"Чому ми переплачуємо постачальникам?"

Історія із життя. Автомобіль одного із керівників департаменту вийшов із ладу. Поломка серйозна: від свічки запалювання відколовся шматок і зруйнував внутрішню поверхню циліндру. Потрібен ремонт і зробити його необхідно в короткі терміни. Керівник департаменту звернувся до станції техобслуговування, яка знаходилася недалеко від місця його проживання. Спеціалісти провели діагностику і виставили рахунок за ремонт. Задоволений швидкістю роботи техстанції, наш керівник відділу поніс рахунок в бухгалтерію, навіть не подивившись на нього. Вже в бухгалтерії на нього чекав сюрприз: в рахунку була вказана ціна за роботу і запчастини в 72 тисячі гривень за новими цінами! Звісно, це без ПДВ. Увесь автомобіль  із зносом коштував 200 тисяч гривень, ремонт лише одного циліндру коштував як пів авто. На іншій станції техобслуговування автомобіль відремонтували за два дні і 18 тисяч (з ПДВ!).

Проблема не в космічній ціні, а в самому існуванні такого рахунку до оплати. Якщо працівники станції техобслуговування цю ціну виставили своєму клієнту (жарт або недогляд із боку працівників СТО виключаємо відразу), то вони очікували, що рахунок буде сплачено, і їх очікування часто справджуються.  Лише на одному рахунку вони хотіли додатково заробити 57 тисяч гривень, тобто завдати вам збитків на цю суму.

Пізніше я розкрию один із секретів, чому рахунок не було сплачено. За звичайних умов його могли б оплатити. Адже це гроші компанії, а не працівника, оплата рахунку на його добробут ніяк не вплине. Крім того, йому потрібен справний автомобіль і негайно. А для того, щоб знайти іншу компанію, перевезти туди авто для ремонту, потрібен час і зусилля. Легше оплатити перший-ліпший рахунок, тим паче, що рахунки ніхто не перевіряє, а директор підпише все, що ти йому подаси із поміткою «терміново».

Випадків недбалого ставлення до майна компанії безліч. Коли ж працівник вважає, що йому недоплачують за роботу, або його не підвищили так, як він хотів, або не дали відпустку, коли хотів, то руки чухаються хоч якось відомстити компанії за «утиски». Для цього згодиться і явно злочинний рахунок до оплати.

Якщо ви думаєте, що такі випадки поодинокі, то давайте подумаємо разом над наступним. Скільки товарних позицій закуповує ваша компанія в рік? Хто у вашій компанії думає про прибуток не з 9:00 до 18:00, а 24 години на добу? Відповіді: товарних позицій багато або дуже багато, а турбується про прибутковість лише директор і власники компанії. Працівники цим не особливо переймаються. Тому працівник не особливо буде турбуватися, якщо на якісь товари (та хоч і на всі) ціна буде дещо вищою, ніж хотілося б. Крім цього, ваші працівники у більшості випадків не будуть торгуватися щодо ціни: яку ціну постачальник вписав в рахунок-фактуру, таку він і отримає. Люди ліниві і не будуть додатково шукати інші комерційні пропозиції, проводити переговори, якщо у них на столі вже лежить рахунок на оплату. Також, не забуваймо про відкати в закупівлях, але то вже інша тема. Отже, обставини самі по собі не сприяють збереженню ваших грошей.

Як же убезпечити себе від таких здирницьких закупівель?

У цьому випадку необхідне бажання керівництва і розуміння, що через завищені ціни компанія щорічно втрачає дуже значні гроші.

Якщо ж є бажання боротися із непродуктивними витратами, то для цього є дієві інструменти.

Одна із перших дій – треба розібратися із відкатами в закупівлях. Один із наших клієнтів після того, як ми провели роботу із усуненням відкатів, «докоряв» нам, що ми раніше не зробили цю роботу. І не дивно. Компанія займається виробництвом будівельних матеріалів. Лише на підвищенні цін на послуги з перевезення (логіст брав відкати близько 8-10% від суми перевезення), щорічно компанія безповоротно втрачала 470 тисяч гривень на відкатах без урахування того, що перевізник в ціну теж закладав додатковий інтерес. І це лише оплата послуг із перевезення. Загальні втрати ще більші.

Ліричний відступ щодо транспорту. В рамках «хуліганства», а ми любимо «похуліганити», в одній із компаній посадили тимчасово свого логіста. Дали оголошення про пошук перевізників. Протягом тижня на нього вийшло 6 перевізників із пропозиціями. З них лише 2 не пропонувало відкати, хоча і ціни в них були не найкращі. Решта  4 відкати пропонували: 2 - натяком, а 2 - прямим текстом:  100 доларів відкату за міжнародне перевезення, 200-1000 гривень за перевезення по Україні. При цьому відкати пропонували не лише рідні українські компанії, а й шановані західні бренди. Як ви думаєте, звичайний український логіст, у якого в місяць біля 10 міжнародних поставок і зарплата в 300 доларів, відмовиться додатково заробити 1000 доларів США? Не думаю.  Тільки зароблятиме ці гроші за рахунок ваших чистих збитків.

Як же боротися із цією напастю? Не поставиш же біля кожного закупівельника по міліціонеру. Бо ніяка компанія не витримає, якщо ще і міліціонеру будуть платити відкати.

Більшість рекомендацій по боротьбі із відкатами і завищенням цін ми будемо висвітлювати в наших наступних статтях, тут торкнемося 2-х пов’язаних між собою заходів: бюджетування і системи контролю витрат.

У нас традиційно не люблять бюджетування. Може то Радянський Союз так вплинув, коли багато планували і нічого з того не робили, може то наша необізнаність в плануванні. Як би там не було, а західний бізнес давно відкрив для себе переваги бюджетування, а ми його лише доганяємо.

В бюджетуванні є 2 частини: статистика і плани. Статистика дає можливість зрозуміти стан справ і відстежувати зміни, а плани дають можливість ставити цілі і завдання та коригувати їх виконання.

Як це стосується витрат. Витрати теж обліковуються, аналізуються і плануються. В бюджеті планується і їх зменшення або збільшення. Наприклад, ми не можемо якісно зменшити умовно-постійні витрати компанії, якщо у компанії немає чіткої управлінської звітності, з якої ми можемо отримати аналіз витрат. Тому, перед зменшенням витрат, ми проводимо заходи із їх ідентифікації, накопичуємо статистику за певний період, і лише потім приступаємо до дій.

Якщо ви знаєте свої витрати, то лише в цьому випадку ви можете їх зменшувати. Наприклад, ваші витрати на тару і пакування становлять 3 копійки на 1 гривню проданого товару. В порівнянні із іншими витратами, а також із іншими компаніями (хоча що відбувається в інших компаніях ви можете і не знати) це вище більш, ніж на 1 копійку. Гарантовано треба витрату знижувати. Плануємо заходи щодо цього і втілюємо їх в життя. В одній із компаній так вдалося зробити «конфуз». Компанія купувала сировину на дерев’яних піддонах. У звітності ми не знайшли доходу від продажу б/у піддонів, тобто не побачили очікуваного прибутку. Так часто буває, компанії продають піддони за готівку, ніде не відображаючи дану операцію. Гроші витрачаються на різні господарські потреби, це дає можливість уникнути питань із касою на підприємстві та звітністю. Коли запитали керівника про цю ситуацію, він довго не міг зрозуміти, про які піддони йде мова, адже вони нічого такого не виробляють. Виявилося, підлеглі, користуючись незнанням керівника, продавали піддони і гроші ділили між собою. 400-700 піддонів в місяць, продавали їх по 18 гривень, з чого мали біля 10 000 гривень в місяць додатково, на рік це біля 120 000 гривень. Тепер вони цим займаються в інших компаніях. «Конфуз» полягав у тому, що директор не знав про існування піддонів в компанії і йому було ніяково; в компанію він прийшов із банку. Але після цього випадку він особисто ретельно дослідив весь ланцюг виробництва.

Бюджетування також закладає плановані або бажані показники, яких повинні досягти наші працівники. У кожного відділу встановлюються свої вимоги і ліміти по витратам. Якщо ліміти перевищуються, то включається система обмежень і дозволів, коли кожну додаткову трату треба обґрунтовувати і доводити. Із нашого попереднього прикладу із ремонтом автомобіля, одним із причин відхилення здирницького рахунку було те, що у очолюваного цим працівником департаменту було чітке обмеження по витратам, а також існувала його особиста премія за економію коштів і досягнення бюджетних показників. Тут бюджетування зберегло в кишені власників бізнесу 57 тисяч гривень.

Щодо системи контролю витрат, то вона може бути дуже різною, все залежить від самого підприємства, його особливостей, потреб, тощо. Ми пропагуємо спрощений варіант системи контролю, який потребує мало витрат для його розробки і втілення. Це варіант контрольних точок, його можуть використовувати всі, без винятку, компанії.

Ілюстрація. Коли працівник хоче отримати лікарняний через хворобу, то достатньо виміряти температуру тіла. Якщо вона вища за норму, це означає, що є відхилення, є хвороба – є лікарняний, при цьому не обов’язково брати у нього спинномозкову пункцію, щоб виключити можливість існування у нього якоїсь рідкісної хвороби. Витрати на діагностування мінімальні, інформативні і дозволяють прийняти початкові управлінські рішення в реальному часі. Так і в бізнесі, є певні ключові точки-показники, відхилення в яких говорять про «хворобу» і які можуть швидко та якісно надати вам інформацію про стан справ в компанії. Ми розробляємо для наших клієнтів систему ключових точок, яка графічно виглядає як панель приборів автомобіля, де є різні стрілки і сектори. Якщо стрілка на зеленому секторі, значить витрати відповідають бюджету або плану, на цей показник уваги не звертаємо. Якщо в жовтому чи червоному, це відхилення, працюємо по відхиленню. Таким чином керівник переходить до управління компанією по відхиленням, економить свої зусилля і оперативно отримує інформацію про зміни в компанії. Інколи у працівників складається враження «всевидючого ока» в наслідок адекватного контролю за відхиленнями. Наприклад, зросли витрати на транспорт. Заплановані витрати були в розмірі 2.3 копійки на одиницю проданого товару, цього показника досягли, а далі відбулося збільшення витрати до 2.52 копійки. Система контролю сигналізує про відхилення показника і ініціюється перевірка причин, які до цього призвели. Так працює найпростіша система контролю витрат. Вона допомагає підлеглим тримати себе в тонусі, знаючи, що витрати відстежуються, все під контролем керівництва і грошима недбало розпоряджатися не слід.

Використовуючи бюджетування, системи контролю за витратами, усунувши відкати в закупівлях, ви зекономите значну кількість коштів і тим самим збільшите свої прибутки. Ви можете використовувати наші підходи, адаптувати їх, комбінувати із власними ідеями. Можете розробляти свої варіанти. Головне, щоб ваш бізнес виконував свої функції і приносив прибуток для втілення ваших планів в життя.