Відміна печаток – як бути далі

Набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу».

Одним із ключових положень вказаного Закону є скасування обов'язковості застосування печаток для юридичних осіб приватного права. В пояснювальній записці до законопроекту необхідність скасування обов'язковості застосування печаток для суб'єктів приватного права обґрунтовується тим, що печатка все легше та частіше підробляється, а її фізичне захоплення при рейдерстві блокує роботу підприємства.

В багатьох країнах використання печаток вже давно вважається пережитком минулого і не є обов’язковою умовою посвідчення документів. Проте в українських реаліях відміна печаток все-таки має більше мінусів ніж плюсів.

Тому український бізнес має бути готовий до такого переходу, а кожна компанія повинна індивідуально підходити до питання відсутності печатки на підприємств. Найбільш ймовірні проблеми можуть виникнути на таких етапах:

Підписання контрактів

Зараз підписання договорів, контрактів, відбувається у досить зрозумілий спосіб. Презюмується, що якщо у особи є печатка та довіреність, посвідчена керівником підприємства та тією ж печаткою, то ця особа уповноважена підписувати договори та здійснювати інші представницькі функції від імені юридичної особи.

Після відміни обов’язковості печаток виникне більше сумнівів щодо повноважень осіб-підписантів. Ця ж сама довіреність може бути підписана будь-ким. І переконатися в достовірності такого документа «на місці» буде практично неможливо. Єдиним варіантом вирішення проблеми в даному випадку може бути хіба що нотаріально посвідчена довіреність.

На нашу думку, в межах будь-якої компанії практика застосування печаток в поточній операційній діяльності має бути продовжена. По-перше, це багато в чому спростить здійснення більшості бізнес процесів мінімізує можливі ризики. По-друге, вартість виготовлення печаток є не настільки високою і їх виготовлення не завдає значних збитків компанії. Крім того, скоріше за все більшість компаній, які довгий час працюють на ринку, будуть і далі використовувати печатки в поточній діяльності.

Про обов’язковість використання печаток на підприємстві має бути зазначено в статуті юридичних осіб з обов’язковою деталізацією того, що документи (можна встановити невиключний перелік), зокрема, договори, довіреності, мають підписуватися уповноваженими особами та скріплюватися печатками. Закріплення в статутах положення про обов’язковість використання печаток зменшить ризики можливого підроблення таких документів.

Відпуск товарів, надання робіт, послуг

При відпуску товарів, наданні робіт чи послуг можуть виникнути проблеми зі здачею-прийманням таких товарів-робіт послуг. Недобросовісні контрагенти, прийнявши товари, можуть заперечувати факт їх прийняття чи факт підпису на актах приймання-передачі, накладних, а відповідно і не оплачувати такі товари, роботи, послуги. З іншого боку, будь-яка особа, маючи довіреність, нібито посвідчену підписом директора підприємства, зможе бути уповноваженим представником юридичної особи і отримувати відповідні матеріальні блага.

А тому при виборі компанії контрагента питання про наявність печатки має бути вирішене першочергово. Якщо в юридичної особи немає печатки, особи, відповідальні за контакт з представниками компанії контрагента, мають особисто переконуватися в дійсності повноважень такого представника (перевіряти статутні документи, документи, що посвідчують особу, порівнювати зразки підписів тощо). Для цього на кожному підприємстві слід розробити інструкцію про порядок вчинення дій при взаємовідносинах з представниками контрагентів. Після підписання договору для подальшої роботи доцільним було б також затвердження певної форми, в якій будуть встановлені зразки підписів осіб, уповноважених підписувати документи (акти, накладні), для того, щоб, скажімо, відпускаючи товар, працівник міг порівняти ці зразки. Також доцільно передбачити диференціювання вимог щодо різних контрагентів (з печатками і без печаток).

Корпоративні відносини

При відміні печаток, усі статутні документи, рішення юридичних осіб будуть посвідчуватися лише підписам. Тобто будь-хто зможе підписати протокол загальних зборів товариства, подати документи державному реєстратору, а оскільки реєстратор не уповноважений перевіряти справжність підпису, зміни, прийняті на таких «загальних зборах», будуть внесені в ЄДРПОУ. Таким чином, потенційно зросте кількість судових спорів щодо визнання подібних документів недійсними, тоді як особи, відповідальні за корпоративну діяльність компанії, повинні будуть постійно тримати ситуацію на контролі.

В контексті корпоративних відносин питання щодо внесення змін в ЄДРПОУ, подача сторонніми особами документів держреєстраторам чи в інші структури, мають бути на постійному контролі для попередження випадків підроблення. Якщо ж такому випадку запобігти не вдалося, компанією має бути вироблена ефективна стратегія судового оскарження неправомірних рішень та підроблених документів.

Вирішення спорів

Після підписання договору сторонами та скріплення його печатками договір апріорі вважався укладеним. І при виникненні будь яких спорів стосовно виконання договору питання про неукладення договору зазвичай не виникало.

Коли ж договір буде підписуватися сторонами та не скріплюватися печатками, сторони спору, які порушили умови договору, будуть посилатися на той факт, що договір взагалі не підписувався, а це, в свою чергу, буде спричиняти додаткові матеріальні та часові витрати при вирішенні спору (призначення почеркознавчої експертизи та ін.)

А тому в компанії має існувати заздалегідь розроблена ефективна стратегія судового захисту в подібних ситуаціях.

Застосування подвійного підпису – альтернатива печаткам

Використання подвійного підпису є досить поширеним явищем в компаніях з іноземними інвестиціями, а також в банківському секторі. Підписання документів двома особами зменшує ризики підроблення, водночас забезпечує більш кваліфікований підхід до прийняття рішень.

Обов’язковість підписання документів кількома особами закріплюється в статутах підприємств або у внутрішніх положеннях чи інструкціях. Право представляти компанію може бути надано згідно з довіреністю також двом особам, які можуть діяти лише спільно.

Запровадження процедури подвійного підписання документів (за відсутності печатки) мінімізує випадки можливої підробки документів. Оскільки ніякого законодавчого регулювання застосування подвійного підпису немає, то більшість компаній прописують процедуру його використання на власний розсуд. При можливому переході компанії на процедуру подвійного підпису про це варто інформувати публічно, особливо в разі співпраці з іншими компаніями.

Таким чином відміна можливо дійсно, є умовою для спрощення ведення бізнесу, проте українські компанії мають бути готовими до виникнення перелічених вище проблем, а кожне підприємство має індивідуально підходити до питання відміни печаток, зважити всі можливі ризики та обрати для себе найбільш оптимальний варіант роботи.