Как мы вернули сотрудников к продуктивной и безопасной работе в офисе?

Прошло уже больше 4 месяцев после начала карантина в Украине. Большинство компаний перешло на “удаленку”. В начале карантина многие сотрудники столкнулись с неудобством работы из дома, а руководство компаний старалось максимально оптимизировать рабочие процессы и облегчить переход для своих команд. Тогда я уже писала блог о сохранении эффективности бизнеса в условиях форсированного перехода на дистанционный режим. Но сейчас мы адаптируемся к абсолютно новому режиму офисной работы - миксу докарантинных реалий и опыту удаленной работы.  Конец самоизоляции и выход в офис стали для сотрудников не менее стрессовыми процессами после более чем двух месяцев карантина. Даже те сотрудники, которые, казалось бы, с нетерпением ждали возвращения в офисную атмосферу, неожиданно для самих себя столкнулись с определенными сложностями и неудобствами. Как мы решали эти проблемы? 

Трудности, с которыми столкнулись члены коллектива, и как их решать 

Страх и ипохондрия. В сегодняшней ситуации абсолютно адекватно переживать за свое здоровье и здоровье родных. После такого длительного карантин, стольких рекомендаций по безопасности и ежедневной карантинной сводки во всех медиа у нас на подсознательном уровне выработалось это опасение. Теперь дорога до работы, пребывание среди большого количества людей и новые знакомства представляют для нас определенный барьер. Однако мы не можем закрыться дома, пока не найдут вакцину.

В компании мы решали этот вопрос с заботой о сотрудниках. Во-первых, были прописаны и внедрены новые правила офиса: температурный скрининг, частая уборка с протиранием поверхностей с повышенным контактом, антисептики на входе - словом, необходимый минимум. В офисе всегда есть запас масок, а при первых симптомах простуды сотрудник сразу отправляется домой без оглядки на должность или задачу.

Во-вторых, мы выводили команду в офис поэтапно, начиная с тех, чье присутствие в офисе наиболее необходимо. Предпочтение отдавали тем, у кого есть личный транспорт, чтобы понять,как открытие общественного транспорта повлияло на ситуацию в городах.

В-третьих, мы обновили страховой полис, который включает и базовое лечение от COVID-19, а также более частые обязательные медсомотры.   

Потеря мотивации к работе и социальному взаимодействию. Важно помнить, что на протяжении двух месяцев мы не просто не ходили в офис, а покидали дом разве что ради продуктов. Глобальная пандемия заставила многих людей испытывать беспокойство, депрессию и страх. Эмоциональные потребности сотрудников пошатнулись из-за различных факторов, начиная с опасений потерять работу и заканчивая эпидемией, невиданной со времен испанского гриппа.

В этой ситуации коллективу нужна психологическая поддержка. Так руководители отделов получили задачу на индивидуальные беседы с каждым по поводу возможных страхов выхода в офис и роли компании в этом. Обсуждение успешных проектов и планов на будущее повлияло позитивно: сам разговор о планах и перспективе показывал, что жизнь изменилась, но никак не закончилась. 

Дистанционка как уже привычный режим работы. Сохраняйте удаленную работу в качестве опции.  Это позволит обеспечить гибкость работы сотрудников и их удовлетворенность рабочим процессом. Если ваш бизнес  пережил карантин, то успешный опыт диджитализации и удаленных командных встреч, полученный во время карантина, уже у вас есть.Но при этом важно не забывать контролировать эффективность работы коллектива.  

Как команда LeoGaming возвращалась в привычный (офисный) режим работы 

Описанные выше пункты и были использованы  при возвращении команды LeoGaming в офис. Выходили из карантина мы поочередно, придерживаясь указаний ВОЗ. Все были рады прежним живым встречам, офисной атмосфере и быстрой коммуникации. 

Однако очевидно, что за два месяца пребывания дома мы привыкли к домашнему уюту и покою. Чтобы наши работники чувствовали себя не менее комфортно в офисе, мы устраивали совместные обеды, привозили в офис угощения. Нам повезло: онлайн-платежи во времена пандемии только выросли, поэтому все вышеописанное - заслуга того, что мы поддержали растущую динамику. Это ваш самый ценный актив, на фоне которого даже коронавирус - уравнение, которое возможно упростить.

How have we got back to productive and safe work in the office? 

More than 4 months have passed since the beginning of the quarantine in Ukraine. Most companies have transitioned to remote work. At the beginning of the quarantine, many employees faced the inconvenience of working from home, while the companies management was trying to optimize work processes and make the transitioning to remote work easier for their teams. Back then I wrote a blog about maintaining business efficiency during forced transitioning to remote work. But now we are adapting to a completely new mode of office work-a mix of pre-quarantine realities and the experience of distance work. The end of self-isolation and the exit to the office became equally stressful for employees after more than two months of quarantine. Even those employees who had seemed  to be looking forward to return to the office atmosphere, unexpectedly for themselves faced certain difficulties or inconveniences. How did we solve these problems? 

Difficulties faced by team members and how to fix them 

Fear and hypochondria. It’s absolutely adequate to worry about your health and the health of your relatives in current situation. After such a long quarantine, so many safety recommendations and daily quarantine  updates in all media resources, such fear has subconsciously developed in our minds. Now the road to work, social gathering  and new acquaintances represent a certain barrier for us. However, we can’t stay at home until a vaccine is found.

In the company, we fixed this issue with concern for employees. First, new office rules were defined and implemented: temperature screening, frequent cleaning with wiping of constantly contacted surfaces, sanitizers at the entrance-in a word, the required minimum. There’re always masks in the office, and at the first symptoms of a cold, the employee immediately goes home regardless of the position or task.

Secondly, we’ve got back to the office by steps, starting with those whose presence in the office is most needed. The preference was given to employees with personal transport to understand how the start of public vehicles operation would affect the situation in cities.

Thirdly, we have updated the insurance policy, which includes both basic COVID-19 treatment and more frequent compulsory medical examinations. 

Loss of motivation for work and social interaction. It’s worth remembering that for two months we had not only stop going to an office, but also left the house only to buy some food. The global pandemic has made many people to experience anxiety, depression, and fear. The employees emotional needs have been destabilized by different factors from fear of losing their jobs to a global emergency on a scale not seen since the Spanish flu.

In such circumstances, a team needs psychological support. So the heads of departments were given the tasks to have individual conversations with each about the possible fears of working from office and the company's role in this process. Discussion of successful projects and plans for the future had a positive effect: the very conversation about plans and prospects showed that life had changed, but didn't end in no case. 

Remote work as an already familiar operating mode. Keep remote work as an option. This will ensure the flexibility for employees and increase their satisfaction with the work process. If your business has survived the quarantine, then you already have a successful digitalization and remote team work experience, but it is important to continue monitoring the team effectiveness. 

How LeoGaming team had been returning to usual (office) regime 

The points described above were used when the LeoGaming team was getting back to the office. We left quarantine gradually by groups, adhering to the the WHO recommendations. Everyone was happy with the previous live meetings, office atmosphere and quick communication.

However, it is obvious that for two months at home, we have got used to home comfort and peace. We wanted our employees to feel the same in the office, so we had meals together  and brought treat to the office. We’re lucky: the number of online payments has only increased during the pandemic, so all of the above is due to the fact that we supported the growing dynamics. This is your most valuable asset, against which even the coronavirus is an equation that can be simplified.