Заклади охорони здоров’я для своєї діяльності повинні мати наступні документи, які умовно можна поділити на блоки:
1. Документи, які підтверджують реєстрацію та створення як юридичної особи, так і медичного закладу в його структурі, документи щодо управління закладом:
• Статут
• Рішення засновників про створення медичного центру
• Положення про заклад охорони здоров’я
• Організаційна структура
• Положення про головного лікаря/медичного директора.
2. Документи, що організовують порядок діловодства:
• Наказ про організацію роботи з діловодства
• Інструкція з діловодства
• Номенклатура справ.
3. Належне ведення та оформлення бухгалтерських документів, фінансової звітності тощо.
4. Документи, що регулюють відносини з працівниками та загалом в трудовій сфері:
• Щодо оформлення трудових відносин – накази, трудові договори або посадові інструкції
• Наказ про військовий облік
• Графіки роботи
• Правила внутрішнього трудового розпорядку тощо
• Штатний розпис та наказ про його затвердження
• Колективний договір, протоколи зборів трудового колективу до нього
• Положення про комісію з трудових спорів
• План та графік підвищення кваліфікації
• Ведення карток п-2
• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п-10)
• Журнали з кадрових питань.
5. Один із основних блоків – документи, що врегульовують діяльність закладу охорони здоров’я з пацієнтом:
• Договори, плани лікування, акти наданих послуг • Правила внутрішнього розпорядку та правила надання послуг
• Інструкції про порядок оформлення та видачі медичної документації
• Порядок розгляду скарг
• Гарантійні зобов’язання
• Робота з конфіденційною інформацією і персональними даними пацієнта - Журнал реєстрації видачі довідок з конфіденційної інформації, згода на обробку персональних даних, анкета персональних даних, наказ та положення про роботу з персональними даними
• Порядок розгляду звернень громадян, журнал реєстрації таких звернень та графіки прийому керівництва
• Варто не забувати про належне оформлення Куточку або папки споживача.
6. Заклад має вести та належним чином оформлювати медичну документацію, форми якої затверджено законодавством:
• медичні картки
• інформована згода
• анкети про стан здоров’я
• журнали.
Заклад може розробити та надавати своїм пацієнтам і інші форми інформованих згод, анкет, рекомендацій.
7. Заклад має розробити та документально фіксувати ефективну систему щодо контролю якості наданих пацієнтам послуг (документи щодо контролю якості роботи як лікарів, так і молодших спеціалістів з медичною освітою):
• Наказ про систему контролю якості медичної допомоги
• Положення про систему контролю якості медичної допомоги
• Критерії оцінки роботи лікаря
• Карта експертної оцінки роботи лікаря
• Журнал контролю якості роботи лікарів
• Наказ про створення медичної ради
• Положення про медичну раду
• Наказ про порядок скерування пацієнтів в заклади вищого рівня медичної допомоги для діагностики та лікування
• Перелік показів для скерування пацієнтів
• Порядок скерування пацієнтів в заклади вищого рівня медичної допомоги для діагностики та лікування
• Журнал реєстрації лікарських помилок
• Положення про контроль і оцінку роботи сестер медичних
• Критерії оцінки роботи сестри медичної
• Стандарти роботи сестри медичної
• Журнал реєстрації дефектів під час професійної роботи сестер медичних
• Журнал контролю якості роботи сестер медичних (з індивідуальними контрольними картами оцінки якості).
8. Заклад має дотримуватися всіх чинних норм законодавства щодо забезпечення санітарно-епідеміологічного режиму. Вказане передбачає призначення відповідними наказами відповідальних осіб, розробка положень та інструкцій щодо порядку дій в різних ситуаціях, ведення журналів по санітарно-епідеміологічному режиму, наявність договорів страхування працівників на ВІЛ/СНІД, гепатит, договорів на вивезення відходів різних категорій, проведення медичних оглядів працівників, тощо:
• Наказ про організацію роботи з профілактики внутрішньолікарняних інфекцій
• Інструкція з профілактики внутрішньолікарнянихінфекцій
• Інструкція з правил миття і знезараження рук
• Наказ про поводження з відходами
• Інструкція по проведенню знезараження повітря з використанням ультрафіолетового бактерицидного випромінювання
• Інструкція про порядок приготування та використання дезінфікуючих засобів
• Схема ротації дезінфекційних засобів (форма)
• Порядок проведення прибирання (поточного, генерального)
• Положення про забезпечення співробітників засобами індивідуального захисту
• Наказ про створення комісії з інфекційного контролю
• Положення про комісію з інфекційного контролю
• Наказ про впорядкування роботи стерилізаційного кабінету
• Інструкція з передстерилізаційного очищення медичних виробів
• Журнали.
9. Має бути правильно організовано роботу з лікарськими засобами у закладі, зокрема у т.ч. повідомлено Держлікслужбу про уповноважену особу, наявні договори з постачальниками лікарських засобів, зберігатися документи щодо придбання ліків тощо:
• Наказ про організацію роботи з лікарськими засобами (ЛЗ)
• Наказ про організацію зони карантину ЛЗ
• Повідомлення про уповноважену особу з ЛЗ в Держлікслужбу
• Алгоритм роботи уповноваженої особи з ЛЗ
• Порядок прийому, зберігання та списання ЛЗ
• Реєстр ЛЗ, що надходять до закладу
• Журнали
• Перелік обладнання для контролю за зберіганням ЛЗ (форма)
• Інструкція по веденню обліку ЛЗ і медичних виробів в закладі
• Перелік ЛЗ в аптечках невідкладної допомоги
• Наказ і Протоколи надання невідкладної медичної допомоги
• Наказ про організацію роботи по нагляду за побічними реакціями ЛЗ
• Порядок дій працівників при виникненні побічних реакцій ЛЗ або відсутності ефективності ЛЗ.
10. Заклад повинен дотримуватись норм законодавства у сфері метрології, мають бути наявні договори на обслуговування обладнання, сертифікати на обладнання також мають зберігатися:
• Наказ про організацію роботи з метрологічного забезпечення
• Перелік засобів вимірювальної техніки (ЗВТ)
• Наказ про зберігання ЗВТ, які тимчасово не використовуються в роботі.
11. Важливим є блок документів з охорони праці (призначення відповідальних осіб, розробка необхідних інструкцій з охорони праці працівників та при роботі з обладнанням тощо):
• Наказ про організацію системи охорони праці на підприємстві
• Наказ про затвердження робіт підвищеної небезпеки, що виконуються на підприємстві
• Наказ про організацію інструктажів, навчання і перевірки знань з хорони праці працівників
• Положення про порядок проведення інструктажів, навчання і перевірки знань з хорони праці
• План-графік проведення інструктажів з охорони праці, пожежної безпеки та електробезпеки
• Програма проведення вступного, первинного та повторного інструктажів з охорони праці та пожежної безпеки
• Положення про порядок проведення обов’язкових медичних оглядів працівників
• Положення про розробку інструкцій з охорони праці
• Інструкції з охорони праці
• Журнали.
12. Документи, що стосуються експлуатації будівель та споруд (вентиляція, план ремонтних робіт, положення, призначення відповідальної особи тощо).
