Трудно даже вообразить, в какой степени структурабизнес-процессов продиктована ограничениями бумажного делопроизводства.
Майкл Хаммер, Джеймс Чампли
«Реинжиниринг вашего бизнеса»
Что бы там ни говорили, но старинна Билл Гейтсизрекает разумные предложения: «Электронная технология способна полностьюизменить как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. Вчастности они могут избавить сотрудников от медлительной, трудоемкой работы сбумажными документами. Замена бумажных процессов электронными позволяетинтеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой» - , вот его словав книге «Бизнес со скоростью мысли».
Полностью электронная рабочая среда обычноназывается «безбумажным офисом» - термин этот существует с 1973 года. Тогда этобыло мечтой. А что же происходит сегодня? Готовы ли компании, особенногосударственные службы, отказаться от кипы бумаг, миллиона форм для отчетностии не только и подписи конвертов своим клиентам (партнерам, поставщикам и т.п.)вручную?
В наши дни все необходимое для реализации этоймечты имеется. Технологии, техника, ПО -современный набор инструментов для автоматизации бизнеса любой компании – всеэто уже есть. Тем не менее, потребность в бумаге с каждым годом увеличивается,что как минимум неудобно.
Нет, я, конечно, не призываю исключить бумагу изоперационной деятельности компании. На сегодняшний день это и невозможно -многие документы необходимо распечатывать все-таки на бумаге согласно нормам нашегозаконодательства, да и для многих менеджеров отчеты в распечатанном виде болеепредпочтительны для анализа и восприятия, нежели десятки страниц на экране.
Но считали ли вы какое количество бумажных форместь в компании для обязательногозаполнения? А сколько Ваши сотрудники тратят времени на их заполнение?(Бухгалтерия, которая подает отчеты в бумажном виде или в электронном, но НА ДИСКЕТАХ!!! не в счет. Кстати, в нашей компанииежемесячно возникает вопрос – где записать информацию на дискету, т.к. уже нетПК с дисководами для дискет). Ведь сколько возможно сэкономить временисотрудников компании, направить их энергию и потенциал в нужное русло нарешение более глобальных задач, чем заполнение бумаг.
Повышение эффективности труда интеллектуальных работниковконечно измерить гораздо труднее, чем прирост производительности труда рабочихна конвейере, но здравый смысл подсказывает, что если освободить их отмногочисленных рутинных обязанностей, они будут делать свое дело лучше. Вашиклиенты тоже должны это почувствовать, ибо время, раньше уходившее на копание вбумагах, ваши работники смогут дополнительно посвятить решению их проблем.
Интересно услышать Ваше мнение. В вашей компаниибумажных форм больше, чем электронных, или наоборот? Как Вы считаете, скольконеобходимо нам (Украине) еще лет, чтобы принципы «безбумажного офиса» были длянас настолько же естественными, насколько чистить зубы по утрам?