Як обрати офіс для свого бізнесу аби потім не пожалкувати

Ще до покупки чи оренди офісу підприємці обмірковують, як облаштувати простір так, аби створити ідеальні робочі місця. Але "не так сталося, як гадалося" не будь-яке приміщення може підійти для реалізації ваших ідей.

У деяких випадках дизайн може залежати від конфігурації простору. Наприклад, може здатися, що в офісі поміститься 100 співробітників, а насправді виявиться, що максимум 50. Або будівельники взагалі не зможуть реалізувати задум через норми ДБН, оскільки в офісі може банально необлаштовані додаткові евакуаційні виходи. Тому краще розглянути декілька варіантів від брокерів, аби зрештою було з чого обрати ідеальний офіс.

Уникнути проблем можна, якщо спочатку знайти дизайнера, показати йому свою ідею, а вже потім разом обирати потрібне приміщення. 

Головні кроки коли обираєте приміщення під офіс

1. Розрахуйте необхідну площу під офіс

Для цього підніміть інформацію про те, скільки нових співробітників ви найняли за останні роки. Також обдумайте, чи плануєте ви розширюватись у найближчі рік-два. Спираючись на ці дані, можете зробити розмір нового офісу.

За нормами ДБН 2.09.02-85 мінімальна площа робочого місця — 6,5 м², згідно з нашим досвідом, то на одну людину має припадати не менше 10-11 м² з урахуванням переговорних.

Порахуйте, скільки місця потрібно для оформлення проходів між робочими місцями, розміщення стелажів, тумб, шаф, гардеробу, та додайте до отриманої цифри 10%. Запас площі стане в пригоді, коли вирішите розширюватися: якщо не подумати про це заздалегідь, є ризик перетворити комфортний офіс у так звану казку «Рукавичка», а саме в тісне приміщення.

2. Обговоріть із дизайнером критерії вибору офісу

Після того, як ви визначилися з площею, покажіть цю інформацію дизайнерам, обговоріть з ними дизайн та планування нового офісу. Щоб нічого не проґавити, попросіть у фахівців технічне завдання та докладно його заповніть.

У ньому вам потрібно буде описати:

1. Вподобання у стилістиці приміщення:     

- наявність брендбуку та ступінь прив'язки до стилю;

- уподобання за кольорами та такстурами;

- використання живих рослин.

2. Терміни та бюджет:

- орієнтовний термін та бюджет реалізації проєкту;

- готовність до реалізації ексклюзивних рішень. 

3. Структура компанії:

- відділи (їх назва, кількість членів команди, специфіка та тривалість роботи);

- принцип розсаджування співробітників (open space / кабінетна система);

- техніка яка  використовується (на основі цього буде враховуватися розмір та оснащення робочого місця);

- обсяг та принципи зберігання документації;

- наявність та габарити технічних приміщень. їхнє оснащення (кімнати для зберігання, серверна тощо).

4. Умови, що забезпечують ефективну роботу колективу:       

- кількість централізованих копі-поінтів;

- додаткові функціональні зони (ігрова/масажна);

- кількість місць на кухні;

- потреба в додаткових каво-поінтах (кількість, місткість);

- тип с/у (загальний/роздільний);

- кліматичне обладнання (вентиляція, кондиціювання);

- технічне оснащення (відеотрансляції/фоновий звук);

- наявність особливих вимог щодо акустичної ізоляції;

- наявність окремих зон/приміщень для сконцентрованої роботи.

Дизайнери спільно з брокерами допоможуть обрати саме той тип приміщення, в якому можна буде без проблем обладнати робочі місця.

Чому самостійний вибір офісу – не найкраще рішення

У брокерів є база об'єктів і розуміння специфіки ринку, а дизайнери можуть оцінити об'єкти з точки зору того, чи реально буде втілити там ваш задум. Клієнт дивиться на розмір приміщення і захоплюється незвичайною конфігурацією простору, а фахівці заглядають «усередину».

Дизайнери насамперед оцінюють технічну характеристику: дивляться, де проходять комунікації, як встановлені вікна та двері, чи вдасться в цьому приміщенні реалізувати те, що хоче замовник. Завдяки цьому, вдається швидше знайти ідеальний офіс та не витратити зайвого.

Крім того, дизайнери можуть провести Test fit - покажуть вам, наскільки конкретне приміщення з його поточною конфігурацією підійде для розсадження команди та чи вдасться обладнати робочі місця в цьому офісі. Візуально може здаватися, що у приміщенні на 1 000 м² вистачить місця для 100 співробітників, а після тесту з'ясується, що там буде всього 50 осіб.

Також за допомогою Test fit можна припустити, які зони вдасться розмістити у конкретному блоці, а від яких доведеться відмовитися. Ви зможете ще до початку робіт зрозуміти, чи варто витрачати сили та гроші на це приміщення чи краще підібрати інший офіс для бізнесу.

Як обрати офіс: пам'ятка для власника

Перш ніж приступити до пошуку приміщення, важливо визначитися з тим, чого хочете ви і як уявляють свої робочі місця в офісі ваші співробітники. Тільки після цього можна вивчати ринок та оцінювати пропозиції.

Оптимальний варіант - довіритися брокерам, які підберуть декілька варіантів для зміни офісу, а остаточне рішення приймати разом із дизайнерами комерційних просторів. Так ви скоротите час пошуків і будете впевнені, що:

- вдасться реалізувати задумане;

- вистачить грошей на ремонт та облаштування офісу;

- співробітникам буде достатньо місця і вони зможуть працювати в комфортній обстановці.

Перш ніж укласти договір оренди, поспілкуйтеся з орендодавцем та з'ясуйте, як будуть організовані:

- оплата комунальних послуг;

- прибирання;

- допуск на територію працівників, клієнтів та робітників під час ремонту;

- вивезення будівельного сміття;

- у якому стані приміщення.

Можливо, вам навіть вдасться домовитися про орендні канікули: не платити за офіс допоки там не закінчиться ремонт.

І краще не починайте ремонт до підписання договору - є ризик залишитися без приміщення та викинути гроші на вітер!