Порядок роботи додаткових кас на підприємстві

Для початку слід з'ясувати, чи може одне підприємство мати кілька кас, і якщо це можливо, то чи повинна у такому разі кожна окрема каса забезпечуватися своєю касовою книгою, чи вона заводиться одна загалом на всі каси підприємства.

Згідно з п. 4.1 Положення №637, підприємства для забезпечення готівкових розрахунків повинні мати касу (приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів — п. 1.2 Положення №637), а всі надходження готівки у національній валюті відображати у касовій книзі (п. 4.2 Положення №637). Касові операції оформляють касовими ордерами (іншими касовими документами, що підтверджують факт продажу (повернення) товару, надання послуг, отримання (повернення) готівки) (п. 3.1 Положення №637).

Згідно з п. 2.6 Положення №637, вся готівка, що надходить до каси, повинна бути своєчасно (у день її отримання) і в повному обсязі оприбуткована. Оприбуткування готівки у касах підприємств, які проводять розрахунки з оформленням касових ордерів та веденням касової книги відповідно до вимог гл. 4 Положення №637, — це облік готівки у повній сумі її фактичного надходження у касовій книзі на підставі прибуткового касового ордесу (далі – ПКО). Тому якщо відокремлений підрозділ підприємства здійснює готівкові розрахунки з оформленням ПКО і видаткового касового ордесу (далі – ВКО), то такий відокремлений підрозділ повинен вести і свою прошиту та пронумеровану касову книгу, завірену головним підприємством.

Якщо ж відокремлений підрозділ здійснює готівкові розрахунки із застосуванням реєстратора розрахункових операцій, веде книгу обліку розрахункових операцій та не використовує операції приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням ПКО, а також видачу готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, госппотреби, інші операції з оформленням ВКО та відомостями, то такий відокремлений підрозділ касову книгу не веде відповідно до п. 4.2 Положення №637.

Можна зробити висновок: на підприємстві може бути кілька кас. Якщо приймання та видача готівки у них відбувається з оформленням ПКО і ВКО, кожна каса реєструє «свої» касові документи у своїх касових книгах.

Якщо на підприємстві є кілька кас і, відповідно, кілька касирів

Якщо на підприємстві є кілька кас і, відповідно, кілька касирів, то один із них буде старшим касиром, інші — просто касирами.

За наявності на підприємстві декількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яку веде старший касир. Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержану й видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під підпис у книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (п. 4.6 Положення № 637).

Порядок розрахунку ліміту каси

Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Обмеження щодо розмірів ліміту каси

Щодо ліміту кількох кас на одному підприємстві

Згідно з п. 5.2 Положення №637 для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу встановлюється окремий ліміт каси. Якщо торгові точки не визнані відокремленими підрозділами, окремий ліміт для них не встановлюється. У такому разі встановлюється один загальний ліміт для усього підприємства, включаючи торгові точки. Скажімо, встановлено ліміт — 10000 грн. А загальна сума готівки, яка знаходиться у центральній касі та торгових точках у позаробочий час, — 12000 грн. У такому разі 2000 грн — перевищення ліміту. Наступного робочого банківського дня ця сума має бути здана до банку або ж використана на господарські потреби підприємства (п. 5.10 Положення).

Передача каси (інвентаризація)

Інвентаризацію каси варто влаштувати на початку або наприкінці робочого дня: адже саме тоді в касовій книзі закрито записи щодо всіх касових операцій. Якщо ж проводите інвентаризацію каси під час робочого дня, то перед самою процедурою варто отримати від касира звіт довільної форми за касовими операціями за поточний день. У звіті слід навести інформацію по руху готівки протягом дня на підставі даних з касових документів та інформації з РРО (та/або книги обліку розрахункових операцій (далі — КОРО).

Порядок інвентаризації каси:

1. Усю готівку покупюрно і помонетно перерахувати і звірити із записами в касовій книзі (або в електронному її варіанті) та звітом за поточний день (якщо інвентаризацію проводять посеред робочого дня). Крім того, якщо маєте операційну касу, де використовують РРО або розрахункові книжки (далі — РК), то слід суму готівки у місці розрахунків звірити з даними денного звіту (Х-звіту) з РРО або з даними в РК та КОРО (при використанні РК). Варто також звірити і суми «Службового внесення» в РРО та РК із фактичними записами в касовій книзі про видачу готівки з основної каси в операційну.

2. Iнші цінності та документи, які зберігаються в касі (поштові марки, чекові книжки тощо), також слід перевірити під час інвентаризації каси.

3. Перевірити оприбуткування готівкових надходжень до каси, а саме повноту та своєчасність проведення цієї операції. Для цього слід використати дані з касової книги та відповідних ПКО. При цьому якщо ви використовуєте РРО чи РК у розрахункових операціях, то тоді необхідно перевірити і правильність та своєчасність виконання записів про рух готівки та суми розрахунків готівки в КОРО (підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги, щоденне виконання записів).

4. Встановити, чи правильно, своєчасно та в повній сумі згідно з ВКО, інкасаторськими квитанціями та виписками з банку здавали готівку до банку. Перевірити, чи всі документи, які засвідчують рух готівки між підприємством та банком, наявні в бухгалтерії підприємства. Визначити правильність оприбуткування в касу готівки, отриманої з банківського рахунка підприємства.

5. Перевірити правильність та своєчасність оформлення касових документів. Встановити, чи зазначено всі обов'язкові реквізити, правильність кореспонденції рахунків за касовими документами. Чи всі квитанції від ПКО видано особам, що вносили кошти, чи правильно вели касову книгу, журнали реєстрації ордерів та Книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Звернути увагу на своєчасність депонування невиплачених сум заробітної плати.

6. Перевірити дотримання обмеження на готівкові розрахунки згідно з п. 2.3 Положення №637.

7. Не забудьте перевірити, чи достовірно і правильно визначено та встановлено ліміт каси підприємства. Слід з'ясувати, чи часом немає необхідності його переглянути та затвердити новий у зв'язку зі зміною законодавства (зміною щодо правил встановлення ліміту каси до Положення №637), або ж, можливо, обороти підприємства збільшились, і тепер ліміт каси варто встановити в більшому розмірі. Крім того, радимо відразу прослідкувати за даними касової книги, чи не було переліміту каси за останній час (наприклад рік), щоб надалі бути готовим до можливих санкцій з боку перевіряльників.

8. Визначити, чи в усіх випадках своєчасно та в повному обсязі було відзвітовано і повернуто невикористаний залишок за виданими під звіт авансами. Тут варто також перевірити, чи немає непогашеної заборгованості перед працівниками за понадавансовими сумами (власними коштами працівників, які вони використали у відрядженнях чи для господарських потреб підприємства (придбання товарів, оплата робіт/послуг) за дорученням керівника).

9. На думку автора, якщо для ведення касової книги застосовують комп'ютерні програми, то варто перевірити правильність роботи програм, які призначені для оброблення касових документів та їх створення. Зокрема, чи правильно зазначені всі обов'язкові реквізити касових документів.

Після завершення інвентаризації комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення №637). Зазвичай його формують у двох примірниках, які підписують члени інвентаризаційної комісії та МВО (касир). Один з примірників акта передають до бухгалтерії, а інший залишається у касира (МВО). Якщо інвентаризацію каси проводять у зв'язку зі зміною МВО (касира), акт складають у трьох примірниках. Один — для бухгалтерії, другий — МВО, що здала цінності, а третій — МВО, яка прийняла цінності.

Із цього випливає:

1. Прийом-передача грошових коштів в касі здійснюється шляхом повної інвентарізаціікасси в присутності інвентаризаційної комісії.

2. З особою, яка приймає справи в касі (новим касиром) на момент початку інвентаризації вже повинен бути підписаний договір про повну матеріальну відповідальність.

3. Інвентаризація проводиться на підставі наказу про зміну особи, яка здійснює касові операції.

4. Проводиться не тільки інвентаризація грошових коштів, а також всіх цінностей, що зберігаються в касі, в тому числі бланків суворої звітності, цінних паперів і т.д.

Здавання готівки

Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати в каси банків у порядку і строки, встановлені установами банків, для зарахування на їх рахунки. Якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства не встановлено, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

Строки здавання підприємствами готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до вимог п. 5.1 Положення №637.

Підпунктом «А» п. 5.1 Положення №637, визначено, що для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки, — щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас).

Отже, закривати касу потрібно кожного дня (тобто до 24 години 00 хвилин).

Для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, — наступного за днемнадходження готівкової виручки (готівки) до каси дня ( пп. «Б» п. 5.1 Положення №637).

Отже, закрити касу за попередній день потрібно не пізніше наступного дня (тобто до 24 години 00 хвилин).

У пп. «В» п. 5.1 Положення №637, зазначено, що для підприємств, які розташовані в населених пунктах, де немає банків, готівка здається не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги, через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію, здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), то вона має здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Установлені згідно із зазначеними вимогами строки здавання готівкової виручки (готівки) підприємствами узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунку між підприємствами та банками.

Таким чином, враховуючи графік роботи підприємства та банку, готівкові кошти, що надійшли до каси підприємства у п’ятницю, мають бути здані до банку не пізніше наступного робочого дня банку та підприємства у суботу, або використані для потреб підприємства першого робочого дня в сумі, що перевищує ліміт каси.

Якщо ж підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то таке підприємство може в ці дні не здавати в установлені строки готівку.

Щодо передачі готівки з торгової точки

З одного боку, згідно з п. 3.7 Положення №637, видача готівки з каси для здавання її до банку оформляється видатковими касовими ордерами. Та оскільки на торгових точках касова книга не ведеться і касові ордери не виписуються, виконати це неможливо. З цього випливає, що виручку не можна здати безпосередньо до банку, а тільки до центральної каси підприємства, а звідти вже до банку, оформивши видатковим касовим ордером.

Щоб формально виконати цей пункт Положення, на деяких підприємствах вчиняють так. Торгова точка здає виручку до банку та отримує відповідну квитанцію. Потім цю квитанцію передають до центральної каси підприємства. А в касі оформляють як прибутковий, так і видатковий ордери на зазначену суму. Хоча фактичного надходження готівки до центральної каси не було.

З іншого боку, в багатьох випадках здавати готівку до центральної каси підприємства просто невигідно та нераціонально. Наприклад, якщо торгова точка знаходиться за 50 км в іншому населеному пункті, навряд чи хтось возитиме кошти до центральної каси. У таких випадках формальними нормами Положення просто нехтують і здають готівку безпосередньо до банку чи підприємств поштового зв’язку для зарахування на банківський рахунок підприємства.

До речі, в п. 2.8 Положення №637 зазначено, що відокремлені підрозділи можуть здавати виручку безпосередньо до банку. А щодо невідокремлених нічого не сказано.

Нажаль тут можна робити будь-які висновки. І причиною тому — недоліки Положення №637.

Висновки:

1. На підприємстві може бути кілька кас. Якщо приймання та видача готівки у них відбувається з оформленням ПКО і ВКО, кожна каса реєструє «свої» касові документи у своїх касових книгах.

2. Графік змінної роботи в касі (додатковій касі) встановлюється внутрішніми положеннями (документами) підприємства шляхом з урахуванням вимог КЗпП.

Для забезпечення безперервної роботи на касі підприємства встановлюється спеціальний графік змінності: група касирів для виконання своїх службових обов’язків повинні перебувати на робочому місці цілодобово або майже цілодобово. Згідно з частиною першою ст. 59 КЗпП, тривалість перерви у роботі між змінами має бути не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи і час перерви на обід). Призначення працівника на роботу протягом двох змін поспіль забороняється (частина друга ст. 59 КЗпП). Вихідні дні надаються почергово кожній групі працівників (ст. 69 КЗпП), при цьому тривалість щотижневого (міжзмінного) безперервного відпочинку повинна бути не менша як сорок дві години (ст. 70 КЗпП). Відповідно до частини першої ст. 66 КЗпП, максимальна тривалість перерви для відпочинку і харчування не повинна перевищувати 2 години.

3. Підприємству необхідно затвердити ліміт каси. Якщо торгові точки не визнані відокремленими підрозділами, окремий ліміт для них не встановлюється. У такому разі встановлюється один загальний ліміт для усього підприємства.

4. Декілька касирів протягом одного робочого дня – не є порушенням, при належній (документально підтверджуючій) зміні касирів.

5. Передачу каси від одного касира до іншого слід здійснювати шляхом інвентаризації.

6. Строки здавання підприємствами готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до вимог п. 5.1 Положення №637.

При безперервній роботі на підприємстві можна використовувати пп. «Б» п. 5.1 Положення №637, де зазначається, що для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня.