Автор
Керівник проекту MASTER:Бухгалтерія
Архив автора
Кнопки

7 правил організації робочого часу бухгалтера

 
31.01.2018 16:49

Сучасний світ бухгалтера  —  це світ дедлайнів, невідкладних задач, тонн важливої інформації та документації. Звичайний ритм роботи- це ритм термінових платежів, узгоджень договорів, підготовки звітності, роботи із податкової інспекцією та аудиторами. До цього ще потрібно додати постійну необхідність підвищувати кваліфікацію і щоденно відслідковувати зміни у законодавстві. Погодьтеся, що поточні та термінові справи іноді займає більше часу, аніж планувалось. Але, насправді, 8 нормованих годин робочого часу  це досить багато, протягом яких можна зробити більшість справ із запланованих.

Основа продуктивності та ефективного використання робочого часу    планування та організація   щоб цього досягти рекомендуємо використовувати техніки тайм-менеджменту. Наводимо основні правила, які можуть допомогти бухгалтерам не тільки бути більш організованими, але і більше часу виокремлювати на відпочинок.


Правило перше: розставляйте пріоритети. Це не тільки розподіл справ за тим, що має бути виконано в першу чергу, але і за тим, наскільки справи важливі. Можна розробити власну класифікацію - наприклад, найбільш термінові і важливі завдання відмічати цифрою 1, менш важливі  2, щоденні і регулярні  0 або 3. Шкала пріорітетності дозволить орієнтуватись наскільки завантаженим буде робочий день, та допоможе виокремити справи, що потребують найбільшої уваги саме зараз.

Класифікація пріоритетності задач, що запропонована відомим американським дослідником Стівеном Кові:

  • Термінові і найважливіші — невідкладні завдання, які потребують вирішення негайно (відправити звіт в податкову, здати декларацію з ПДВ за 12 місяців, провести терміновий платіж чи підготувати термінові документи).
  • Важливі, але не термінові   завдання, які необхідно зробити, але можна відкласти (розібратися зі змінами з податку на прибуток, обговорити з директором здачу звітів до податкової інспекції, заповнити бухгалтерський баланс за 2017 рік і інше). Тут важливо слідкувати за строками, щоб не проґавити час, коли задачі перемістяться в категорію “термінові і важливі”; краще заздалегідь запланувати додатковий час на їх виконання.
  • Термінові, але не важливі  завдання, які потребують уваги тут і зараз, але не є першочерговими (відповісти на email, поговорити по телефону, виконати рутинні справи).
  • Не термінові і не важливі  завдання, які можна сміливо викреслювати зі списку нагальних справ і відкласти до часів менш завантажених.

Друге правило підкріплює перше: занотовуйте в органайзер чи планер всі справи. Візуалізація допоможе запам’ятати задачі та слугуватиме постійним нагадуванням. Процедура планування займає менше ніж 20 хвилин, але в кілька разів підвищує продуктивність.

Третє правило: більше користуйтесь здобутками інформаційних технологій. Дозвольте бухгалтерським програмам робити частину роботи за Вас. У більшості програмних продуктів є автоматизовані операції, які не треба виконувати вручну. Так само із формуванням звітності: у бухгалтерських програмах є шаблони форм та видів звітів, які готуються для друку всього за кілька натискань без довгого введення даних. Слідування правилу допоможе раціоналізувати використання часу та спростить роботу бухгалтера.

Четверте правило, яке дотично третьому,  використовуйте збережений час на відпочинок. Якщо Вам вдалось зберегти 15-20 хвилин завдяки роботі бухгалтерської програми, не поспішайте відразу хапатись за інше завдання. Робіть короткочасні перерви: відпочиньте, зробіть обідню перерву, відволічіться від комп’ютера, щоб дати перепочинок очам. Чергування виконання робочих задач і короткострокових перерв не тільки нормалізує робочий ритм, але і підвищить продуктивність виконання наступних задач.

П’яте правило, яким часто нехтують, — дотримуйтесь порядку на робочому місці. Напрацюйте корисну звичку виділяти 10-15 хвилин в день на наведення порядку: зберігайте на робочому місці лише необхідні папери, а файли в комп'ютері зберігайте в упорядкованих папках. Ця звичка заощадить час, який часто витрачається на пошук необхідного документа чи запису.

Шостим правилом є мінімізація шкоди “поглиначів часу”. Якщо це не час перерви, то не відволікайтесь на пусті справи  щодесять хвилин оновити стрічку Facebook чи відповісти на сотню неробочих питань від колеги. Сміливо говоріть “ні”, якщо відчуваєте, що за кожною позитивною відповіддю стоїть марнування часу. Ставте на перше місце пріоритетні завдання своєї компетенції та не витрачайте час на тих, хто любить побайдикувати та перекинути частину своєї роботи на інших.

Сьоме правило: знайдіть собі мотивацію. Ніщо так не стимулює працювати краще і продуктивніше, як заохочення у вигляді вільного вечора в колі з рідними, спокійні вихідні без думок про незавершені справи чи премія від керівництва. Плануйте невеликі заохочення: подивитись фільм увечері після здачі річного звіту, чи з’їздити на пікнік після підготовки квартальної звітності.

Якщо Ви налаштовані працювати на результат — витратить 20 хвилин на організацію найбільш продуктивного розпорядку робочого дня, та за їх допомогою збережіть 2 години, які були б витрачені на пошук документів чи пригадування, що необхідно зробити впродовж дня.  

Авторские блоги и комментарии к ним отображают исключительно точку зрения их авторов. Точка зрения редакции портала ЛІГА.net и Информационного агентства "ЛІГАБізнесІнформ" может не совпадать с точкой зрения авторов блогов и комментариев к ним. Редакция портала не отвечает за достоверность таких материалов, а портал выполняет исключительно роль носителя
Популярные теги
Iryna Berezhna IT PR ProZorro адвокат Адвокат Морозов адвокатура Азаров Александр Прогнимак АТО банк банки банкротство бизнес бізнес будущее Украины бюджет БЮТ валюта Васильев ВВП Верховна Рада Верховная Рада Вибори війна влада власть война выборы газ Газпром геннадий балашов Гонтарева государство гривна Гройсман гроші ГФС демократия деньги депозит депозиты держава Децентралізація доллар Донбас Донбасс доходы ДТП ДФС евроинтеграция евромайдан европа економіка ЕС євромайдан ЄС жизнь ЖКГ жкх закон законодательство законопроект зарплата Земля импорт инвестиции инвестиции в экономику интернет ипотека Ирина Бережная Ігор Ткачук Ірина Бережна Кабмин кадры карьера киев Київ Китай Кличко Кодекс законів про працю України конституция конституція Конституція України коррупция корупція кредит кредиты кризис Крим Крым культура курс люстрация люстрація майдан маркетинг маркетинг юридических услуг МВФ менеджмент налоги налоги украина налоговые споры Налоговый кодекс народ НАТО наука Нафтогаз НБУ НДС недвижимость Николай Гольбин образование общество Одесса Олександр Горобець оппозиция отмена налогов охрименко Павло Петренко парламент партия регионов ПДВ персонал податки податкові спори политика политики политтехнологии політика Порошенко правительство право право на працю працедавець працівник президент прогнимак прогноз Программа социально-экономического развития Украины прокуратура психология денег психология успеха публічний аудит путин Путін работа революция режим Януковича рейдерство реклама рекрутинг Реформа реформи реформы Росія россия Руслан Сольвар рынки свобода сепаратизм СМИ соціально-економічні права строительство студент суд судебная практика судова практика судова реформа судовий захист США таможня тарифи тарифы Тигипко Тимошенко Ткачук трудовий договір трудовий договір. трудові відносини УКБС Украина украина будущее україна Укрпочта Укрпошта управление уровень жизни людей Уряд финансы экология экономика Экономика Украины эксперт по миграции экспорт энергетика юрист ющенко янукович Яценюк