Перехід на електронний документообіг (ЕДО) — це стратегічне рішення для компанії. Проте, у процесі впровадження бізнес часто стикається з труднощами, які можна було б уникнути на етапі підготовки. Помилки в організації процесу можуть не лише сповільнити впровадження, а й викликати юридичні або операційні ризики.

Розберемо п’ять найпоширеніших помилок — і як їх уникнути.

1. Немає внутрішньої нормативної бази

Проблема: Компанія запускає систему ЕДО без відповідного внутрішнього регламенту, політик або наказів.

Наслідки: відсутність правової визначеності для співробітників, конфлікти у внутрішніх процесах, юридична слабкість документа.

Рішення: розробити повний пакет документів – наказ про перехід на ЕДО, регламент, положення про КЕП, інструкції для користувачів.

Відключити

2. Поспішний запуск без тестування

Проблема: Систему запускають без пілотного проєкту або внутрішнього тестування на вибраній групі документів/працівників.

Наслідки: хаос у процесах, документи «зависають», не дотримуються маршрути погодження.

Рішення: запустити пілот на обмеженій кількості документів і працівників. Протестувати всі ключові кейси – підпис, повернення на доопрацювання, надсилання контрагенту.

3. Недостатнє навчання команди

Проблема: Працівники не знають, як працювати з новою системою або використовувати КЕП.

Наслідки: помилки в підписанні, ігнорування системи, паралельне використання паперових документів.

Відключити

Рішення: провести серію коротких тренінгів і надати інструкції по кожному з процесів. Призначити відповідальних у підрозділах, які можуть підтримати користувачів.

4. Відсутність комунікації з контрагентами

Проблема: Компанія переходить на ЕДО, але не попереджає або не узгоджує це з партнерами.

Наслідки: частина документів не приймається, контрагенти вимагають паперові копії, гальмуються процеси.

Рішення: заздалегідь провести інформування партнерів, узгодити формат обміну, переконатися, що вони мають відповідне ПЗ/КЕП.

Відключити

5. Ілюзія «все само запрацює»

Проблема: Після налаштування компанія не призначає відповідального за моніторинг системи.

Наслідки: збої не виявляються, частина документів губиться, контроль втрачено.

Рішення: призначити відповідальну особу/групу адміністраторів, які слідкують за процесами та мають інструменти звітності.

Висновки

Електронний документообіг — це не лише IT-інструмент, а нова корпоративна культура. Успіх впровадження залежить не лише від провайдера, а й від вашої підготовки, комунікації та внутрішньої дисципліни.

Планування, тестування, навчання та взаємодія з контрагентами — це ключі до того, щоб ЕДО дійсно працював, а не став «ще однією системою».