Податкові спори: розшифровка підпису у видаткових накладних

Факт передання товару та, відповідно, набуття права власності на нього, підтверджується видатковими накладними, які використовуються для обліку руху матеріальних цінностей підприємства.

Згідно ст.1 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Підпунктом 2.1 пункту 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24.05.1995р. та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995р. за № 168/70, визначено, що первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Відповідно до ст. 9 Закону України "Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні" підставою   для   бухгалтерського  обліку  господарських  операцій  є  первинні  д о кументи.  Для  контролю  та впорядкування оброблення   даних   на   підставі   первинних  документів  можуть складатися зведені облікові документи. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

ВАЖЛИВО:  Вказаний перелік обов'язкових реквізитів кореспондується з пунктом 2.4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, згідно якого первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Підпунктом 2.5 пункту 2 згаданого Положення передбачено, що Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

При цьому, слід зазначити, що вимоги наведених норм чинного законодавства щодо правильності оформлення первинних документів, передбачають наявність в документах такого реквізиту, як "інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції" лише альтернативно такому обов'язковому реквізиту, як особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

ВИСНОВОК:  Наведене свідчить, що не зазначення у видаткових накладних розшифровки підпису особи, що отримала товар, номеру та дати довіреності на отримання товарно - матеріальних цінностей не є безумовною підставою для висновку про позбавлення їх юридичної сили та доказовості, а відтиск печатки підприємства, наявний на первинних документах, є свідченням участі такого підприємства, як юридичної особи у здійсненні певної господарської операції.

Аналогічна правова позиція висловлена Вищим адміністративним судом України від 08.11 2017 р. по справі № К/800/25401/16  (ЄДРСРУ № 70163439) та Вищим господарським судом України від 09.04.2013 року по справі № 5023/5085/12  (ЄДРСРУ № 30568093).