦП, чтобы фискалы как можно раньше узнали об утрате документов.

Единственное, на что еще хотелось быобратить внимание, - это строгое соблюдение 5-ти дневного срока, иначе будетиметь место нарушение п. 44.5 ст. 44 НК Украины. Об этом свидетельствуют и материалысудебной практики (например, определение ВАСУ от 12.07.2016 года по делу822/4228/14[3]).

Как указано в абзаце втором п. 44.5 ст.44 НК Украины, налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы втечение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомленияв контролирующий орган. Данные положения носят императивный характер, и ихнесоблюдение чревато негативными последствиями для субъекта хозяйствования.Так, не предоставление налогоплательщиком первичных документов дляподтверждения фактического выполнения обязательств по договорам с контрагентамисвидетельствует о недостоверности таких операций (п. 44.6 ст. 44 НК Украины, определениеВАСУ от 11.02.2016 года по делу № 2а-4475/12/2670[4]),а необеспечение хранения первичных документов в течение предусмотренногозаконом срока влечет за собой финансовые санкции, предусмотренные п. 121.1 ст.121 НК Украины. Поэтому, если субъект хозяйствования не желает создавать самомусебе проблемы, утраченные документы стоит восстановить вовремя.

Следует сказать, что если первичныедокументы утеряны в зоне АТО, порядок их восстановления практически аналогичный–необходимо будет дополнительное получить сертификат Торгово-промышленнойпалаты Украины о форс-мажорных обстоятельствах.

Таким образом, если предприятие покакой-либо причине утратило первичные документы, чрезвычайно важно предпринятьмеры по расследованию такого факта пропажи, вовремя сообщить об этом вконтролирующий орган и предпринять меры по восстановлению документов. Если всеуказанные действия будут совершены согласно предписаниям Положения № 88 и НКУкраины, то любые доводы контролеров о неподтвержденности реальностихозяйственных операций будут безосновательными (см. определение ВАСУ от01.12.2015 года по делу № 823/1351/14[5]).