SAP и 1С глазами пользователя

Вот возникло желание поделиться своими впечатлениями, с точки зрения бухгалтера и аудитора, от использования таких программ учета как SAP и 1 С. 

С 1С-кой пришлось познакомиться в своей профессиональной деятельности бухгалтера в 1997 году, еще в «6» версии. А сегодня уже большинство  наших клиентов работают в 1 С версии 8.2 разных конфигураций. С версией 8.3 еще не работала, следовательно, она в текущем анализе не участвует.

На протяжении 17 лет было проведено успешное внедрение 1 С  и ведение учета  в этой программе на многих предприятиях: как в сфере производства, так и в сфере услуг, в том числе туристических, торговли товарами, финансовых компаниях, в частности торговцах ценными бумагами и т.д. Для многих компаний стандартные конфигурации дорабатывались под их частные требования и особенности.

Опыт работы с программой SAP охватывает значительно меньший период - с 2012 года. Но это опыт не только как пользователя, но и консультанта по внедрению  отдельных  модулей  SAP в большой компании, с филиальной системой по всей Украине - в компании-операторе украинской газотранспортной системы, где присутствуют и услуги (транспорт газа), и собственное производство, и консолидация учета.

В этом опусе, поделюсь своими впечатлениями от профессионального использования выше перечисленных программ. При этом опустим сопоставление стоимости лицензий программ, их происхождение, стоимость и организация техподдержки, обновлений и т.д.

Сразу отмечу, что 1С по сравнению с программой SAP, мое мнение, намного проще и понятнее в использовании, особенно для новичка.

Но SAP (я считаю) более «продвинутой», поскольку позволяет построить учет по единым правилам, прописанным в учетной политике предприятия, и произвольная ее «интерпретация» отдельным пользователем того или иного процесса практически невозможна. Также, SAP позволяет консолидировать огромный объем данных, построить, кроме бухгалтерского и налогового учета, эффективный управленческий учет, с возможностью планирования  и контроля  его выполнения.

Пользователи программ: На многих предприятиях бухгалтерские программы ведения учета в основном используют только бухгалтера, в то же время, и 1 С и SAP позволяют привлекать к ведению учета (отражению отдельных данных, операций) и других специалистов (юристов для ведения договоров, кадровую службу, менеджеров при формировании документов по поступлению/отгрузке и т.д.).  

Но в 1С полномочия разных\других специалистов разграничивается правом на использование того или иного интерфейса.

В SAP же за каждым пользователем прописываются отдельные роли на выполнение той или иной операции, что позволяет четко регулировать их полномочия. К примеру, если в 1 С пользователю установлены права использования интерфейса «управление продажами», то он может сформировать все документы по отгрузке, в то же время в SAP одному пользователю могут дать полномочия на выписку только счет–фактуры, другому - на выписку расходной накладной и т.д.

Доступность в изучении: Как правило,1 С большинство пользователей изучают сами: поскольку довольно понятный интерфейс, есть необходимые справки/инструкции в самой программе, присутствует помощник заполнения констант, есть масса доступной и понятной информации в интернете. Плюс, при необходимости, простому пользователю – бухгалтеру можно разобраться и с конфигуратором, добавить необходимые отчеты, счета, пользователя, установить права и т.д.

Изучить же самостоятельно учет в программе SAP, как по мне, намного сложнее. А что-то самостоятельно добавить (отчет, счет, статью затрат (МВЗ)) – в принципе невозможно, это делается только «поддержкой» - консультантами.

Внесение данных: В 1 С для внесения данных используется панель операций, которые сгруппированы в отдельные блоки (покупка, продажа, отчеты, банк и т.д.), которые, в свою очередь, делятся на отдельные операции (поступление товара и услуг,

регистрация входящего налогового документа и т.д. ).

В SAP же существует два метода введения данных: или выбор операции с общего меню, (в принципе сопоставимо с 1С), или введение транзакции в определенную ячейку. И каждому пользователю устанавливаются полномочия на использование той или иной транзакции. Название этих транзакций - это набор цифр и букв, который не имеет ничего общего с названием операции, что, на мой взгляд, является очень неудобным способом ввода операций (на пример - FB65,KO88 и т.д.).

Счета учета: В 1 С длина счета составляет четыре знака, в SAP – восемь знаков, что позволяет получить, при необходимости, более детальную аналитику.

Корреспонденция балансового и технического счета, разделение одной хозяйственной операции на несколько операций в учете : Одной из характерных особенностей ведения учета в SAP является возможность отражения одной хозяйственной операции несколькими документами в системе c использованием технических (транзитных) счетов. Иными словами - одна хозяйственная операция может отражаться несколькими операциями, более того, зачастую разными пользователями.

К примеру, приход товара на основе первичного документа (приходной накладной):поступление товара может проводить один пользователь, при этом формируются проводки дебета счета учета запасов и кредит транзитного счета, другой пользователь формирует кредиторскую задолженность, при этом формируются проводки дебета транзитного счета и кредита задолженности.

При анализе счета также формируется корреспонденция балансового и технического счета. Остатки на технических счетах не попадают в баланс,  так как они должны свернутся.

Что-то похожее есть и в 1С при внесении начальных остатков, когда задействован нулевой счет. Но это разовая операция, в программе SAP же – использование транзитных счетов обычная практика.

Отметим, что такой учет операций, является очень непривычным для наших бухгалтеров .

Справочники и возможность унифицировать учет: Как в SAP, так и в 1 С можно настроить единые справочники (материалы, контрагенты, статьи доходов и затрат и т.д.) и установить их централизованное ведение.

Но в 1С присутствует более обобщенная классификация справочников, что позволяет пользователю принимать самостоятельно решение при выборе счета учета.

В SAP же к каждой единице справочника прописываются параметры, что позволяет унифицировать учет по единым правилам. К примеру, каждому материалу присваивается вид и класс оценки, что в сочетании с выбором операции (видом движения) позволяет учитывать его только на определенном счете, и изменить его самостоятельно пользователь не может.

Удаление и перепроведение документов: В SAP все действия пользователя фиксируются, в то время когда в 1С  возможно удалить документ «бесследно». Отметим, что в SAP перепроводка документов в принципе невозможна, в то время как в 1С есть возможность отобрать необходимые документы за определенный период, отменить их проведение, или перепровести.

На мой взгляд, возможность перепроведения документов, является очень удобной функцией  для отслеживания (переформирования) первого события в учете .

В случае исправления ранее неправильно введенных данных, в программе SAP выполняется не удаление операции, а ее сторнирование. При этом, в системе остается как первоначальный документ, так и документ «сторно». В последующем, в отчетах можно скрыть документы «сторно», которые при необходимости всегда возможно отследить - кто и сколько раз «ошибался».

Отражение одной операции в бухгалтерском и налоговом учете: в 1 С бухгалтерский и налоговый учет ведется на одних и тех же счетах учета, а отдельные параметры позволяют отражать, или не отражать операцию в налоговом учете. В одном документе формируются проводки бухгалтерского и налогового учета, и выбрав в отчете необходимые параметры можно сравнить данные этих учетов, в оборотно-сальдовой ведомости сразу сформировать  временные и постоянные разницы.  

В SAP же при каждой операции формируются отдельные документы: отдельный документ в бухгалтерском учете, отдельный - в налоговом учете, отдельный в контролинге, отдельный – о движении материала и т.д. Каждому такому документу присваивается свой номер.

Ранее, до введения Налогового Кодекса Украины, для налогового учета в 1С тоже использовались отдельные счета (ВД и ВР). На сегодня реализованная возможность  увидеть данные учетов  в одном документе,  на мой взгляд, очень облегчает сверку, анализ  налоговых разниц, позволяет сделать оперативное налоговое планирование.

Открытые периоды. В 1С можно установить закрытие периода (дату запрета проведения документов) и при необходимости открыть любой период и внести необходимые корректировки.

В SAP же при учете материальных операций, открытыми периодами для учета могут быть только 2 последовательных месяца. После этого период «закрывается», и вносить какие либо изменения невозможно.

Из воспоминаний своей практики – сначала пользователи возмущались, а потом как оказалось, это очень  даже дисциплинирует.

Операции выравнивания данных в учете: Периодически, в SAP необходимо проводить операции выравнивания по счетам, при этом формируется отдельный документ. Эта операция позволяет свернуть данные учета по отдельным счетам, в частности по счетам учета аванса и счетам поступления/продажи товаров и услуг (371* и 631*, 361* и 681*, и т.д.).

В 1 С такое выравнивание происходит автоматически, при проведении каждой операции (если в учете настроено использование счетов аванса). При каждой операции, связанной с покупкой или продажей, «отслеживается» первое событие по НДС с одновременным формированием проводок по ожидаемому налоговому кредиту или налоговому обязательству. И как было указанно ранее, есть возможность перепроведения документов, что позволяет, мое мнение, оперативно сделать прогноз налогов.

Контролинг: Самым большим преимуществом ведения учета в программе SAP над 1С, является, мой взгляд – контролинг. В 1 С учет доходов и затрат возможно построить используя статьи затрат и подразделения.

В SAP же, учет затрат построен по местах их возникновения (МВЗ), за видами затрат, распределение и раскладка за план-фактом. Это позволяет организовать очень детальную аналитику, отследить перерасчет затрат между подразделениями, построить оперативный расширенный управленческий учет.

Пока ВСЕ .

В это статье, попыталась кратко изложить свои впечатления, в продолжении остановлюсь на более детальном сравнении разных модулей. Некоторые участки в 1С вообще не реализованы. К примеру, планирование и учет ремонтов по основным средствам, и т.д.