План подготовки и проведения общего собрания акционерного общества

Действия

Норма Закона

Срок выполнения действия

1.       

Оформить Протокол  Наблюдательного совета АО по подготовке к ОСА,которым утверждается:

не позже чем за 45 дней до даты ОСА

·                    редакция текста уведомления акционеров о проведении ОСА;

ч. 3 ст. 35[1]

·                    повестка дня ОСА;

ч. 1 ст. 37

·                    проекты решений (при их наличии);

·                    перечень документов, необходимых для принятия решений по повестке дня, порядок доступа к документам для ознакомления;

·                    лицо, уполномоченное принимать заявления акционеров об ознакомлении с документами, необходимыми для принятия решений по повестке дня, и осуществлять такое ознакомление;

·                    дата составления перечня лиц,  которые будут уведомлены о проведении ОСА и имеют право на участие в собрании;

ч. 1 ст. 35

·                    лицо, ответственное за подачу особой и регулярной информации АО;

·                    состав регистрационной комиссии, кандидатуры председателя и секретаря ОСА (при их наличии).

ч. 3 ст. 40

2.       

Заключить соглашение с регистратором/хранителем на участие в ОСА как счетной комиссии (если ранее принятое решение ОСА, допускающее передачу полномочий регистратору/хранителю) и регистрационной комиссии, если не принято иное решение), согласовать порядок действий по подготовке ОСА.

ч. 1 ст. 44, ч. 3 ст. 40

не позже 10 дней до уведомления акционеров о проведении ОСА[2]

3.       

Направить запрос депозитарию для составления сведенного реестра акционеров для уведомления акционеров о проведении ОСА.

п . 8.3.11 Регламента ВДЦБ

за 4 рабочих дня до даты, определенной НС АО[3][4]

4.       

Получить у депозитария сведенный реестр акционеров для уведомления акционеров о проведении ОСА

согласно сроков, установленных регламентом соответствующего депозитария

5.       

(Если были изменения владельцев акций, которым принадлежат 10 и больше процентов голосующих акций - по результатам получения реестра в сравнении с предыдущим реестром)

Раскрыть особую информацию об изменении владельцев акций, которым принадлежат 10 и больше процентов голосующих акций (без подачи в Комиссию)

п. 1, 7 гл. 2 р. 2, п. 1 гл. 3 р. 2 Положения № 1591,

п. 5, 9 р. 4 Положения № 981

см. ниже п. 35 (для АО, чьи ЦБ не включены на дату события в листинг) и п. 36 (для АО, чьи ЦБ включены на дату события в листинг), дата совершения действия – получение информации от депозитария

6.       

Направить регистратору/ хранителю перечень акционеров для уведомления акционеров о проведении ОСА распоряжение на уведомление акционеров письменно (если договором с регистратором/хранителем предусмотрено осуществление последним уведомлений акционеров о проведении ОСА)

не позже 1 дня после получения реестра

7.       

Подготовить необходимые для принятия решений по вопросам повестки дня ОСА документы, с которыми будут ознакамливаться акционеры

ч. 1 ст. 36

документы должны быть готовы не позже дня уведомления акционеров о проведении ОСА

8.       

Уведомить акционеров о проведении ОСА способом, предусмотренным уставом АО (если эта функция не передана регистратору/ хранителю )

абз. 2 ч. 1 ст. 35

не позже 32 дней до даты ОСА[5]

9.       

Раскрыть информациюв уведомлении о проведении ОСА путем ее размещения в общедоступной базе  Комиссии (для эмитентов, чье акции/облигации не находятся в  листинге)

П. 3 р. 6 Положения № 1591

10 раб.дней после публикации в официальном издании Комиссии, но не позже 30 дней до даты ОСА

10.   

Разместить информацию, предусмотренную ч. 3 ст. 35 Закона (уведомление о проведении ОСА), на веб-странице ПАО в сети Интернет

абз. 2 ч. 1 ст. 35

не позже 32 дней до даты ОСА[6]

11.   

Раскрыть информациюв уведомлении о проведении ОСА путем ее размещения в общедоступной базе  Комиссии (для эмитентов, чьи акции/облигации не находятся в  листинге)

П. 3 р. 6 Положения № 1591

10 раб.дней после публикации в официальном издании Комиссии, но не позже 30 дней до даты ОСА

12.   

Обеспечить ознакомление акционеров с материалами ОСА

Ч. 1 ст. 36

с даты рассылки уведомления об ОСА до даты ОСА включительно

13.   

Подготовить, подать предложения акционеров по вопросам, включенным в повестку дня

ч. 1 ст. 38

не позже 22 дней до даты ОСА, предложения по кандидатурам в органы управления– 9 дней до даты ОСА

14.   

Установить наличие предложения акционеров о включении вопросов в повестку дня  ОСА . Если такие предложения поступили -

ч. 1 ст. 38

не позже 2 0 дней до даты ОСА, кандидатуры – 7 дней до даты ОСА[7]

15.   

Если поступили предложения акционеров о включении вопросов в повестку дня  ОСА – заказать и получить реестр акционеров на дату поступления предложений с целью проверки являются ли инициаторы таких предложений акционерами АО на дату подачи предложений

ч. 1 ст. 38

до принятия решения Наблюдательного совета о включении вопросов в повестку дня ОСА по предложениям акционеров  или мотивированным решением об отказе в таком включении

16.   

Оформить протокол Наблюдательного советас решением о включении вопросов в повестку дня ОСА по предложениям акционеров  или мотивированным решением об отказе в таком включении (если такие предложения поступили)

ч. 3-6 ст. 38,

ч. 1 ст. 69, ст.8

не позже 16 дней до даты ОСА[8]

17.   

(Если акционерам-инициаторам предложений по включению дополнительных вопросов в повестку дня ОСА было отказано в таком включении)

Отослать акционерам-инициаторам предложений по включению дополнительных вопросов в повестку дня ОСА решение Наблюдательного совета об отказе включении вопросов в повестку по предложениям акционеров

ч. 6 ст. 38

3 дня с момента принятия НС решения об отказе

18.   

Оформить Протокол  Наблюдательного совета с решением:

 - об утверждении формы бюллетеней для обычного голосования,

ч. 3 ст. 43

не позже 11 дней до даты ОСА[9]

- о внесении изменений в повестку дня ОСА или исправлении ошибок  в документах, необходимых для принятия решений по повестке дня (при необходимости)

ч. 3 ст. 36

19.   

Уведомить акционеров, фондовую биржу, на которой ПАО прошло процедуру включения в листинг, разместить на веб-странице информацию об изменениях в повестке дня (если таковые были утверждены НС ПАО)

ч. 7 ст. 38

не позже 10 дней до даты ОСА

20.   

Подготовить, подать предложения по кандидатурам для избрания в органы АО подача лицами, чьи кандидатуры предложены для избрания в состав органов АО, согласия на такое избрание.  Кандидаты должны подать информацию, предусмотренную Решением ГКЦБФР № 1377 от 29.09.2011 г. (в т.ч. информацию о предполагаемых представителях юр.лиц-членов органов управления)

ч. 1 ст. 38 Решение ГКЦБФР № 1377 от 29.09.2011 г.

не позже 9 дней до даты ОСА[10]

21.   

Направить запрос депозитарию для составления сводного реестра для регистрации на собрании (по состоянию на 24 час.  за три рабочих дня до даты ОСА)

абз.2 ч. 1 ст. 34

за 4 раб.дня до даты, на которую необходимо составить реестр[11]

22.   

Если поступили предложения акционеров по кандидатам в органы управления АО – заказать и получить реестр акционеров на дату поступления предложений с целью проверки являются ли инициаторы таких предложений акционерами АО на дату подачи предложений

ч. 1 ст. 38

до принятия решения Наблюдательного совета о включении вопросов в повестку дня ОСА по предложениям акционеров  или мотивированным решением об отказе в таком включении

23.   

Оформить Протокол  Наблюдательного совета с решением:

·                    об утверждении формы бюллетеней для избрания членов органов АО[12];

·                    о принятии или отклонении предложенных акционерами кандидатур для избрания в органы АО (при их наличии)

·                    об утверждении перечня должностных лиц, которых НС обязывает принять участие в собрании

ч. 3 ст. 43

не позже 5 дней до даты ОСА [13]

·                    об утверждении состава регистрационной комиссии, кандидатур председателя и секретаря ОСА (если они ранее не были утверждены)

24.   

Подготовить окончательную редакцию бюллетеней

не позже 5 дней до даты ОСА

25.   

Подготовить журнал регистрации акционеров (если это предусмотрено актами АО)

не позже 2 раб. дня до даты ОСА

26.   

Получить сведенный реестр акционеров для регистрации акционеров на ОСА

За 2 рабочих дня до даты ОСА

27.   

(Если были изменения владельцев акций, которым принадлежат 10 и больше процентов голосующих акций - по результатам получения реестра в сравнении с предыдущим реестром)

Раскрыть особую информацию об изменении владельцев акций, которым принадлежат 10 и больше процентов голосующих акций (без подачи в Комиссию)

П. 1, 7 гл. 2 р. 2, п. 1 гл. 3 р. 2 Положения № 1591

п. 5, 9 р. 4 Положения № 981

См. ниже п. 35 (для АО, чьи ЦБ не включены на дату события в листинг) и п. 36 (для АО, чьи ЦБ включены на дату события в листинг), дата совершения действия – получение информации от депозитария

28.   

Подготовить помещение для регистрации участников, ознакомления с материалами и помещение к проведению ОСА

За 1 день до даты ОСА

29.   

Обеспечить связь, установить  микрофоны (факультативно)

день ОСА

Провести видео и/или аудиозапись ОСА (факультативно)

Оформить протоколы регистрационной и счетной комиссий

ст. 45

Оформить журнал регистрации участников ОСА (если это предусмотрено актами АО)

30.   

(Если на ОСА принимались решения об изменении состава членов органов управления АО –юр.лиц)

Подготовить и направить от имени акционеров-юридических лиц, избранных в состав НС и РК АО, письменные сообщения о назначении представителей, которое  должно содержать:

1) фамилию, имя и отчество (при наличии) представителя;

2) дату рождения представителя;

3) серию и номер паспорта представителя (или другого документа, который удостоверяет лицо), дату выдачи и орган, что его выдал;

4) место работы представителя и должность, которую он обнимает;

5) местожительство или место пребывания представителя;

6) иные данные предусмотренные уставом и/или законодательством.

ч.2 ст. 53.

не позже 1 дня после даты ОСА[14]

31.   

(Если на ОСА принимались решения об изменении состава членов органов управления АО)

Оформить протоколы новоизбранных коллегиальных органов, которыми избираются председатели (др. лица) таких органов

не позже 10 дней после даты ОСА[15]

32.   

Оформить протокол ОСА

Ч. 1 ст. 46

в течение 10 дней после дня ОСА

33.   

Уведомить акционеров о результатах голосования на ОСА

Ч. 3 ст. 45

в течение 10 рабочих дней после дня ОСА

34.   

(Если ОСА были приняты решения, отнесенные к особой информации, для эмитентов, чьи ценные бумаги на момент совершения действия, отнесенного к особой информации,  не находятся в листинге)

Раскрыть особую информацию по итогам работы ОСА согласно решению ГКЦПФР №1591 «Положение о раскрытии информации эмитентами ценных бумаг»:

·                    размещение на сайте Комиссии (строка новостей) 

Абз. 3 п. 1 гл. 3 р. 2 Положения № 1591

1 рабочий день с момента возникновения события - проведения ОСА (день ОСА не считается), не позже 10-00 второго раб.дня

·                    публикация в официальном печатном  издании

Абз. 4 п. 1  гл. 3 р. 2 Положения № 1591

не позже 5 рабочих дня с момента возникновения события - проведения ОСА

·                    подача в Комиссию (территориальное управление)

Абз. 5 п. 1 гл. 3 р. 2 Положения № 1591

не позже 10 рабочих дней с момента возникновения события - проведения ОСА

35.   

(Если ОСА были приняты решения, отнесенные к особой информации, для эмитентов, чьи ценные бумаги на момент совершения действия, отнесенного к особой информации, находятся в листинге)

Раскрыть особуюинформацию по итогам работы ОСА согласно решению ГКЦПФР №981 «Положение о раскрытии информации эмитентами акций и облигаций предприятия, которые находятся в листинге организатора торговли»:

·         разместить в ЭСКРИН

П. 5, 9 р. 4 Положения № 981

не позже 2 рабочих дней с момента возникновения события - проведения ОСА

• опубликовать в официальном издании

Абз. 1 п. 9 р. 4 Положения № 981

не позже 5 рабочих дней с момента возникновения события - проведения ОСА (но после раскрытия в ЭСКРИН)

·         подать копии страниц официального издания, в котором опубликована информация, с сопроводительным письмом в Комиссию (территориальное управление)

Абз. 2 п. 9 р. 4 Положения № 981

не позже 10 дней с момента публикации в официальном издании

36.   

(Если ОСА было годовым, для эмитентов, чьи ценные бумаги на протяжении отчетного года находились  в листинге, независимо от продолжительности такого нахождения)

Раскрыть регулярную годовою информацию по итогам работы ОСА согласно решению ГКЦПФР №981 «Положение о раскрытии информации эмитентами акций и облигаций предприятия, которые находятся в листинге организатора торговли»:

·         разместить в ЭСКРИН

П. 1 р. 6 Положения № 981

До 30.04 (но до публикации в официальном издании)

• опубликовать в официальном издании

Абз. 1 п. 8 р. 6 Положения № 981

До 30.04 (но после раскрытия в ЭСКРИН)

• подать копии страниц официального издания, в котором опубликована информация, с сопроводительным письмом в Комиссию (территориальное управление)

Абз. 2 п. 8 р. 6 Положения № 981

не позже 10 дней с момента публикации в официальном издании годовой информации

37.   

(Если ОСА было годовым, для эмитентов, чьи ценные бумаги на протяжении отчетного года не находились в листинге,  на протяжении всего отчетного года)

Раскрыть регулярную годовою информацию по итогам работы ОСА согласно решению ГКЦПФР №№1591 «Положение о раскрытии информации эмитентами ценных бумаг»:

Абз. 2 п. 1 гл. 7 р. 5 Положения № 1591

·                    размещение на сайте Комиссии (строка новостей) 

До 30.04 года, следующего за отчетным

·                    публикация в официальном печатном  издании

До 30.04 года, следующего за отчетным

·         подача в Комиссию (территориальное управление)

До 01.06

38.   

(Если ОСА было годовым)

Подать (послать заказным письмом) государственному регистратору по  местонахождению регистрационного дела АО финансовую отчетность о хозяйственной деятельности АО в составе баланса и отчета о годовых финансовых результатах

Ч.3 ст. 14 Закона Украины «О бухгалтерском учете)

До 01.06