С чего начинать учет своих финансов?

Основные концепции

Главным объектом, вокруг которого строится учет финансов, является транзакция – индивидуальная трата или приход. Обычный подход к организации этих объектов – это привязка их к таким атрибутам, как счет, категория и т.д.

Счет – это концепция из реальной жизни. Однако, при учете финансов не обязательно четко привязываться к реальным счетам. Счета помогают разделить свои денежные средства на группы, соответствующие тому, как они разделены в действительности: по разным валютам, собственные деньги и деньги других людей, наличные и безналичные, доступные мгновенно и в будущем и т.п. Главная учетная функция счета – получить баланс, т.е. сумму всех расходов и доходов за какой-то период.

Более того, каждый счет привязан к своей одной валюте. Кстати, валюта при учете тоже не обязательно должна быть валютой из реального мира (во всяком случае, не обязательно валютой какой-нибудь страны): это может быть, например, электронная валюта, типа WebMoney, какие-то ценные бумаги или же внутренние "валюты" каких-то торговых сетей.

Категории нужны, чтобы разбить транзакции по сферам жизни (ну и получить баланс). Они позволяет оценивать, какие сферы требуют наибольших затрат или приносят наибольший доход и как это изменяется со временем – т.е. исследовать структуру своих расходов и доходов. Какегории разбивают все транзакции на непересекающиеся группы, поэтому сумма трат по всем категориям должна дать суммарные траты, а по доходам – суммарный доход.

Метки – это еще один альтернативный подход к разбиению данных, который работает тогда, когда ограничения других методов классификации (категория, счет) не применимы. По сути метки – это классификации по любому удобному человеку признаку. При этом одна транзакция может как не быть связанна ни с одной меткой, так и иметь несколько. Метки позволяют выделить транзакции, связанные какими-то общим свойствам, которые, в общем, могут относиться к разным сферам жизни, разным типам денег (счетов) и валютам. К примеру, их можно использовать, чтобы выделить все траты, связанные с туристической поездкой, транзакции в рамках одного проекта, траты в одном конкретном магазине или торговой сети на протяжении долгого времени или на какой-то конкретный товар или услугу (скажем, обеды).

Кроме активной части учета, можно также говорить о ее "пассивной" части – учете различных финансовых инструментов и объектов, которые сами могут порождать транзакции. Речь о депозитах, долгах, кредитах, различных инвестициях и т.п. Все их объедняет то, что их нужно 1 раз занести в систему, а затем они должны с какой-то периодичностью сами напоминать о себе: создавать транзакции, менять свою стоимость и т.д. Это очень важная часть учета, которой часто уделяется меньше внимания, чем следовало бы. Особенно, учитывая то, что работать с этим не так и сложно: в большинстве случаев эти инструменты имеют очень простую основу на уровне арифметики 3-го класса средней школы (и если уж человек с ними связывается, он должен бы был понимать эти основы)...

Учет в Excel

Как правило, учет своих финансов начинается с простого записывания трат и подведения баланса на конец периода. Понятно, что для большинства самым очевидным инструментом для этого на первый взгляд оказывается Excel. А учитывая его гибкость, расширяемость и различные возможности, такие как построение графиков и финансовые функции, он может оказаться в то же время и наиболее продвинутым инструментом.

В Excel данные могут иметь только табличную организацию. Поэтому, как правило, транзакция представляется строкой в таблице. В этой строке всегда присутствует дата, сумма и суть, а также может фигурировать валюта, категория и, изредка, метки (изредка потому, что управлять ими уже довольно проблематично). Отдельному листу можно поставить в соответствие определенный счет. Практически автоматически мы получаем баланс за любой период. Затем, сведя балансы по какому-либо признаку можно с удобством построить графики на любой вкус или же расчитать какие-то финансовые показатели (впрочем, эта функция используется не многими и не часто).

Но главные достоинства Excel – его простота (и необходимость сохранить расширяемость) – приводят к такому его недостатку, как необходимость делать почти все вручную. В некоторых случаях это оправдано (особенно, когда нужно выполнить сложные расчеты в рамках какой-то особой модели). Кроме того, его трудно заставить работать в “активном” режиме, который часто необходим: получать актуальные курсы валют, автоматически создавать транзакции по каким-то правилам или напоминать о них (для этого нужно углубляться в дебри языка Visual Basic, который служит для расширения Excel).

Хранение своих данных в xls-файле также обладает рядом неудобств:

• необходимость заботиться о доступу к этому файлу из разных мест;

• необходимость резервного копирования;

• трудности с одноврененным использованием файла несколькими людьми;

• низкая защищенность.

С другой стороны, если поискать, в Интернете можно найти массу шаблонов Excel-документов для ведения простого учета. Более того, кто-то уже сделал следующий шаг и разместил шаблон в он-лайн аналоге Excel – сервисе Google Spreadsheats. Теперь этот файл доступен человеку из любого места и о его сохранности заботится Google. Впрочем, это немного смазывается низкой скоростью работы этого приложения с большими количествами данных, а также тем, что в отличие от Excel'а Google Spreadsheats не обладает всей полнотой функций, прежде всего, языком расширения.

В общем, можно сказать, что Excel (и его более современные он-лайн аналоги) предоставляют простой и доступный способ начать вести учет своих финансов. Для многих людей этого вполне достаточно. С другой стороны, большое количество специализированных программ для учета говорит о том, что не всех он устраивает и альтернативы также востребованы. Что люди ищут и находят в них – об этом в следующей статье...