О переносе сроков проведения проверки при утрате первичных документов

По общему правилу, согласно положениям п. 44.5 ст. 44 НК Украины если невозможность проведения проверки налогоплательщика связана с утратой последним первичных документов, сроки проведения таких проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке. Подтверждает этот факт и ГФС Украины в ИНК от 22.08.2017 года № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК[1].

Особое внимание хотелось бы обратить на два ключевых аспекта:

1) срок и порядок уведомления налогоплательщиком контролирующего органа об утрате документов;

2) срок восстановления утраченных документов.

Так, в случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в 5-дневный срок со дня такого события уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном для подачи налоговой отчетности (абзац первый п. 44.5 ст. 44 НК Украины). При этом, прежде чем подать данное уведомление, руководитель субъект хозяйствования должен письменно сообщить об утрате документов в правоохранительные органы и подготовить приказ о назначении комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утраты. Именно такой порядок предусмотрен п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 года № 88[2] (далее – Положение № 88). Подобного рода мероприятия проводятся с целью подтвердить, что предприятие предпринимает меры по расследованию факта исчезновения документов.

Следует отметить, что к самому уведомлению желательно приложить и копию заявления в правоохранительные органы, и копию приказа о создании комиссии. Хотя, если в течение 5-ти календарных дней со дня утраты документов налогоплательщику удастся получить от органов полиции вывод о результатах проверки заявления об утере документов, то его вполне будет достаточно для подтверждения факта утраты первички. По возможности, уведомление желательно подавать непосредственно в канцелярию контролирующего органа либо же в электронной форме средствами электронной связи с соблюдением порядка наложения ЭЦП, чтобы фискалы как можно раньше узнали об утрате документов.

Единственное, на что еще хотелось бы обратить внимание, - это строгое соблюдение 5-ти дневного срока, иначе будет иметь место нарушение п. 44.5 ст. 44 НК Украины. Об этом свидетельствуют и материалы судебной практики (например, определение ВАСУ от 12.07.2016 года по делу 822/4228/14[3]).

Как указано в абзаце втором п. 44.5 ст. 44 НК Украины, налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган. Данные положения носят императивный характер, и их несоблюдение чревато негативными последствиями для субъекта хозяйствования. Так, не предоставление налогоплательщиком первичных документов для подтверждения фактического выполнения обязательств по договорам с контрагентами свидетельствует о недостоверности таких операций (п. 44.6 ст. 44 НК Украины, определение ВАСУ от 11.02.2016 года по делу № 2а-4475/12/2670[4]), а необеспечение хранения первичных документов в течение предусмотренного законом срока влечет за собой финансовые санкции, предусмотренные п. 121.1 ст. 121 НК Украины. Поэтому, если субъект хозяйствования не желает создавать самому себе проблемы, утраченные документы стоит восстановить вовремя.

Следует сказать, что если первичные документы утеряны в зоне АТО, порядок их восстановления практически аналогичный –необходимо будет дополнительное получить сертификат Торгово-промышленной палаты Украины о форс-мажорных обстоятельствах.

Таким образом, если предприятие по какой-либо причине утратило первичные документы, чрезвычайно важно предпринять меры по расследованию такого факта пропажи, вовремя сообщить об этом в контролирующий орган и предпринять меры по восстановлению документов. Если все указанные действия будут совершены согласно предписаниям Положения № 88 и НК Украины, то любые доводы контролеров о неподтвержденности реальности хозяйственных операций будут безосновательными (см. определение ВАСУ от 01.12.2015 года по делу № 823/1351/14[5]).