блоги

Авторские блоги и комментарии к ним отображают исключительно точку зрения их авторов. Редакция ЛІГА.net может не разделять мнение авторов блогов.
10.01.2017 20:26

5 шагов оптимизации процесса закупок

Олексій Щербатенко Партнер із розвитку бізнесу корпорації IT-Enterprise

Каким бы эффективным не был инструментарий, какой бы профессиональной не была команда, при неграмотном подходе к общему процессу, эффективность предприятия будет крайне низкой. Это правило характерно для всех бизнес-процессов, в том числе - и для закупок.

Всем известная пословица гласит, что стадо баранов, возглавляемых львом будет сильнее стаи львов, возглавляемой бараном. Смысл ее, конечно же, заключается не в сравнении эффективности разных биологических видов, но в признании ключевой роли управляющего и принимаемых им решений в каком-либо деле. Подход к достижению поставленных целей - это то, что определяет успех затеи во многом больше, чем используемые для этого средства. Так же и в бизнесе: каким бы эффективным не был инструментарий, какой бы профессиональной не была команда, при неграмотном подходе к общему процессу, эффективность предприятия будет крайне низкой. Это правило характерно для всех бизнес-процессов, в том числе - и для закупок.


Государственные закупки в Украине стали примером успешной и эффективной реформы, однако кроме эффекта в виде борьбы с коррупцией, внедрение электронных закупок имеет еще один очень важный эффект: одновременное снижение цены и повышение качества товаров и услуг за счет увеличения конкуренции в закупках. Однако, какой бы эффективной не была система, настоящей эффективности можно достигнуть лишь при правильном, комплексном подходе.


Прежде всего, для эффективных закупок, руководители предприятия должны понимать, что оформление тендера и выбор поставщика - это лишь часть закупочного процесса, и основная масса работы должна быть сделана задолго до этого. 

оо.jpg

Во-первых, собираясь провести закупку необходимых материалов, сырья и услуг, предприятие должно проанализировать свои потребности максимально полным образом. Например, если на одном из филиалов грузоперевозочной компании закончился запас бензина, вместо того, чтобы объявлять тендер сразу, необходимо проанализировать запасы других филиалов: возможно, запасы бензина заканчиваются и там, и логично будет провести закупку сразу для нескольких филиалов, сэкономив время, сократив количество бюрократических процессов и сэкономив деньги на оптовой закупке.


Во-вторых, необходимо рассчитать сведенную закупку - если то же предприятие решит купить бензин для филиалов на год вперед, транспортировка, хранение и сама покупка будут стоить ему немалых денег, в то время как другие потребности компании также требуют капиталовложений. Желание сэкономить на масштабе закупки не должно становиться идеей-фикс, и между парой процентов скидки и рациональным масштабом закупки рациональность должна преобладать.

3.jpg

В-третьих, проанализировав потребности предприятия, нужно оценить существующие запасы и заменители необходимых средств или сырья. Например, в случае с грузоперевозочной компанией, какой-то из региональных филиалов может расходовать огромное количество бензина, в то время как его филиал в соседнем регионе не имеет заказов и лишь расходует средства на хранение топлива. В таком случае, перераспределение существующих ресурсов будет куда более выгодным для предприятия, чем проведение тендера на покупку необходимого бензина.


В-четвертых, предзакупочный анализ должен включать в себя уже состоявшиеся тендеры и ожидаемые поставки, особенно в случае с компаниями, имеющими свои структуры в разных регионах - вполне возможно, что отдельный филиал (если он наделен такими полномочиями) уже провел необходимые закупки для себя. Возвращаясь к примеру нашего перевозчика, можем представить себе ситуацию, когда центральный офис решил вдруг централизовать закупку бензина для нескольких филиалов, один из которых уже самостоятельно провел тендер на топливо для своего транспорта - лишняя трата средств и наличие чрезмерного количества ресурсов вряд-ли станут фатальными, но и не принесут большей эффективности в управлении и работе компании.

4.jpg

Пятый и чрезвычайно важный пункт выплывает из предыдущих четырех: для эффективного процесса закупок необходимо составить комплексный, продуманный закупочный план, включающий в себя потребности всей компании, наличествующие ресурсы и их заменители, ожидаемые поставки и масштабы закупок каждого отдельного товара. Конечно, составление такого плана является сложным, трудоемким процессом, особенно если речь идет о большом предприятии с региональными представительствами, однако, выгода от такого подхода не поддается вопросам.


Признание закупок сквозным бизнес-процессом дает предприятию возможность оптимизировать и рационализировать другие внутренние процессы, чтобы сделать работу предприятия максимально гибкой эффективной. В отдельных случаях, только такой подход к закупкам способен принести хоть какой-либо значимый результат. Так, например, “Укрзалізниця”, имеющая очень сложную управленческую структуру и представленная большим количеством различных филиалов по всей Украине, не просто не сохранила бы свои средства, но и понесла бы косвенные убытки слепо оформляя тендеры без внедрения комплексного подхода к закупочному процессу. Та же ситуация касается и “Укроборонпрома” - сквозной характер процесса закупок и комплексный подход дают ему возможность проанализировать свои запасы, оценить средства, требующие срочного пополнения и не тратить деньги и усилия на то, чего и так хватает, и учитывая важную роль этого предприятия в защите территориальной целостности Украины, роль и значение такого подхода к закупкам тяжело переоценить.

1.jpg

Конечно, эти предприятия имеют колоссальный потенциал и могут позволить себе содержание специальных закупочных отделов, где настоящие профессионалы смогут составить рациональный план закупок невзирая на любые сложности, однако такой путь - не единственный. Многие предприятия, включая некоторые компании концерна “Укроборонпром”, используют для работы современные ERP-системы управления бизнес-процессами, которые кроме анализа закупок обладают поистине огромными возможностями оптимизации внутренних процессов для наиболее эффективной работы компании. Но в конечном итоге, рациональность и эффективность всего предприятия сводится к общему подходу его руководства к оптимизации бизнес-процессов, будь то применение современной ERP-системы для комплексного управления компанией или же просто “принцип разумных закупок”, включающий в себя 5 основных шагов для оптимизации закупочного процесса.

Баннер2.png

Если Вы заметили орфографическую ошибку, выделите её мышью и нажмите Ctrl+Enter.